…dat is niet altijd eenvoudig weet ik uit ervaring. Vooral in grote organisaties, waar veel stafafdelingen zijn, heb je als projectmanager te maken met collega’s die zich met jouw project gaan bemoeien. Procedures, autorisaties, compliance richtlijnen en nog veel meer voorwaarden zijn als brandende hoepels waar je doorheen moet springen en die volgens jouw gevoel vertragend werken. Toch kun je versnellen. Hoe? Dat leg ik uit. Maar laten we eerst eens kijken naar een veel voorkomend spanningsveld tussen stafafdelingen en de projectorganisatie.

Goede intenties versus je niet geholpen voelen

Net als bij het door een brandende hoepel springen, moet je erop vertrouwen dat het voldoen aan al die procedures een goed doel dient en dat de betreffende stafafdelingen goede intenties hebben. Hoe groter de organisatie des te meer stafafdelingen er zijn om de organisatie te beschermen, bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging, privacy- en milieurichtlijnen. Stafafdelingen moeten ervoor zorgen dat projecten de producten opleveren die voldoen aan de eisen die het management van de organisatie van belang vindt. Stafafdelingen kunnen projectmanagers daarbij helpen. Alleen voelen die projectmanagers dat lang niet altijd zo.

Als projectmanager voel je je niet geholpen als je bijvoorbeeld een lange checklist moet invullen met vragen die voor jou niet duidelijk zijn; of als je een goedkeuringsprocedure via diverse gremia moet volgen, of als een voorwaarde, bijvoorbeeld een test, plotseling ‘uit de hoge hoed’ springt. Is dat gewoon ‘jammer’ voor je? Enerzijds heb je er gewoon mee te dealen, anderzijds valt er wel wat aan te doen: je moet elkaars pijn begrijpen weet ik uit ervaring. Komen deze ervaringen in jouw organisatie voor, dan kunnen deze 3 tips je helpen:

Tip 1: Organiseer een live workshop

Breng projectmanagers, opdrachtgevers en stafmedewerkers bij elkaar in een live workshop. Ik noem deze sessies: ‘The Way of Working workshops’. Visualiseer de projectfases op een plaat of whiteboard. Inventariseer per fase de pijnpunten en bepaal welke het interessantst zijn om te bespreken, gegeven de mogelijkheden die de deelnemers zelf hebben. Ga vervolgens met elkaar in gesprek over elkaars ervaringen. Bespreek wat men van elkaar verwacht en hoe men hetgeen daadwerkelijk geleverd werd ervaren heeft. Bespreek met elkaar wat nodig is om het resultaat te bereiken (zoals de ingevulde checklist of een uitgevoerde test) en bespreek de hulpvragen van de projectmanagers en opdrachtgevers.

Tip 2: Zorg voor een positieve en toekomstgerichte sfeer

Kijk vooral samen naar de toekomst, hoe dingen beter kunnen. Achteraf moet er het gevoel heersen dat je samen in staat was om problemen te bespreken en op te lossen zonder dat iemand zich aangevallen voelde. Een facilitator kan daar prima bij helpen. Het is bij voorkeur iemand die buiten de partijen staat en een neutrale rol vervult.

Tip 3: Houd de verwachtingen laag en de oplossingen klein

Start niet met de intentie het hele proces te veranderen, neem als uitgangspunt het proces zoals het is en hoe je daarin met elkaar omgaat (‘The Way of Working’). Want ‘alles verbouwen’ betekent veel werk, terwijl iedereen het al druk heeft. Focus daarom op die punten die de deelnemers samen ook kunnen veranderen. Houd in principe de bestaande processen als uitgangspunt, tenzij de gezamenlijke conclusie is dat ze sterk verouderd zijn of aanpassing behoeven.

Tot slot

Mijn persoonlijke ervaring is dat deze aanpak interessante inzichten en verbeteringen oplevert. Door elkaars problemen te kennen zal er meer begrip ontstaan. Deze positievere houding zal de samenwerking versoepelen waardoor meer projecten succesvol zullen worden afgerond.

Ik wens je mooie projecten toe met veel onderling vertrouwen.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]