Gastblog 2 van 2

De communicatie in projecten wordt verbeterd door het juiste taalgebruik. Dat was de laatste opmerking in de eerste blog die gemaakt is naar aanleiding van een gesprek met Monica Wigman, een ervaren senior adviseur op het gebied van verandercommunicatie. In deze tweede blog legt Monica uit waarom taalgebruik en betrokkenheid niet altijd een vanzelfsprekende combinatie vormen.

“Heb je een voorbeeld uit de praktijk waar het misging met taalgebruik?”

Dat is wat ik Monica vroeg. Er volgde een voorbeeld van een ‘misverstand’ tussen een IT- en HR-afdeling waaruit blijkt dat je rekening moet houden met de perceptie van taal. “Bij een klant van mij had de IT-manager het over ‘hokjes van medewerkers’. Letterlijk bedoelde hij dat de medewerkers op het scherm in vakjes te zien waren. De HR-manager ‘verstond’ echter dat er in de organisatie sprake was van medewerkers die denken in hokjes. Twee totaal verschillende interpretaties” vertelt Monica. Voor de neutrale luisteraar was het misschien heel duidelijk, maar tussen deze groepen was er echt verwarring.

Taalgebruik en betrokkenheid gaan niet altijd samen…

Door een onderwijsinstelling werd Monica betrokken om de communicatie over ‘dé transitie’ te verzorgen. “Toen ik intern ging doorvragen bleken er veel verschillende meningen te zijn over wat ‘dé transitie’ precies inhield. Bovendien werd er continu veranderd en was het niet duidelijk wat deze transitie ‘anders’ was ten opzichte van de vele andere dagelijkse veranderingen”, vertelt Monica. Het woord ‘transitie’ zonder duidelijke inhoud wekte onzekerheid en weerstand op. Betrokkenheid krijg je ook niet door het gebruik van afkortingen en vakjargon. Vooral experts zullen daar scherp op moeten letten.

Een projectnaam kan veel effect hebben

Monica adviseert goed na te denken over de naam van een project. Ze haalt een aantal voorbeelden aan waarbij het niet goed is gegaan. Bijvoorbeeld een projectnaam die in de organisatie een compleet niet gewenst beeld opriep. Die projectnaam was bovendien ook nog in het Engels, terwijl het beleid van de organisatie voorschreef dat Nederlands de te hanteren taal was. Herkenbaar voor mij als interviewer waren Monica’s voorbeelden van IT-projecten die de naam van het te implementeren systeem als projectnaam hanteren. Monica benadrukt dat een goede projectnaam een prachtige communicatiekans biedt. Maak de naam dan wel inspirerend, neem de ambitie van het project op in de naam.

Leermomenten

Taalgebruik is belangrijk om medewerkers of andere betrokkenen binnen projecten mee te nemen. Dat kan alleen maar als er eerst goed nagedacht wordt over de communicatie en de bijbehorende woordkeuze. Controleer ook of de ontvangers de gebruikte taal begrijpen. Pas als dat zo is kan je zinvol communiceren en echte betrokkenheid creëren.

Communicatie en verandermanagement blijven twee complexe vakgebieden. Daarom herhalen we de eerste tip van Monica uit de eerste blog: ga als projectleider bij de opstart van je project eens een half uur met een communicatieadviseur sparren. Veel succes.

Tot slot een mooie quote die Monica in het gesprek gebruikte:

“Communicatie is niet wat je zegt, maar wat je doet.”

Monica, bedankt voor het delen van jouw kennis en ervaring!

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Monica Wigman is een creatieve communicatieadviseur, gespecialiseerd in interne communicatie bij veranderingen. Zij helpt organisaties om complexe verandervraagstukken helder te maken en ontwikkelt een creatieve en participatieve aanpak waardoor de spelers bij de verandering betrokken raken en blijven tijdens het project.