Stel je bent opdrachtgever van een of meerdere projecten. Dan heb je zowel met het gedrag van project- en stuurgroepleden te maken, als met bijbehorende verantwoordelijkheden. Ken je de verschillende modellen die je hierbij ondersteunen om grip en controle te houden? Om je te helpen beschrijven we er een aantal in het kort.

Het RACI model, de verantwoordelijkheden helder beschreven

Wie het RACI-model gebruikt heeft in één oogopslag duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. RACI is een acronym van: Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Het geeft dus antwoord op de vraag wie eindverantwoordelijk is, wie ergens op aangesproken kan worden, wie om advies gevraagd kan worden en wie geïnformeerd moet worden. Het betreft in dat laatste geval eenrichtingsverkeer, waar het bij de geconsulteerde om tweerichtingsverkeer gaat, iemand die dus een actieve bijdrage levert.

De trap van Quirke voor gedragsverandering

Bijna alle projecten vragen van de personen, die geraakt worden door het project, een verandering van gedrag. De uitdaging is om de beschikbare tijd en middelen zo goed mogelijk in te zetten. Niet alle mensen in de organisatie hoeven op dezelfde manier betrokken te worden. Je zal dan ook andere communicatie-instrumenten inzetten. De trap van Quirke is een handig hulpmiddel en bestaat uit vijf stappen: “Ervan weten” (Awareness), “Begrip hebben” (Understanding), “Ondersteunen” (Support), “Zich betrokken voelen” (Involvement) en “Zich verbonden voelen” (Commitment).

Een voorbeeld

Voor een accountmanager van een organisatie kan een intern nieuwsbericht over het nieuwe financiële systeem voldoende zijn. Maar van een administratief medewerker wordt betrokkenheid en commitment verwacht. Het voordeel van de trap van Quirke is dat je mensen niet onnodig belast met informatie en efficiënt met de middelen en tijd van het projectteam omgaat. Dat wordt gerealiseerd door vooraf goed naar de verschillende doelgroepen en de daarbij behorende interventies te kijken.

Het Triade gedragsmodel – Drie factoren bepalen gedragsverandering

Dit model is een handig hulpmiddel om het gedrag te meten, te verklaren, te voorspellen en te sturen. Daarbij wordt gekeken naar drie noodzakelijke factoren, te weten: Motivatie, Capaciteit en Gelegenheid. Wil je een gedragsverandering bij iemand realiseren, dan zal die persoon op alle drie de factoren goed moeten scoren. Als iemand wel heel gemotiveerd is, maar niet over de juiste competenties of kennis beschikt, zal hij niet het gewenste gedrag gaan vertonen. Maar zelfs als motivatie en capaciteit beiden hoog scoren kan het gewenste gedrag nog steeds geblokkeerd worden doordat niet de ruimte gegeven wordt om het gewenste gedrag uit te voeren, of omdat de cultuur van de organisatie haaks staat op het gewenste gedrag (gelegenheid).

Nog vaker alert zijn als opdrachtgever?

In de Quick Reference Card voor Opdrachtgevers vind je meer handige hulpmiddelen en tips. Alsmede een lijst met vragen die je aan je projectmanager of stuurgroepleden kan stellen. Download daarom hier onze handige Quick Reference Card en deel ‘m met een collega.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]