De volgende situatie doet zich voor: de directie vraagt om een rapportage over de voortgang van het project. Wat voor gevoel geeft dit jou als projectleider? Het is ons in de praktijk opgevallen dat er op verschillende manieren tegen voortgangsrapportages wordt aangekeken. Kijk maar:

De tegenstanders

Tegenstanders zeggen dat ‘alle informatie gewoon digitaal beschikbaar is’, dus waarom zou je nog moeten rapporteren? En zeker in een omgeving waar agile wordt gewerkt: “Hoezo een voortgangsrapportage? Het staat toch om m’n scrumboard!”. Vaak zijn het de jonge digital natives, die volledig digitaal zijn opgegroeid. Ze voelen het moeten opleveren van een voortgangsrapportage als een ouderwets controlemiddel van het management en gebruiken als argument dat tegenwoordig niemand meer de tijd neemt voor het lezen van die voortgangsrapportages. Volgens de digital natives gaat om het geven van vertrouwen. Management hoeft hen alleen maar de ruimte, of voldoende autonomie, te geven. Schriftelijk voortgangsrapportages zijn dus onnodig volgens hen.

De voorstanders

Er zijn ook projectleiders die heel anders over het nut van voortgangsrapportages denken. Zij zien voortgangsrapportages als een manier om hun resultaten zichtbaar te maken. Hoe mooi kan het zijn: iedere rapportageronde laat je zien dat het je gelukt is om het beloofde op te leveren! Voorstanders zien de rapportage ook als een middel om binnen het projectteam de onderlinge afhankelijkheden duidelijk te maken en om de opdrachtgever en stuurgroep efficiënt een goed overzicht te geven van alle verschillende aspecten van het project (denk aan geld, tijd, kwaliteit, etc.). Zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt waardoor wordt voorkomen dat er verschillende beelden van de status van het project ontstaan.

Lees vooral de voortgangsrapportages van de projecten waarvan jouw eigen project afhankelijk is. Het is toch een stuk lastiger om in een agile werkomgeving de voortgang te volgen door langs alle scrumborden van teams in verschillende kamers (of panden) te lopen, vinden de voorstanders van voortgangsrapportages.

Daarnaast zijn je eigen opdrachtgever of stuurgroep niet de enige geïnteresseerden. PMO’s gebruiken de voortgangsrapportages als middel om niet alleen de voortgang, maar ook de samenhang tussen projecten te bewaken.

De informatie opname verandert

De tegenstanders hebben mogelijk gelijk dat sommige opdrachtgevers onvoldoende tijd nemen om de voortgangsrapportage goed te lezen. We worden allemaal dagelijks overspoeld met veel meer informatie en digitale prikkels dan vroeger. Bij onze klanten zien we een toenemende behoefte aan digitale dashboards, die in één oogopslag duidelijk maken hoe het staat met de voortgang van de desbetreffende projecten. Dat is de uitdaging die we bij ProjectReports aangaan: het rapporteren voor projectmanagers steeds makkelijker maken en daarbij de rapportages zo vormgeven, vaak door visualisatie, dat de opdrachtgever direct ziet waar hij of zij aandacht moet geven en daardoor tijd bespaart.

En jij?

Hoe denk jij over het maken van voortgangsrapportages? Voelt het als een verplichting, of geeft het jou juist het gevoel dat het je helpt. Daar ben ik heel nieuwsgierig naar, dus reacties zijn welkom.

Harut Galstyan – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]