Hoe kun je projecten (nog) beter prioriteren? Dat was de titel van onze vorige blog. We bespraken een aantal methoden, waarmee je de eerste stappen kan zetten met het maken van betere projectkeuzes. Maar al snel is er meer nodig, zeker als je de projecten beter wilt afstemmen op de doelen en strategie van je organisatie. Daarom gaan we dit keer een stap verder, door naar het gebruik van meerdere criteria te kijken…

De noodzaak van meer professionaliteit

Bekend is dat in organisaties die het proces van prioriteren nog niet hebben geprofessionaliseerd doorgaans de mensen met het mooiste verkoopverhaal en belangrijkste connecties hun ideeën “er door krijgen ”. Als je wilt weten hoe je om moet gaan met “Mijn project moet eerst ”, lees dan nog even deze blog. Het gevolg van dit menselijk handelen is dat andere mensen, die politiek en mondeling minder vaardig zijn, aan het kortste eind trekken als er keuzes gemaakt worden. Brutaliteit wint het dan van objectiviteit zou je kunnen redeneren.

Transparante en objectieve projectkeuzes met de Multi-criteria analyse

Organisaties kiezen er daarom al snel voor om projectvoorstellen te beoordelen op basis van meerdere criteria (Multi-criteria analyse). Door gebruik te maken van verschillende criteria laat je verschillende belangen meewegen in de prioritering. Dat kunnen belangen van verschillende stakeholders zijn, bijvoorbeeld commerciële belangen van Hoofd Marketing & Sales (extra omzet) in combinatie met operationele belangen van Hoofd Binnendienst (hoeveelheid extra werk). Maar het kan ook gaan om verschillende belangen van dezelfde stakeholders; zo kan een directie voor het prioriteren naast financiële criteria bijvoorbeeld de bijdrage aan de strategische doelen en risico's als criteria toevoegen. De uitdaging is om ervoor te zorgen dat je de criteria kiest waarvan het gebruik ertoe zal leiden dat alle projecten optimaal bijdragen aan de doelen die jouw organisatie wil bereiken.

Iedere organisatie is uniek

Elke organisatie dient de criteria af te stemmen op de eigen specifieke situatie; een ‘best practice’ lijst met criteria, om transparante en objectieve projectkeuzes te maken bestaat niet. Om het denken te helpen heb ik verschillende mogelijkheden eens op een rij gezet op deze pagina over prioriteren.

Binnenkort te verwachten

Bij ProjectReports houden we ervan om op basis van een klantvraag onze software door te ontwikkelen. Zo bouwden we al eerder de OGSM-module. Komende maand kan je onze Prioriteringsmodule verwachten, gebaseerd op multi-criteria analyse. Met die module kan je heel eenvoudig jouw unieke criteria met wegingsfactoren opvoeren en je projecten scoren. Zodat de prioritering met een goede afweging van jullie criteria kan plaatsvinden.

Voorbereiding

Bepaal aan de hand van jullie strategie, doelstellingen, belangrijkste zorgpunten, kansen, risico’s, financiële situatie, wat voor jullie de meest nuttige criteria zijn. En bepaal de weging van die factoren.

Veel succes met het voorbereiden van transparante en objectieve keuzes!

To be continued….

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]