Een voortgangsrapportage maak je niet alleen voor je opdrachtgever of stuurgroepleden. Dat is een boodschap die ik graag aan projectmanagers wil meegeven. Soms wordt de voortgangsrapportage slechts gezien als een middel om te controleren en te sturen. Het is echter ook een communicatiemiddel dat een goede rol kan spelen op het gebied van teambuilding.

Projecten kunnen uit tientallen of zelfs honderden mensen bestaan

Hoe groter het team is, hoe uitdagender het wordt om de eenheid te behouden. Binnen grotere projecten heb je deelprojectleiders die elk een eigen verantwoordelijk hebben. Ze houden zich bijvoorbeeld bezig met de processen, de softwareontwikkeling, het testen van de software, of het trainen en begeleiden van gebruikers. De specialisten in de verschillende teams werken elk aan hun eigen taak, zo zijn bijvoorbeeld de softwareontwikkelaars aan het ontwikkelen. Het risico bestaat dat die specialisten teveel ‘hun eigen ding doen’ en te weinig oog hebben voor de andere ontwikkelingen binnen en buiten het project.

Gebruik jij de rapportage voor teambuilding?

Een voortgangsrapportage maak en gebruik je als projectmanager ongetwijfeld al, maar je kan er dus meer mee. Het is namelijk nuttig om jouw voortgangsrapportages te delen en te bespreken met allen die voor het project aan het werk zijn; een mooie rol voor de deelprojectleiders. Door de specialisten te informeren krijgen zij een beter idee hoe hun werk bijdraagt aan het geheel en kunnen ze wellicht een idee of bijdrage leveren voor een probleem dat elders is ontstaan. Het delen en bespreken creëert betrokkenheid en verbindt mensen met elkaar. Vergelijk het met een kick-off: je roept iedereen bij elkaar om bij de start alle neuzen in dezelfde richting te laten wijzen. Zo is het ook met een voortgangsrapportage; deze rapportage helpt je om alle neuzen tijdens het project dezelfde kant op te laten wijzen.

Gebruik jij de voortgangsrapportage ook al als communicatiemiddel?

Ik ben altijd nieuwsgierig naar andere ervaringen en aanvullende suggesties.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]