Of projecten echt een bijdrage leveren aan de strategie ervaar je meestal pas maanden na afronding van het project, schreef ik in mijn vorige blog. Het doel is de gewenste verandering in de operatie/uitvoering die je wilt bereiken met de producten (‘output’) die het project moet opleveren. Maar hoe kan je tijdens het project bewaken of je dat doel nog gaat realiseren? De factoren ‘mens’ en ‘tijd’ zorgen doorgaans voor tussentijdse veranderingen of aanpassingen. Deze drie praktische tips helpen je om projectdoelen te laten slagen:

Tip 1: neem het doel op in de voortgangsrapportage

Na de start van het project ontstaan de strubbelingen waardoor een opdrachtgever of stuurgroep gevraagd wordt keuzes te maken. Dan kan de situatie ontstaan dat de focus van de opdrachtgever komt te liggen op het nemen van alle hordes en het bereiken van de eindstreep, de oplevering en implementatie van de producten. Uiteindelijk gaat het om het doel dat met die producten wordt bereikt. Zet dat doel op een prominente plaats in de voortgangsrapportage.

Tip 2: ken een indicator toe aan het doel

Het doel alleen in de voortgangsrapportage vermelden zal niet altijd voldoende zijn om aan te zetten tot het goede gesprek in de stuurgroep. Door een indicator voor het doel (rood, oranje of groen) op te nemen worden opdrachtgever en stuurgroep ‘gedwongen’ om zich uit te spreken over de kans op het realiseren van het doel.

Tip 3: herijk de business case als de indicator oranje of rood kleurt

Het bespreken of het project nog op koers ligt om het doel te realiseren is een veel eenvoudiger actie dan het ‘herijken van de business case’. Maar het is een tussenstap. Als de discussie over het doel uiteindelijk leidt tot de conclusie dat de indicator oranje of rood kleurt is dat het signaal om de business case opnieuw tegen het licht te houden. Een grotere, maar nuttige klus. En als de situatie overduidelijk is kan direct worden besloten het project te stoppen om nog meer tijd en geld te besparen.

Tot slot

Samen een doel bereiken is uitdagend, maar als het lukt fantastisch. Een effectieve voortgangsrapportage mag daarbij niet ontbreken. Dat het bespreken van de voorgangsrapportage ook zorgt voor teambuilding en het verbeteren van de communicatie, dat lees je terug in deze blog.

Veel succes bij het realiseren van de projectdoelen!

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]