Privacy policy
Versie 2 (dit beleid is voor het laatst aangepast op 8 januari 2019)
Inleiding
Dit privacy-beleid is van toepassing op de producten en diensten van ProjectReports. Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. In dit document laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website bezoekt en/of onze applicatie gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee met uw persoonsgegevens omgaan. Zo snapt u hoe wij werken. Door gebruik te maken van deze website en applicatie geeft u aan het privacy beleid te accepteren. ProjectReports respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en applicatie en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. ProjectReports houdt zich daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden.
Wanneer leggen wij uw gegevens vast?
Als u telefonisch, via onze website(s), mail of andere verkoopkanalen contact heeft met ons. Dit kan zijn voor het verkrijgen van informatie, testen of gebruiken van onze applicatie, doen van een aanvraag, vragen over en/of het afsluiten van een abonnement voor een product en/of dienst. Bij het invullen van persoonsgegevens geven we waar mogelijk aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke u niet per se met ons hoeft te delen. Daarnaast zijn er ook gegevens die we automatisch ontvangen, zoals uw surfgedrag. Deze gegevens ontvangen we via cookies en soortgelijke technieken.
Ons gebruik van verzamelde gegevens (verwerking)
Via de diensten en/of producten van ProjectReports worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Onder de verwerking verstaan we al het gebruik van uw persoonsgegevens, zoals het opslaan, aanpassen, doorsturen of (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens doordat u bijvoorbeeld gebruik maakt van onze diensten via onze websites of applicatie.
Soorten persoonsgegevens
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens gebruiken voor de doelen die we in deze privacyverklaring noemen:
Naam;
Contactgegevens zoals een (mobiel) telefoonnummer en e-mailadres;
Gedetailleerde (technische) gegevens over het gebruik van onze websites of applicatie. Bijvoorbeeld het apparaat-type, browsertype, datum en tijd van de interactie, IP-adres, cookie id, pagina’s die bezocht worden;
Zoekwoorden die op onze website(s) of app(s) zijn gebruikt;
Overige gegevens, waaronder gegevens die u met ons heeft gedeeld. Bijvoorbeeld door het invullen van formulieren of tools op onze website(s) of applicatie.
Vaak gebruiken we maar een aantal van bovengenoemde gegevens. Welke dat zijn, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken (zie hieronder).
Hiervoor kunnen wij uw gegevens verwerken (doeleinden)
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy-beleid, tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen. De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de betreffende wet- en regelgeving. We kunnen, met uw toestemming (voor zover dat vereist is) persoonsgegevens verzamelen voor de volgende doeleinden:
Het accepteren en uitbrengen van een aanbod aan een bestaande of potentiële klant.
Uitvoering van de met u gesloten overeenkomst. Zo is de verwerking van persoonsgegevens nodig voor het autoriseren van toegang tot de applicatie en onderlinge communicatie.
In het kader van de uitvoering van overeenkomst(en) en ten behoeve van marketingdoeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden bedrijven.
Om een profiel van u aan te maken, zodat we u beter van dienst kunnen zijn en producten en diensten kunnen ontwikkelen die afgestemd zijn op uw interesses en voorkeuren. Zodat we u gerichte content en advertenties kunnen tonen.
Voor de ontwikkeling van producten en diensten en marktonderzoek. We kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan derden (zoals markt- en opiniepeilinginstituten) om marktonderzoek te doen. Zo kunnen we u vragen naar uw interesses en of u tevreden bent over de kwaliteit van onze producten, diensten en communicatie.
Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.
Om u te informeren over (nieuwe) producten en diensten door ons. Rechtstreeks, maar ook bijvoorbeeld door campagnes via: social media zoals Facebook, videokanalen zoals YouTube en/of zoekmachines zoals Google. Hierbij houden we rekening met uw voorkeuren op basis van aangeschafte of afgenomen producten of diensten. En het gebruik van apps, mobiele websites en voorkeuren voor communicatiekanaal waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt zich hiervoor afmelden door het contactformulier in te vullen en aan ons te verzenden.
Als u contact heeft met ons om uw verzoek of vraag te behandelen. Dit kan telefonisch zijn (waarbij gesprekken gemonitord kunnen worden voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden), per e-mail, via een contactformulier, via een link die is opgenomen in een door ons toegezonden e-mail of via een andere aan u aangeboden elektronische boodschap, via chatfunctie, webcare, enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, (mobiele) websites inclusief apps, als u inlogt op uw account of u aanmeldt voor nieuwsbrieven of via social media.
De behandeling van klachten, vragen, geschillen en deelname aan social media.
Om onze website(s), app(s) en bijbehorende technologieën te analyseren, te onderhouden, te beveiligen en te optimaliseren.
Voor het samenstellen van statistieken om onze website(s), app(s) en de effectiviteit van advertenties te optimaliseren.
We gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan die hierboven staan beschreven. Mochten er andere doeleinden zijn voor het gebruik van uw persoonsgegevens, vragen we u eerst om toestemming.
Uw e-mailadres kunnen we gebruiken:
voor het toesturen van noodzakelijke informatie over het gebruik van onze producten en diensten (infomail);
voor nieuws, ontwikkelingen en aanbiedingen van (nieuwe) producten en diensten (productmail);
voor onze blog (tips & trics) over projectmanagement, change-management en aanverwante onderwerpen (blog);
voor het verlenen van autorisatie voor toegang tot onze applicatie of support-desk.
U kunt zich voor al deze e-mails afmelden via de afmeldlink in het toegezonden e-mailbericht of via het contactformulier. Uw e-mailadres kan ook gebruikt worden om u te informeren over onze producten en/of diensten via campagnes op social media, zoals Facebook, videokanalen zoals YouTube en/of zoekmachines zoals Google. U kunt zich hiervoor afmelden door het contactformulier in te vullen en aan ons te verzenden.
Privacy by design en privacy by default
Privacy by design: ProjectReports zorgt er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Bijvoorbeeld dat wij niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking en de gegevens niet langer bewaren dan nodig.
Privacy by default: ProjectReports neemt technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat wij, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat wij willen bereiken. Bijvoorbeeld door:
• de locatie van de individuele gebruikers van ProjectReports niet te registeren als dat niet nodig is;
op onze website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
als u zich op onze nieuwsbrief wilt abonneren niet meer gegevens dan nodig te vragen.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om naast gegevens van uw organisatie enkele persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van een derde partij.
Communicatie
Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van een derde partij.
Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.
Onze website en applicatie maken gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om te analyseren hoe gebruikers de site en applicatie gebruiken. De door de cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website en applicatie kan worden overgebracht naar beveiligde servers
van ProjectReports of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website en applicatie gebruikt, om rapporten over de website- en applicatie-activiteiten op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-en applicatiegebruik.
Gegevens verstrekken aan derden
De gegevens die door u zijn verstrekt worden niet met derden gedeeld. Een uitzondering op deze regel is een gerechtelijk bevel om gegevens te verstrekken. In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
Inzage, aanpassen en verwijderen van uw gegevens
Wij bieden alle bezoekers van onze website en alle gebruikers van onze applicatie de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op enig moment aan ons is verstrekt. Als u uw gegevens wilt inzien, aan wilt passen, of uzelf uit onze bestanden wilt laten halen, kunt u contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens. In sommige gevallen kan legitimatie worden verlangd.
Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht uw gegevens makkelijk te kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als u dat wenst. ProjectReports biedt de mogelijkheid om tegen een onkostenvergoeding al uw gegevens uit de applicatie aan te leveren in een Excel bestand. U kunt daarvoor per mail een verzoek sturen naar onze support-afdeling ([email protected]) waarbij u dient aan te geven hoe u de overdracht van de gegevens wilt regelen (bijvoorbeeld per post, per koerier, of zelf ophalen). U ontvangt daarna een prijsopgave waarmee u akkoord dient te gaan voordat wij de export van de gegevens maken en aan u doen toekomen. Wij zullen na ontvangst van uw akkoord (per mail of schriftelijk) de gegevens binnen twee weken beschikbaar stellen.
Cookies
Als u op onze website komt krijgt u de melding “Wij maken gebruik van cookies om de diensten en functies op onze website aan te kunnen bieden en om de gebruikservaring te verbeteren.”
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren, of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en/of andere websites of applicaties, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.
Bewaren
Wij gebruiken uw persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doelen die we in deze verklaring noemen of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen.
Beveiliging
We doen ons uiterste best om de persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We treffen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die proberen te voorkomen dat iemand ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens krijgt of deze kan aanpassen, openbaar kan maken of ervoor zorgen dat de persoonsgegevens verloren gaan. Als we zogenaamde verwerkers inschakelen, verplichten we ze onder meer om volgens onze instructies en onze (beveiligings)standaarden met uw persoonsgegevens om te gaan.
Verwerkingsregister, Functionaris Gegevensbescherming en DPIA
Aan een aantal van de verplichtingen uit de AVG hoeft ProjectReports niet te voldoen:
Verwerkingsregister: de AVG verplicht organisaties een register van verwerkingsactiviteiten bij te houden. Er zijn echter uitzonderingen die gelden voor organisaties met minder dan 250 medewerkers. ProjectReports valt onder de uitzonderingen en houdt een dergelijk register niet aan.
Functionaris Gegevensbescherming (FG): organisaties zijn in bepaalde situaties verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming. ProjectReports hoeft geen FG te hebben.
DPIA: onder de AVG kan een organisatie ook verplicht zijn een zogeheten Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren. ProjectReports valt buiten die verplichting omdat de beoogde verwerking geen hoog risico oplevert.
Verwerkersovereenkomsten met derden
Voor de verwerking van uw persoonsgegevens maken wij gebruik van derde partijen die uw gegevens krijgen. Wij verplichten deze derde partijen als verwerker onder meer volgens onze instructies en (beveiliging)standaarden met uw gegevens om te gaan. Deze afspraken leggen we met elke verwerker vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Een aantal persoonsgegevens worden daarbij verwerkt door deze partners. Met de getekende verwerkersovereenkomsten sluiten wij uit dat de andere partijen de persoonsgegevens voor eigen doelen mogen verwerken.
Vragen en feedback
We controleren regelmatig of we aan dit privacy beleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacy beleid, kunt u contact met ons opnemen.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site en applicatie. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site en/of applicatie, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring zonder dat u daarvan op de hoogte wordt gesteld. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Klachten
Klachten kunt u uiteraard richten aan de directie van ProjectReports via onderstaand adres. Als u vermoedt dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet kunt u een privacy-klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zij nemen iedere klacht in behandeling. De manier waarop ze dat doen verschilt per klacht. U ontvangt altijd een reactie van de AP op uw klacht. Let op: u kunt alleen een klacht indienen over de verwerking van uw eigen persoonsgegevens, niet over de gegevens van iemand anders.
Verbeteringen
Als directie hebben wij er ook belang bij dat we zeer zorgvuldig met uw gegevens omgaan. In dit document hebben we ons beleid weergegeven. We stellen het op prijs als u ons op de hoogte stelt van mogelijke verbeteringen van het privacy beleid.
Namens de directie van ProjectReports BV
Contactgegevens:
ProjectReports
De Brand 22, 3823 LJ Amersfoort
088 - 30 40 470