ProjectReports
  • Voortgangsrapportages 

    Hoe maak je ze?

    Als projectmanager heb je het al zo druk en dan moet je ook nog voortgangsrapportages maken

    Ontdek meer
    Direct aan de slag

Wat wij verstaan onder ‘voortgangsrapportages’

Voortgangsrapportages geven informatie over de voortgang van een verandertraject. De mensen die betrokken zijn bij een verandering willen op de hoogte blijven van de voortgang. Het kan gaan om een project of een programma, maar ook over een klus of een interim-opdracht. Ook directies willen graag weten hoe het met de voortgang van hun verandertrajecten staat. Op deze pagina hebben wij het over de rapportages die de verantwoordelijke voor zo'n verandertraject maakt. Andere termen die voor voortgangsrapportages worden gebruikt zijn o.a. 'status-rapportages', 'projectrapportages' en 'Highlight reports' (PRINCE2).

Waarom voortgangsrapportages belangrijk zijn

Goede communicatie wordt ervaren als essentieel voor goede samenwerking, niet alleen in je privé -leven, maar zeker ook in je vaak complexere werk-omgeving. Een voortgangsrapportage is een communicatie-middel. Het handige ervan is dat je met zo'n rapportage diverse belanghebbenden makkelijk en (heel belangrijk) eenduidig kan informeren. Uiteraard zal je je opdrachtgever en teamleden regelmatig mondeling informeren over de stand van zaken. Dat is natuurlijk krachtiger dan schriftelijke communicatie., maar zelfs als er geen andere belanghebbenden zouden zijn, dan nog is het verstandig om de voortgang op papier of digitaal vast te leggen. Waarom? Dat kan je lezen in deze blog.  


Verschil met een nieuwsbrief

Een voortgangsrapportage is wezenlijk anders dan een nieuwsbrief of een bericht op Intranet. Een nieuwsbrief of bericht op Intranet hebben vaak tot doel draagvlak bij de lezers  te krijgen, veelal wil men een positief signaal uitzenden.  De tekst moet ook lekker leesbaar zijn, het moet stimuleren. De tekst is verhalend. Een voortgangsrapportage is feitelijk, het vertelt de echte status van het project, met al zijn knelpunten en risico's. Het bevat getallen, het bevat vergelijkingen met hoe de situatie was gepland en hoe het er nu voor staat. Kortom het doel is anders. Beiden heb je nodig. 


Waarom controleren belangrijk is

Een van de meest gehanteerde management tools is de in 1994 ontwikkelde Deming-cycle, ook wel bekend als de Plan-Do-Check-Act-cyclus.  De PDCA-cyclus wordt ingezet  om een proces continue te verbeteren. In de Check-fase hoor je te controleren of hetgeen in de Do-fase is gebeurd volgens het Plan is verlopen. Om vervolgens in de Act-fase maatregelen te nemen om bij te sturen. De voortgangsrapportage hoort thuis is de Check-fase.  Je kan hier meer vinden over het gebruik van de PDCA-cyclus. 

Agile en Scrum

De laatste jaren is Agile werken en de bijbehorende methoden zoals Scrum razend populair geworden. Een van de vier principes  van het Agile Manifesto is 'Werkende software boven allesomvattende documentatie'.  Betekent dat dan dat er geen rapportages worden gemaakt? Bijvoorbeeld omdat iedereen kan komen kijken bij de demo waarin aan het eind van de sprints wordt getoond wat het team heeft opgeleverd? Een demo is weliswaar een krachtig communicatiemiddel, maar het is vaak niet haalbaar om alle belanghebbenden bij de demo's te krijgen (denk aan mensen die op verschillende locaties werken).  Dan blijft het handig om op papier of digitaal de voortgang vast te leggen. Daarnaast is het werk van een scrum team niet te vergelijken met het werk van een projectmanager: een projectmanager is aan het managen, een team produceert dingen, bijvoorbeeld software. Scrumteams kunnen producten opleveren ten behoeve van een project (maar dat hoeft niet). Als dat het geval is zal er nog steeds behoefte zijn om de voortgang van het totaal van werkzaamheden te rapporteren.

Op de site van het Agile Manifesto kan je de 4 uitgangspunten en 12 principes vinden.  Wil je meer over Scrum weten dan kan je starten met de site scrum.org.

RolVoordeel van een voortgangsrapportage
Manager / opdrachtgeverOp tijd weten of en waar je moet bijsturen.
ProjectmanagerCreëert  voor zich zelf overzicht over het project en waar hij/zij focus moet aanbrengen.
ProjectmedewerkerKrijgt zicht op de status van het totale project en het effect van zijn werk op het geheel.
PMO / projectbureauKan de voortgang bewaken en overzichten van de status van alle projecten voor het management en directie maken. 
Belanghebbenden / StakeholdersKrijgen inzicht over de voortgang van het project waar zij belang bij hebben. 

Voortgangsrapportages in 5 stappen

1. Maak duidelijke afspraken over rapporteren


2. Ontwerp een voortgangsrapportage sjabloon


3. Rapporteer de voortgang van lopende projecten


4. Controleer en bespreek de rapportage


5. Maak een portfolio-rapportage

1. Maak duidelijke afspraken over rapporteren

Als je in jouw organisatie verschillende projecten tegelijk lopen is het  verstandig om een aantal duidelijke afspraken over het rapporteren te maken. Dat is niet alleen voor de projectmanagers zelf handig, maar het helpt ook om de voortgang van verschillende projecten te kunnen vergelijken. Hieronder laten we zien wat voor afspraken je kan vastleggen. Je kan hieronder ook een Word-document downloaden dat je kan aanpassen voor gebruik binnen je eigen organisatie.

Procedure sjabloon

Hieronder een voorbeeld van een procedure voor het maken van voortgangsrapportages over projecten. 

Over welke projecten moet gerapporteerd worden?

We noemen al snel iets een project. Dat loopt uiteen van bijvoorbeeld een personeelsbijeenkomst voorbereiden tot en met het aanleggen van de Noord-Zuid lijn in Amsterdam. Een voortgangsrapportage maken is altijd zinvol (zie hierboven), maar zorg dat die wel op maat is. De meeste organisaties kiezen ervoor om alleen een selectie uit alle projecten te laten rapporteren. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om alle projecten die een budget hebben dat groter is dan € X, of projecten die als strategisch gelden, of capaciteit van de afdeling ICT nodig hebben, et cetera.  Bepaal wat nuttig is binnen jouw organisatie. 

Frequentie en datum van rapporteren

Kleine projecten hebben altijd een opdrachtgever, grotere projecten hebben vaak een stuurgroep (ook wel Project Board genoemd). De voortgangsrapportage wordt vooral voor die opdrachtgever en stuurgroep gemaakt. Meest is de frequentie van het opstellen van rapporteren gelijk aan de frequentie van overleg met opdrachtgever of stuurgroep. In organisaties waar de directie zicht wil houden op de status van alle projecten worden overzichtsrapportages (portfolio-rapportages) gemaakt waarvoor doorgaans een vast rapportage-moment wordt geprikt: alle projecten rapporteren dan op zelfde datum. De frequentie hangt af van een aantal factoren zoals gemiddelde doorlooptijd, strategisch belang en risico's. De onderstaande tabel biedt een handvat om vast te stellen wat voor jouw situatie een goede frequentie kan zijn. Uiteraard verschillen projecten sterk in doorlooptijd, strategisch belang en risico's. Dus als je in je hele organisatie een vaste datum wilt prikken kan je ervoor kiezen twee groepen met twee verschillende frequenties vast te stellen, bijvoorbeeld wekelijks voor strategische projecten met hoog risico-profiel en maandelijks voor de overige projecten. De meeste organisaties die wij tegenkomen laten projectmanagers eens per maand rapporteren. Wekelijks en tweemaandelijks komen ook regelmatig voor. Ons advies is om toch een schriftelijke rapportage op te stellen. Realiseer je wel dat het voor projectmanagers een aardige klus is om een standaard rapportage in te vullen. Dus maak een afweging tussen die inspanning en het nut ervan: kijkt de directie ook serieus iedere keer naar de rapportage? 

Niets frustrerender voor projectmanagers dan rapportages maken die niet gelezen worden. 


Naast de frequentie moet ook de inleverdatum of deadline worden vastgesteld. Het is handig om daarvoor een makkelijk te onthouden dag voor te gebruiken, denk bijvoorbeeld aan: iedere dinsdag, iedere 5e werkdan van de maand, et cetera. En maak ook duidelijk of de rapportages aan het einde van de dag of op een andere tijd binnen moeten zijn. Communiceer dat duidelijk. Als er over financien wordt gerapporteerd zal de inleverdatum doorgaans een aantal dagen na afsluiting van de maandcijfers vallen (check dat bij de afdeling financien). 

Wie rapporteert aan wie?

De opdrachtgever is de eindverantwoordelijke van het project en zal het met de projectleider eens dienen te worden over de te rapporteren status. De projectleider stelt het conceptrapport op en bespreekt dat met de opdrachtgever. Na eventuele aanpassingen maakt de projectleider het rapport definitief waarna het kan worden verstuurd naar de stuurgroep of andere stakeholders, zoals een Project Management Office, de controller of het MT. Het rapport is een hulpmiddel voor de opdrachtgever om aan zijn of haar collega’s de status toe te lichten.


Waarover rapporteren?

Afhankelijk van het type project kan het verschillen waarover je rapporteert. Bijna altijd wordt gerapporteerd over de tijd, geld, issues (knelpunten) en risico's. Maar je kan dat verder uitbreiden. Kijk wat nuttig is voor het type projecten dat jullie uitvoeren. Hieronder wat voorbeelden:

Tijd   

Waar sta je ten opzichte van de planning. Dat kan gaan over activiteiten, taken of mijlpalen. Of je gebruikt zoals in PRINCE2 producten om de voortgang over te rapporteren. 

Geld   

Hoeveel is al uitgegeven en hoeveel is nog nodig tot aan het einde van het project? Grote organisaties maken vaak onderscheid tussen personeelskosten en andere kostensoorten (denk bijvoorbeeld aan automatiseringskosten of andere out-of-pocket kosten).

Issues

Benoem de belangrijkste 3 tot 5 knelpunten die het project in de weg staan om volgens plan op te leveren.

Risico’s  

benoem de belangrijkste 3 tot 5  risico’s die een bedreiging inhouden om volgens het plan op te leveren.


Je kan de rapportage ook uitbreiden met bijvoorbeeld:


Uren

Geef aan hoeveel uur besteed is en hoeveel uren nog nodig zijn voor het resterende deel van het project.

Kwaliteit

Geef aan hoe het staat met de kwaliteit van de producten/diensten die gereed zijn of waar aan wordt gewerkt. 

Tevredenheid

Geef een score voor de tevredenheid van de opdrachtgever, stuurgroep, klankbordgroep of toekomstige gebruikers. 

Meer ideeën opdoen? Kijk eens in het zeer praktische boekje 'Sturen op projectsucces' van KWD Resultaat management'.                  

Wanneer groen, geel of rood rapporteren?

In voortgangsrapportages wordt vaak gewerkt met stoplicht-kleuren Groen, Geel en Rood om de status aan te geven. Daarbij kan het gaan om de algehele status van het project, maar bijvoorbeeld ook over de status van specifieke indicatoren, denk aan geld, tijd, kwaliteit. Het gebruik maakt het voor de lezers van de rapportage makkelijk om direct te zien waar hun aandacht vereist is. Uiteindelijk blijft het toekennen van een kleur een subjectieve inschatting van projectleider (en opdrachtgever). Toch is het is goed om een richtlijn op te stellen. Hieronder een voorbeeld. 

Richtlijn voor vaststelling status kleuren

Geef in het geval je geel rapporteert aan wat je als projectmanager gaat doen om het project weer op groen te krijgen.

 Geef in het geval van rood aan wat je van de opdrachtgever of stuurgroep nodig hebt (besluit, actie) om weer in het groen te komen. Als je groen rapporteert is een toelichting niet nodig. 

2. Ontwerp een voortgangsrapportage sjabloon

Het heeft diverse voordelen als projectmanagers in een organisatie op een uniforme wijze rapporteren. Opdrachtgevers of stuurgroepleden die met verschillende projecten te maken hebben weten daardoor goed hoe ze de rapportage moeten lezen. Ook voor projectmanagers is het handig als er een standaard sjabloon beschikbaar is. En als de directie een portfolio-rapportage wil hebben kan die makkelijker gemaakt worden als alle onderliggende rapportages vergelijkbaar zijn. 


Een sjabloon kan je makkelijk maken in MS Office. De meeste organisaties kiezen voor Excel, maar ook Word en Powerpoint worden veel gebruikt. Hieronder kan je een in Excel gemaakt voorbeeld sjabloon downloaden.  Maak dat op maat voor je eigen organisatie. Bespreek met het management waarover zij geïnformeerd willen worden. 


Tip: sla het sjabloon op waar alle projectmanagers erbij kunnen, zodat zij altijd bij de laatste versie kunnen. 

Rapportage sjabloon

3. Rapporteer de voortgang

De projectmanager is bij het schrijven van de voortgangsrapportage regelmatig afhankelijk van anderen om de complete rapportage in te kunnen vullen. Zo zal de projectmanager de gerealiseerde kosten soms bij de controller moeten ophalen. De laatste stand van een mijlpaal, issue of risico moet hij soms checken bij een teamlid. Het schrijven zelf kost vaak minder tijd dan het verzamelen van de informatie. 


Tip: Bij het schrijven van de algehele toelichting is het verstandig de doelgroep (leden van de stuurgroep en soms directie) goed voor ogen te houden. Maak het niet te technisch, benoem niet teveel details. Ik zie ook wel eens dat namen van personen worden genoemd, of dat projectmanagers hun frustraties over een afdeling in hun rapportage uiten. Probeer het zakelijk te houden. 

4. Controleer en beoordeel de voortgangsrapportage 

De projectmanager stuurt de rapportage doorgaans rechtstreeks naar de opdrachtgever en stuurgroepleden. Een organisatie die ook portfolio-rapportages wil heeft vaak een projectbureau, tegenwoordig PMO (Project Management Office) genoemd. 

Controleren

Het PMO kan een aantal controles doen: 

1. Zijn alle rapportages op tijd ingeleverd?

2. Is de goede versie van het sjabloon gebruikt? 

3. Is de rapportage compleet ingevuld?

4. Staat er geen oude informatie in? 

Als alles klopt kan de informatie worden gebruikt om portfolio-rapportages te maken. Als er iets niet in orde is kan het PMO actie nemen. 


Beoordelen

De opdrachtgever zal de rapportage beoordelen en bespreken met de projectmanager voordat de rapportage definitief de organisatie wordt ingestuurd. De stuurgroep dienen de rapportage voorafgaand aan de vergadering te ontvangen. Tijdens de stuurgroep-vergadering zal de rapportage worden gebruikt om de voortgang van het project te bespreken. 


project-portfolio-overzicht-maken

5. Maak een portfolio-overzicht

Voor directies of management teams die zicht willen op de voortgang van meerdere projecten is het niet handig om vele losse voortgangsrapportages te ontvangen. Portfolio-rapportages bieden het gewenste overzicht. Vaak heeft een persoon of een afdeling of een PMO de opdracht  om die portfolio-rapportages te maken. Dat kan op een aantal manieren. Hieronder gaan we op een aantal van die manieren in. 

Traditioneel 
rapportage-proces

Bij het traditionele rapportage-proces moet alles handmatig gebeuren: eerst moet je bepalen welke projecten moeten rapporteren. Daarna emails versturen naar de projectmanagers; vervolgens de rapportages ontvangen, controleren of de rapportages compleet en voldoende ingevuld zijn, vervolgens moet je deze rapportages ook nog eens samenvoegen tot een algemene rapportage. Vaak gaat het met plakken en knippen in Word, Excel of PowerPoint. 

Gedeelde bestanden of centrale opslag

Er zijn tegenwoordig allemaal handige manieren om het rapportage-proces te automatiseren. Voorbeelden van semi-geautomatiseerd rapporteren:

  • SharePoint

  • Office 365

  • Google Forms


Voordelen:

  • Relatief snel geregeld

  • Software is vaak al in huis


Nadelen:

  • Geen autorisaties en verplichte velden

  • Verkeerd opslaan en foutgevoelig versiebeheer zorgen vaak voor verlies van data

  • Bij sommige tools is het niet mogelijk om met meerdere mensen tegelijkertijd tijd aan een project te werken.

Geautomatiseerd voortgangsrapportage proces

Natuurlijk heb je naast Excel en de bovengenoemde tools voor gedeelde opslag ook nog een groot aanbod van projectmanagement pakketten. Een overzicht van de verschillende soorten pakketten die beschikbaar zijn en per soort een aantal voorbeelden kan je vinden op ikdoeprojecten.nl. De uitgebreidere Project & Portfolio Management pakketten die ook de voortgangsrapportages ondersteunen bieden heel veel functionaliteit en zijn daardoor lastiger om te (leren) gebruiken en bovendien kostbaar.  Ze zijn vooral bedoeld voor organisaties die al op een hoog professioneel niveau projecten doen en brengen kosten met zich mee die je kan terugverdienen als je al die functies ook gebruikt. Remco Reitsma werkte bij een aantal grote organisaties die werkten met PPM tools zoals o.a. Clarity, Principal Toolbox (tegenwoordig Fortes Change Cloud) en Planview. Hij constateerde dat organisaties weliswaar beschikking hadden over prachtige systemen, maar dat de voortgangsrapportages toch vaak in Excel en Powerpoint werden gemaakt.  Dat was voor Remco aanleiding om de ontwikkeling van ProjectReports te starten. Een tool dat bestemd is voor organisaties die de eerste stappen op het gebied van professionalisering van hun projecten zetten. Centraal staat het hele proces van voortgang rapporteren en overzichts-/portfolio-rapportages maken. En dat voor een scherpe prijs. Benieuwd? Klik hier voor meer over het product te lezen.

Heb jij wat aan de content gehad? Wil je meer tips & tricks? 

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief