Gastblog 1 van 2

Geïnteresseerd in ervaringen over het opzetten van een PMO? Lees dan het verhaal van Olivier Zuijderwijk, adviseur organisatieontwikkeling bij Havensteder, een woningcorporatie in Rotterdam. Oliviers ervaringen over het opzetten en runnen van een PMO beschrijven we in twee blogs. Wat er nodig is en wat de doelen zijn, bespreken we in deze blog. Maar allereerst de uitdagingen waar Havensteder tegenaan liep, te beginnen met de vraag:

Wat was de reden om een PMO (Project Management Office) te starten?

Havensteder werkt met ongeveer 400 mensen aan het verhuren, beheren en onderhouden van ruim 45.000 woningen. Zichtbaar zijn in wijken, goede huisvesting, ervoor zorgen dat bewoners zich thuis voelen en zoveel mogelijk mensen een thuis bieden zijn strategische thema’s waar een steeds groter aantal projecten aan verbonden zijn. Dit is wat Olivier erover zegt:

“Er kwam een moment dat we binnen onze organisatie niet meer wisten welke projecten er liepen en of we de juiste keuzes maakten. Dat maakte het bijvoorbeeld uitdagend om planningen te maken en de capaciteit (bemensing) aan projecten te verbinden. Bovendien had elke projectleider zijn of haar eigen manier van werken en rapporteren. We hadden en hebben echter niet alleen te maken met interne factoren. Opgelegde wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaam bouwen, speelt ook een steeds grotere rol bij de uitvoering van projecten. Dat betekent feitelijk dat er steeds meer informatie bijkomt om rekening mee te houden en te managen.”

Olivier legt uit dat er meer grip moest komen op twee grote vragen:

1. Doen we de juiste projecten binnen het portfolio?
2. Doen we de projecten wel goed?

De behoefte aan meer grip was aanleiding om na te gaan denken over het opzetten van een PMO.

Wie waren belangrijke stakeholders om de PMO op te starten?

Dat was de volgende vraag die we aan Olivier stelden: “Vanuit de directie werd een opdracht gegeven aan de toenmalige directeur HR, IT & Facilities om de mogelijkheden van een PMO te onderzoeken. Dat bleek een goede keuze te zijn, want de IT-component werd in alle projecten steeds groter. Vanuit de HR-afdeling sloot ik als Adviseur organisatieontwikkeling aan, evenals onze directiecontroller en de manager Informatievoorziening en Automatisering."

Wat zijn de hogere doelen voor het opstarten van een PMO?

Deze vraag stelde ik om inzicht te krijgen waar gesprekken over gaan in de opstartfase. Olivier zegt daar het volgende over: “Wat je als woningcorporatie uiteindelijk wil bereiken is inzicht hebben of alle projecten een bijdrage leveren aan benoemde strategische doelen. Dat kan alleen bereikt worden als er binnen projecten gestructureerd gewerkt wordt en uniforme voortgangsrapportages worden gebruikt. Een hoger doel is ook dat je op deze manier voorkomt dat in de organisatie tegelijkertijd vergelijkbare projecten worden opgestart, of dat er bijvoorbeeld licenties aangeschaft worden die je al door een andere manager zijn aangekocht. Dus efficiënt en kostenbesparend werken met inzicht voor iedereen.”

Het PMO van Havensteder gebruikt voor hun projecten de Project- & Portfoliomanagement software van ProjectReports. In onze volgende blog geef ik een samenvatting van het gesprek dat ik met Olivier had over het runnen van het PMO. Ik verklap alvast dat zijn PMO in een volgende fase is aanbeland…

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]