Recent gaf ik een webinar over het maken van voortgangsrapportages. Daarbij viel mij iets op. Ik kreeg behoorlijk wat positieve feedback rondom het onderwerp ‘specifieke project-indicatoren’. Het bleek dat de meeste deelnemers (vooral projectmanagers, portfoliomanagers en PMO’s) geen gebruik maakten van specifieke indicatoren om inzicht in de voortgang van hun projecten te geven. De meeste deelnemers bleken slechts generieke project indicatoren te gebruiken…

Ongetwijfeld herkenbaar

Project indicatoren, zoals ‘Tijd’, ‘Budget’ en ‘Capaciteit’, zal je ongetwijfeld gebruiken als je in en aan projecten werkt. Dat is de manier waarop je geleerd hebt om voortgangsrapportages inzichtelijk te maken. Projectmanagement software is daar ook meestal op afgestemd. Veel interessanter wordt het als je een extra verdiepingsslag maakt. Ik zal een voorbeeld geven.

De voortgang van een CRM-project

Een hypotheek-keten heeft een project lopen om een nieuw CRM-systeem voor het beheren van klantrelaties te implementeren. De organisatie helpt niet alleen klanten online, maar heeft ook meerdere vestigingen waar medewerkers met klanten gesprekken voeren. Medewerkers van zowel het centrale kantoor als van de verschillende vestigingen zullen getraind moeten worden in het gebruik van het nieuwe systeem. In dit voorbeeld werden alle medewerkers van alle vestigingen centraal getraind.

Een algemene indicator ‘Planning’ of ‘Tijd’ met status-kleur groen geeft weliswaar aan dat de uitrol conform planning loopt, maar geeft nog niet dieper inzicht hoeveel mensen zijn getraind. Het kan specifieker. In dit geval is het raadzaam om ‘Percentage getrainde gebruikers’ als specifieke indicator toe te voegen. Daardoor krijgen de opdrachtgever en stuurgroep veel beter inzicht hoe het project is gevorderd. Andere (willekeurige) voorbeelden zijn: ‘Aantal aangesloten locaties’, ‘Aantal gemigreerde servers’,  ‘Aantal ontwikkelde softwarefuncties’, maar het kan ook het aantal gerealiseerde vakantiehuisjes, geplante bomen en nog heel veel meer zijn. Probeer maar eens voor jouw project te kijken wat je kan vinden om de voortgang nog beter te kunnen onderbouwen. Het projectplan is een handig document om dergelijke indicatoren te kunnen identificeren. En je vindt al snel iets om te meten.

De kernboodschap

Kijk nog eens goed naar je project en bepaal wat je wil meten. Check of meetbaar is en relevant is voor de opdrachtgever en stuurgroep. Deze extra verdiepingsslag met specifieke project indicatoren is enorm waardevol. Ik durf te beweren dat het zoeken de moeite zal lonen. Combineer generiek met specifiek is mijn advies.

Het is en blijft vooral een kwestie van logisch nadenken om meer inzicht in de voortgang van projecten te geven. “We hebben afgelopen maand hard gewerkt”, of “Het project loopt conform planning”, is wat mij betreft niet goed genoeg. Om die reden kan je met ProjectReports naast algemene indicatoren voor elk project unieke specifieke indicatoren toevoegen.

Wil je zien hoe makkelijk dat werkt in ProjectReports?

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]