Gastblog 1 van 2

Welke rol speelt communicatie in het succes van projecten? Recent had ik het genoegen om met Monica Wigman, ervaren senior adviseur op het gebied van verandercommunicatie, in gesprek te gaan. “Communicatie is niet wat je zegt, maar wat je doet", is een interessante uitspraak in deze eerste van twee blogs over hoe je in projecten de effectiviteit van communicatie kan verbeteren.

De traditionele valkuil van te veel zenden

“Als het om communicatie gaat, dan wordt er door projectleiders of opdrachtgevers vaak gedacht dat communiceren zoiets is als ‘mededelen’ van datgene wat je gaat doen. Kortom ‘zenden’ ”, aldus Monica. “Opdrachtgevers en projectleiders geven bij de start aan dat ze de medewerkers zullen ‘betrekken’. Maar wat bedoelen ze daarmee? Doorgaans komt het neer op ‘informeren’, terwijl de medewerkers verwachten dat ze mogen ‘meedenken’. Kortom: er ontstaan verkeerde verwachtingen. En als de opdrachtgever constateert ‘dat er te weinig draagvlak is’ volgt vaak ‘harder en nog meer’ zenden”, aldus Monica.

Hoe dan wel mensen betrekken?

“Maak per doelgroep duidelijk hoe je ze wil ‘betrekken’, hoe je ze zal meenemen in de verandering.” Monica geeft aan dat er meerdere hulpmiddelen zijn om de verschillende vormen van betrekken te onderscheiden (red: zie onze eerdere blog over o.a. de ‘Trap van Quircke‘). “En het is trouwens niet altijd nodig om iedereen in de organisatie mee te nemen in de communicatie, omdat het weinig tot geen impact heeft op het dagelijks werk.”

Waar gaat het eigenlijk over?

Op de vraag of Monica bij een nieuwe opdracht begint met de vraag ‘waarom’ de verandering nodig is zegt ze het volgende: “Ik begin met het doorgronden waar men mee bezig is: ‘Waar gaat het eigenlijk over? Wat moeten we bewerkstelligen?’ Zo ging het bijvoorbeeld in een IT-project niet over het beschikbaar krijgen van dat nieuwe systeem, maar over makkelijker samenwerken.” Monica geeft aan dat het voor experts lastig is om zich te verplaatsen in de situatie van de doelgroep. Een communicatieadviseur kan daarbij helpen. Ze kunnen helpen de boodschap te ‘vertalen’.

"Maar de communicatieopgave is groter als je een hogere ambitie hebt”, vertelt Monica. Daarbij is de rol van communicatie bij veranderingen in de loop van een aantal decennia verschoven van leveren van middelen, via luisteren en betrekken, naar mensen helpen om te veranderen. Voordat we verder gaan op hoe projecten de communicatie kunnen verbeteren stelde ik eerst de een vraag wat Monica op haar LinkedIn profiel bedoelt met ‘het veranderverhaal’.

Wat is een veranderverhaal?

Monica legt uit dat een veranderverhaal drie elementen bevat: de urgentie (waarom is veranderen noodzakelijk?), het proces (hoe zal de verandering plaatsvinden?) en de ambitie (waarnaartoe veranderen we?). Soms ervaart Monica dat binnen een project zeer uiteenlopend gedacht wordt over de urgentie, hetgeen de effectiviteit van de communicatie sterk verzwakt. Monica benadrukt dat urgentie vooral belangrijk is voor de directie, maar dat een aansprekende ambitie het beste werkt om medewerkers in beweging te krijgen. Dat de omzetcijfers van een uitgever dalen hoeft voor een journalist niet te betekenen dat er iets in zijn werk verandert. Maar het is wel inspirerend om na de verandering een heel nieuw medium te mogen gebruiken om artikelen te gaan publiceren.

3 tips van Monica die de communicatie verbeteren

1. Ga als projectleider een half uur met een communicatieadviseur sparren. Communicatie is namelijk een vak en lang niet voor iedereen vanzelfsprekend. Maar Monica benadrukt wel dat iedereen een rol heeft in de communicatie; “Communicatie is te belangrijk om aan de afdeling communicatie over te laten”

2. Denk goed na over de momenten waarop betrokkenen informatie tot zich kunnen nemen. Monica geeft het voorbeeld van een ziekenhuis waar zorgmedewerkers met ‘witte jassen’ niet de hele dag achter de computer zitten, maar vooral zorg verlenen. De communicatie verloopt daar bijvoorbeeld beter via posters, digitale schermen in de koffiehoek, of informatie op plekken waar gezamenlijk gegeten wordt.

3. Wanneer je weerstand ervaart, wees dan nieuwsgierig en ga luisteren. Leef je in en achterhaal waarom mensen bezwaar maken. Aan een verandering zitten doorgaans ook negatieve aspecten.

In de tweede blog over communicatie geeft Monica een aantal tips die met taalgebruik te maken hebben. In projecten wordt ook dat vaak onderschat.

Wordt vervolgd …..

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Monica Wigman is een creatieve communicatieadviseur, gespecialiseerd in interne communicatie bij veranderingen. Zij helpt organisaties om complexe verandervraagstukken helder te maken en ontwikkelt een creatieve en participatieve aanpak waardoor de spelers bij de verandering betrokken raken en blijven tijdens het project. Monica is tevens auteur van het boek ‘Regel jij het draagvlak?’