Wat wij verstaan onder ‘voortgangsrapportages’
Voortgangsrapportages geven informatie over de voortgang van een verandertraject. De mensen die betrokken zijn bij een verandering willen op de hoogte blijven van de voortgang. Het kan gaan om een project of een programma, maar ook over een klus of een interim-opdracht. Ook directies willen graag weten hoe het met de voortgang van hun verandertrajecten staat. Op deze pagina hebben wij het over de rapportages die de verantwoordelijke voor zo'n verandertraject maakt. Andere termen die voor voortgangsrapportages worden gebruikt zijn o.a. 'status-rapportages', 'projectrapportages' en 'highlight reports' (PRINCE2).
Waarom voortgangsrapportages belangrijk zijn
Goede communicatie wordt ervaren als essentieel voor goede samenwerking, niet alleen in je privé -leven, maar zeker ook in je vaak complexere werk-omgeving. Een voortgangsrapportage is een communicatie-middel. Het handige ervan is dat je met zo'n rapportage diverse belanghebbenden makkelijk en (heel belangrijk) eenduidig kan informeren. Uiteraard zal je je opdrachtgever en teamleden regelmatig mondeling informeren over de stand van zaken. Dat is natuurlijk krachtiger dan schriftelijke communicatie, maar zelfs als er geen andere belanghebbenden zouden zijn, dan nog is het verstandig om de voortgang op papier of digitaal vast te leggen. Waarom? Dat kan je lezen in deze blog.
Verschil met een nieuwsbrief
Een voortgangsrapportage is wezenlijk anders dan een nieuwsbrief of een bericht op Intranet. Een nieuwsbrief of bericht op Intranet hebben vaak tot doel draagvlak bij de lezers te krijgen, veelal wil men een positief signaal uitzenden. De tekst moet ook lekker leesbaar zijn, het moet stimuleren. De tekst is verhalend. Een voortgangsrapportage is feitelijk, het vertelt de echte status van het project, met al zijn knelpunten en risico's. Het bevat getallen, het bevat vergelijkingen met hoe de situatie was gepland en hoe het er nu voor staat. Kortom het doel is anders. Beiden heb je nodig.
Waarom controleren belangrijk is
Een van de meest gehanteerde management tools is de in 1994 ontwikkelde Deming-cycle, ook wel bekend als de Plan-Do-Check-Act-cyclus. De PDCA-cyclus wordt ingezet om een proces continue te verbeteren. In de Check-fase hoor je te controleren of hetgeen in de Do-fase is gebeurd volgens het Plan is verlopen. Om vervolgens in de Act-fase maatregelen te nemen om bij te sturen. De voortgangsrapportage hoort thuis is de Check-fase. Je kan hier meer vinden over het gebruik van de PDCA-cyclus.
Agile en Scrum
De laatste jaren is Agile werken en de bijbehorende methoden zoals Scrum razend populair geworden. Een van de vier principes van het Agile Manifesto is 'Werkende software boven allesomvattende documentatie'. Betekent dat dan dat er geen rapportages worden gemaakt? Bijvoorbeeld omdat iedereen kan komen kijken bij de demo waarin aan het eind van de sprints wordt getoond wat het team heeft opgeleverd? Een demo is weliswaar een krachtig communicatiemiddel, maar het is vaak niet haalbaar om alle belanghebbenden bij de demo's te krijgen (denk aan mensen die op verschillende locaties werken). Dan blijft het handig om op papier of digitaal de voortgang vast te leggen. Daarnaast is het werk van een scrum team niet te vergelijken met het werk van een projectmanager: een projectmanager is aan het managen, een team produceert dingen, bijvoorbeeld software. Scrumteams kunnen producten opleveren ten behoeve van een project (maar dat hoeft niet). Als dat het geval is zal er nog steeds behoefte zijn om de voortgang van het totaal van werkzaamheden te rapporteren.
Op de site van het Agile Manifesto kan je de 4 uitgangspunten en 12 principes vinden. Wil je meer over Scrum weten dan kan je starten met de site scrum.org.
| Rol | Voordeel van een voortgangsrapportage |
| Manager / opdrachtgever | Op tijd weten of en waar je moet bijsturen. |
| Projectmanager | Creëert voor zich zelf overzicht over het project en waar hij/zij focus moet aanbrengen. |
| Projectmedewerker | Krijgt zicht op de status van het totale project en het effect van zijn werk op het geheel. |
| PMO / projectbureau | Kan de voortgang bewaken en overzichten van de status van alle projecten voor het management en directie maken. |
| Belanghebbenden / Stakeholders | Krijgen inzicht over de voortgang van het project waar zij belang bij hebben. |
Sjabloon voor voortgangsrapportages
Hieronder kan je een in Excel gemaakt voorbeeld sjabloon downloaden. Maak dat op maat voor je eigen organisatie. Bespreek met het management waarover zij geïnformeerd willen worden.
Voortgangsrapportages in 5 stappen
1. Maak duidelijke afspraken over rapporteren
Als je in jouw organisatie verschillende projecten tegelijk lopen is het verstandig om een aantal duidelijke afspraken over het rapporteren te maken. Moet over alle projecten schriftelijk worden gerapporteerd, of alleen over grote of risicovolle projecten? En rapporteert de projectleider of opdrachtgever?
Het is van belang dat iedereen binnen de organisatie weet waarover gerapporteerd moetn worden en hoe. Standaard afspraken maken het ook makkelijker voor lezers, zoals opdrachtgevers en andere stuurgroepleden, om de voortgang van verschillende projecten te kunnen vergelijken. Hiernaast laten we zien wat voor soort afspraken je kan vastleggen.
Het getoonde document kan je hieronder downloaden en aanpassen voor gebruik binnen je eigen organisatie.
Hieronder een aantal onderwerpen die horen in een procedure voor het maken van voortgangsrapportages over projecten.
Wie rapporteert aan wie?
De opdrachtgever is de 'eigenaar' en eindverantwoordelijke van het project en zal het met de projectleider eens dienen te worden over de te rapporteren status. De projectleider stelt het conceptrapport op en bespreekt dat met de opdrachtgever. Na eventuele aanpassingen maakt de projectleider het rapport definitief, waarna de rapportage kan worden verstuurd naar de stuurgroep en/of andere stakeholders, zoals een Project Management Office, portfoliomanager, controller, of het Management Team. De rapportage is een hulpmiddel voor de opdrachtgever om aan zijn of haar collega’s de status toe te lichten.
Waarover rapporteren?
Afhankelijk van het type project kan het verschillen waarover je rapporteert. Bijna altijd wordt gerapporteerd over de tijd (mijlpalen), geld (budget), issues (knelpunten) en risico's. Maar je kan dat verder uitbreiden. Kijk wat nuttig is voor het type projecten dat jullie uitvoeren. Hieronder wat voorbeelden:
Tijd
Waar sta je ten opzichte van de oorspronkelijke planning? Dat kan gaan over activiteiten, taken, of mijlpalen. Of je rapporteert, zoals in PRINCE2 beschreven, over de realisatie van producten.
Geld
Hoeveel is al uitgegeven (realisatie) en hoeveel is nog nodig tot aan het einde van het project? Wat is de prognose en past die nog binnen het goedgekeurde budget? Grote organisaties maken vaak onderscheid tussen personeelskosten en andere kostensoorten (denk bijvoorbeeld aan automatiseringskosten of andere out-of-pocket kosten.
Issues
Benoem de drie tot vijf belangrijkste knelpunten die het project in de weg staan om volgens plan op te leveren. Maak duidelijk welke actie of besluit je van de opdrachtgever of stuurgroep verwacht.
Risico’s
Benoem de drie tot vijf belangrijkste risico’s die een bedreiging vormen om volgens plan op te leveren. Maak duidelijk welke maatregelen je wilt nemen, wie de 'eigenaren' van de risico's zijn en of je een actie of besluit van de opdrachtgever of stuurgroep verwacht.
Je kan de voortgangsrapportage ook uitbreiden met bijvoorbeeld:
Uren
Geef aan hoeveel uur zijn besteed (realisatie) en hoeveel uren nog nodig zijn voor het resterende deel van het project. Wat is de prognose en past die nog binnen het goedgekeurde uren-budget?
Kwaliteit
Geef aan hoe het staat met de kwaliteit van de producten/diensten die gereed zijn of waar aan wordt gewerkt.
Tevredenheid
Meer ideeën opdoen? Kijk eens in het zeer praktische boekje 'Sturen op projectsucces' van KWD Resultaat management'.
Indicatoren
Met indicatoren kan je heel eenvoudig de status van een aspect van het project rapporteren.
Algemene indicatoren
Indicatoren als Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd (GOKIT) zijn voor alle projecten van toepassing.
Specifieke indicatoren
Indicatoren die voor jouw specifieke project een indicatie van de status aangeven, bijvoorbeeld voortgang d.m.v. 'Aantal aangesloten locaties' , ' Percentage getrainde gebruikers', of 'Aantal gemigreerde servers'.
Meer ideeën opdoen? Lees de blog 'Projectindicatoren ..... zijn ze algemeen of specifiek bij jou?'
Wanneer groen, geel of rood rapporteren?
In voortgangsrapportages wordt vaak gewerkt met stoplicht-kleuren Groen, Geel en Rood om de status aan te geven. Daarbij kan het gaan om de algehele status van het project, maar bijvoorbeeld ook over de status van specifieke indicatoren, denk aan geld, tijd, kwaliteit. Het gebruik van kleuren maakt het voor de lezers van de rapportage makkelijk om direct te zien waar hun aandacht vereist is. Uiteindelijk blijft het toekennen van een kleur een subjectieve inschatting van projectleider (en opdrachtgever). Toch is het is goed om een richtlijn op te stellen. Hieronder een voorbeeld.
- Geef in het geval je geel rapporteert aan wat je als projectmanager gaat doen om het project weer groen te krijgen.
- Geef in het geval van rood aan wat je van de opdrachtgever of stuurgroep nodig hebt (besluit, actie) om weer in het groen te komen.
- Als je groen rapporteert is een toelichting niet nodig.
2. Ontwerp een sjabloon voor voortgangsrapportages
Het heeft diverse voordelen als projectmanagers in een organisatie op een uniforme wijze rapporteren. Opdrachtgevers of stuurgroepleden die met verschillende projecten te maken hebben weten daardoor goed hoe ze de rapportage moeten lezen. Ook voor projectmanagers is het handig als er een standaard sjabloon beschikbaar is. En als de directie een portfolio-rapportage wil hebben kan die alleen goed gemaakt worden als alle onderliggende rapportages dezelfde opzet hebben.
Een sjabloon kan je makkelijk maken in MS Office. De meeste organisaties kiezen voor Excel, maar ook Word en Powerpoint worden veel gebruikt. Hieronder kan je een in Excel gemaakt voorbeeld sjabloon downloaden. Maak dat op maat voor je eigen organisatie. Bespreek met het management waarover zij geïnformeerd willen worden.
Tip: sla het sjabloon op waar alle projectmanagers erbij kunnen, zodat zij altijd bij de laatste versie kunnen.
Workshop 'Start met rapporteren'
Op deze site lees je hoe je in 5 stappen het proces voor het maken van voortgangsrapportages kan inregelen. We begrijpen dat het best een klus is en veel tijd kost. Daarom bieden wij ook een workshop aan waarin we samen met de klant een procedure en sjabloon ontwerpen. Ook maken we een plan om je collega's te informeren over het sjabloon en de procedure. Vraag hieronder onze flyer aan voor meer informatie.
3. Rapporteer de voortgang
De projectmanager is bij het schrijven van de voortgangsrapportage regelmatig afhankelijk van anderen om de complete rapportage in te kunnen vullen. Zo zal de projectmanager de gerealiseerde kosten soms bij de controller moeten ophalen. De laatste stand van een mijlpaal, issue of risico moet hij soms checken bij een teamlid. Het schrijven zelf kost vaak minder tijd dan het verzamelen van de informatie.
Tip: Bij het schrijven van de algehele toelichting is het verstandig de doelgroep (leden van de stuurgroep en soms directie) goed voor ogen te houden. Maak het niet te technisch, benoem niet teveel details. Vermijd het vermelden van namen van personen in een rapportage en voorkom dat projectmanagers hun frustraties over een afdeling in hun rapportage uiten. Probeer het objectief en zakelijk te houden.
5. Maak een portfolio-overzicht
Voor directies of management teams die zicht willen hebben op de voortgang van het totaal van alle projecten (het portfolio) is het niet handig om vele losse voortgangsrapportages te ontvangen. Portfoliorapportages bieden het gewenste overzicht. Vaak heeft een persoon of een afdeling de opdracht om die portfoliorapportages te maken. Bij organisaties die projecten professioneel willen begeleiden en daarover rapporteren worden zogenaamde Project Management Offices of Portfolio Management Offices ingericht. De PMO-officer of de portfoliomanagerzijn daar de meest voorkomende rollen. Het maken van portfoliorapportages kan op een aantal manieren. Hieronder gaan we op een aantal van die manieren in.
Traditioneel
rapportage-proces
Bij het traditionele rapportage-proces moet alles handmatig gebeuren: eerst moet je bepalen welke projecten moeten rapporteren. Daarna emails versturen naar de projectmanagers; vervolgens de rapportages ontvangen, controleren of de rapportages compleet en voldoende ingevuld zijn, vervolgens moet je deze rapportages ook nog eens samenvoegen tot een portfolio-rapportage. Vaak gaat het met plakken en knippen in Word, Excel of PowerPoint.
Gedeelde bestanden of centrale opslag
Er zijn tegenwoordig allemaal handige manieren om het rapportage-proces te automatiseren. Voorbeelden van semi-geautomatiseerd rapporteren:
SharePoint
Office 365
Google Forms
Voordelen:
Relatief snel geregeld
Software is vaak al in huis
Nadelen:
Geen autorisaties en verplichte velden
Verkeerd opslaan en foutgevoelig versiebeheer zorgen vaak voor verlies van data
Bij sommige tools is het niet mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd tijd aan een project te werken.
Geautomatiseerd proces
Natuurlijk heb je naast MS Office en de bovengenoemde tools voor gedeelde opslag ook nog een groot aanbod van projectmanagement pakketten. Een overzicht van de verschillende soorten pakketten die beschikbaar zijn en per soort een aantal voorbeelden kan je vinden op ikdoeprojecten.nl. De uitgebreidere Project & Portfolio Management pakketten die ook de voortgangsrapportages ondersteunen bieden heel veel functionaliteit en zijn daardoor lastiger om te (leren) gebruiken en bovendien kostbaar. Ze zijn vooral bedoeld voor organisaties die al op een hoog professioneel niveau projecten doen en brengen kosten met zich mee die je kan terugverdienen als je al die functies ook gebruikt. Remco Reitsma werkte bij een aantal grote organisaties die werkten met diverse grote PPM systemen. Hij constateerde dat organisaties weliswaar beschikking hadden over prachtige systemen, maar dat de gebruikers de systemen vaak te lastig vonden en dat de voortgangsrapportages toch vaak in Excel en Powerpoint werden gemaakt. Dat was voor Remco aanleiding om de ontwikkeling van ProjectReports te starten. Een tool dat bij uitstek is bestemd voor organisaties die de eerste stappen op het gebied van standaardisatie en professionalisering van hun projecten zetten. Centraal staat het hele proces van voortgang rapporteren en overzichts-/portfolio-rapportages maken. En dat voor een scherpe prijs. Benieuwd? Klik hier voor meer over het product te lezen.
Project Reports - Reporting Made Easy
Wij geloven dat organisaties die veel projecten doen en projectrapportages maken in Excel, PowerPoint, of Word tegen grenzen aanlopen, zoals:
