Projecten managen kan uitdagend zijn. Elke portfoliomanager en PMO’er zal dat herkennen. Projectmanagers moeten ervaring hebben, je hebt de juiste mensen in het projectteam nodig, er moet een helder doel zijn waar je het samen eens over bent, commitment van het management is nodig en nog heel veel meer. Dus wordt er (te)veel gepraat en vergaderd met een groot aantal stakeholders. Herken je het volgende?

Het portfolio groeit je boven het hoofd!

Ook jij kunt teveel hooi op de vork nemen. Er is bijvoorbeeld te weinig tijd om alles te kunnen overzien, waardoor je het overzicht mist op alle lopende projecten. Als je projectmanagers vraagt naar de laatste stand van zaken dan krijg je van de ene projectmanager een Excelsheet en van anderen slechts een kopietje met lopende activiteiten. Of alle rapportages betrouwbaar en actueel zijn daar twijfel je soms aan. Het kost je maandelijks de nodige tijd en moeite om van iedereen op tijd updates te krijgen.

Bovendien wil je niet op micro niveau gaan managen, maar dat lukt niet altijd. Doordat technologische ontwikkelingen hard gaan merk je dat je vaker de diepte in moet gaan met projectmanagers om begrip te krijgen over de context van hun projecten. Goede informatie over nieuwe projectvoorstellen is nodig om de juiste prioriteiten te kunnen stellen. Tot slot wil je niet overwerken, want je hebt ook nog een privéleven.

Wat is nodig om minder lang te praten?

Hoe lang je met andere mensen wilt praten en vergaderen bepaal je natuurlijk zelf. Vaak heeft het ook met de cultuur van de organisatie te maken. Toch zijn er ingrediënten te benoemen waardoor er minder gesprekken gevoerd hoeven te worden, zoals:

• Een helder startpunt, met commitment over het doel.
• Duidelijke communicatie, iets wat vaak onderschat wordt.
• Een positieve sfeer waardoor je elkaar beter begrijpt en misverstanden voorkomt.
• Een uniforme voortgangsrapportage met duidelijke mijlpalen, zodat er grip en overzicht ontstaat op het totaal aantal projecten.
• En…hoe groter het aantal projecten hoe interessanter het wordt om een PMO-organisatie op te zetten.

Dat laatste leek ons een interessant onderwerp om eens over door te praten.

Te verwachten in onze volgende twee blogs

Hoe organiseer je dat je overzicht en inzicht in de projecten binnen het portfolio krijgt? Hoe kan het projectmanagement deel verbeterd worden? Een PMO opzetten is daar een uitstekend antwoord op. Wat daarvoor nodig is en hoe je een PMO runt, dat lees je terug in onze volgende twee blogs. We hebben Olivier Zuijderwijk, Adviseur Organisatieontwikkeling bij woningcorporatie Havensteder, gevraagd om zijn uitdagingen met ons te delen.

Wordt vervolgd…

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]