Herkenbaar? Of projecten echt een bijdrage leveren aan de strategie ervaar je meestal pas maanden na afronding van het project. Terwijl bij de afronding van een project werd geklapt kan achteraf blijken dat de verwachte voordelen voor de organisatie niet waargemaakt worden. In deze blog behandelen we vier vragen die je als opdrachtgever vooraf kan stellen om de kans opeen waardevolle bijdrage te verhogen. Maar laat ik eerst eens beginnen met een kort fictief verhaal:

Projectmanager Wim

Wim heeft zijn project afgerond. Voordat hij definitief afscheid neemt stelt hij het ‘End Project Report’ op: is het doel behaald, wat is er wel/niet opgeleverd en wat zijn de leerpunten? Het rapport wordt ingeleverd. Wim neemt afscheid. Iedereen is tevreden en draagt hem op handen. Blij trekt hij de deur achter zich dicht. Op naar de volgende klus!

Maar wat gebeurt er als anderhalf jaar later geëvalueerd wordt?

Een interessante vraag, want als projectmanagers zoals Wim de deur uitlopen begint het echte werk pas. Het resultaat van een project zie je pas maanden of jaren later als de nieuwe producten of systemen enige tijd in gebruik zijn. Komt het resultaat dan nog steeds overeen met het plan? Heeft het ook werkelijk bijgedragen aan realisatie van de strategie? Helaas lang niet altijd is mijn conclusie. Pak er maar eens een aantal afgeronde projecten van een paar jaar geleden bij. Is iedereen nog steeds blij?

Een voorbeeld vanuit de praktijk

• De strategie: standaardisatie van managementinformatie in de vorm van betrouwbare dashboards.
• Het project ‘Systeem A’ heeft een standaard managementinformatie (BI) systeem opgeleverd en is destijds positief afgerond.
• De realiteit een jaar later: overal in de organisatie gebruikt men alleen nog maar systeem A. De tool is standaard geworden, maar niet de werkwijze om een gecontroleerde set betrouwbare gegevens te gebruiken! Iedereen gebruikt zijn eigen set met gegevens. Op verschillende dashboards wordt nog steeds conflicterende informatie getoond.
• Het resultaat: er is geen sprake van standaardisatie van managementinformatie, er is alleen een standaard BI-tool.

Er zou nu niet meer voor geklapt worden.

Een extra tip om projecten te beoordelen

In een eerdere blog schreven we al hoe belangrijk communicatie is. In dit geval had het project beter ‘Betrouwbare dashboards’ kunnen heten dan ‘Systeem A’. Dan was de focus in het project en daarmee ook de uitkomst ongetwijfeld anders geweest.

Vier vragen vooraf

Onderstaande vier vragen verhogen de kans op een waardevolle bijdrage van de projecten aan de strategie. Hieronder heb ik het bovenvermelde voorbeeld toegepast. Het project ‘Betrouwbare dashboards’ dient bij te dragen aan de strategische doelstelling ‘Datagericht sturen’.

1. Welke producten moet het project opleveren? (De gewenste output)

In het genoemde voorbeeld dus ‘Aanschaf en implementatie van een standaard BI systeem’, ‘Een proces voor het selecteren en controleren van managementinformatie en maken van dashboards’ en ‘Getrainde gebruikers’.

2.  Wat wil je zien dat mensen anders doen ten opzichte van de huidige situatie? (Het effect)

Dat iedereen die dashboards maakt op een gestandaardiseerde manier hun dashboards met gecontroleerde gegevens bouwen. Blije gezichten en gemak mag ook, wat bijvoorbeeld kan passen bij de strategie ‘Tevreden medewerkers’

3. Wat moet het voordeel zijn voor de organisatie? (De baten)

Management krijgt beter inzicht en kan daardoor beter sturen. Neveneffect: meer tevreden managers en minder frustratie omdat er geen verschillen in managementinformatie meer zijn.

4. Hoe draagt dat voordeel bij aan de strategie? (De realisatie van het strategisch doel)

Managers hebben nu een instrument (de dashboards) waarmee ze kunnen sturen op het realiseren van hun doelstellingen. Het kan zijn dat er nog andere activiteiten of projecten nodig om een strategisch doel zoals ‘Datagedreven sturen’ geheel te realiseren.

Veel succes met het doelgericht realiseren van je projecten. Ik hoop dat mijn vier vragen daarbij van betekenis kunnen zijn.

Reacties stel ik altijd op prijs.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]