Image Image Image Image Image Image Image Image Image
×

27 Mrt

By

“Wat mij nu toch is overkomen…”

maart 27, 2018 | By |

"Wat mij nu toch is overkomen..."

Het is iets wat ik van tevoren nooit had kunnen bedenken. Het gaat over iets wat onbenullig lijkt, maar wat een enorme impact heeft op het goed uitvoeren van projecten. In precies dezelfde week had ik bij een grote overheidsinstelling, waar ik met veel plezier alle projecten aan het monitoren ben, twee interessante discussies over de PROJECTNAAM.

Ja, je leest het goed, maar lees vooral even door.

De impact van een IT projectnaam

Alle projecten die ik volg hebben een IT-component. Denk daarbij aan software voor nieuwe regelgeving, maar vaak gaat het om het vervangen van IT systemen. Bijvoorbeeld omdat de organisatie niet meer tevreden is over de geboden functionaliteit, of omdat de leverancier de ondersteuning stopzet. De namen van die projecten luiden allemaal : “Vervanging Systeem X”, “Vervanging Systeem Y”, et cetera.

Tijdens een workshop ter voorbereiding van de start van één van die projecten ontstond de discussie over de voorgestelde projectorganisatie. Het bleek dat er alleen IT deelprojecten waren. In mijn ogen en in die van een aantal anderen, was onvoldoende rekening gehouden met de gebruikers. Natuurlijk stond er wel een gebruikersacceptatietest op de to-do lijst, maar wat er nog meer kwam kijken bij de implementatie op de tien locaties en wie dat dan moest regelen was niet bekend. Tijdens de workshop werd besloten dat er een implementatieteam zou komen.

Het risico van naamgeving “Vervanging systeem ..” is niet alleen dat we de gebruikers te weinig aandacht geven, maar ook dat we naar de oplossing toe redeneren: we verliezen het echte doel uit het oog. Waarom kiezen we ervoor om software aan te schaffen? Vaak omdat handmatige werkzaamheden beter of goedkoper kunnen worden uitgevoerd als we het werk automatiseren. Maar soms volstaat een andere oplossing, bijvoorbeeld het proces aanpassen, of het werk uitbesteden. Door een project direct te benoemen als ‘Vervanging systeem A” wordt het naar mijn ervaring verdraaid lastig om mensen nog over andere oplossingen te laten nadenken.

De impact van een jaartal op geloofwaardigheid

De tweede discussie over een projectnaam afgelopen week was met een projectmanager. Om allerlei redenen was een project in 2017 vertraagd en on-hold gezet. Het project was door een nieuwe projectmanager overgenomen. Met veel elan en ambitie werd een nieuwe naam aan dit project gegeven. Laat ik het gemakshalve “Project 2018” noemen.

Deze discussie ging over het feit dat er door de vertraging al veel gezichtsverlies was geleden. Door nu een jaartal in de projectnaam op te nemen bestaat de kans dat er intern een veel hardere sturing op tijd plaatsvindt dan wellicht goed is voor het beoogde resultaat. Dat ambitieuze opdrachtgevers en projectmanagers besluiten nemen die wellicht anders waren uitgevallen als die tijdsdruk niet gevoeld werd. Dat projecten weleens de neiging hebben om uit te lopen hoef ik niemand te vertellen. In dit geval heeft de projectmanager het jaartal laten vallen.

“What’s in a name? Veel meer dan je denkt!”

Conclusies uit de praktijk

• Denk na over een originele projectnaam! Waardoor de leden van het projectteam en de doelgroep zich betrokken voelen en er automatisch veel meer focus op de implementatie van het project ontstaat.

• Zet geen datum in de projectnaam! Dat voorkomt teleurstellingen achteraf en zorgt er vooral voor dat het project de aandacht krijgt die het verdient en niet onder tijdsdruk verkeerde keuzes worden gemaakt.

Een oproep

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen. Herken je wat hierboven omschreven staat?
Omdat ik inmiddels geloof in mooie, inspirerende projectnamen doe ik een oproep om jouw allermooiste voorbeeld toe te sturen. Stuur de projectnaam en bijbehorende projectdoel naar: [email protected].

De meest inspirerende inzending ontvangt van mij een projectmanagement boek naar keuze!

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel. 06 – 53 24 77 43