De meeste organisaties hebben meer projecten op hun wensenlijst staan dan dat er tijd of geld beschikbaar is om ze te realiseren. Dus zullen er keuzes moeten worden gemaakt. Projecten kiezen heeft ook met balanceren te maken; je zal bijvoorbeeld ook ruimte moeten houden om flexibel te zijn in geval van dringende onverwachte zaken. Prioriteren is daarmee uitdagend, daarom deze keer een eerste artikel met twee simpele methoden om te prioriteren.

De basis van prioriteren

Ergens prioriteit aan geven kan alleen als je alle projecten kent. Stel daarom eerst een complete lijst samen. Neem er de tijd voor. Zorg er wel voor dat de aanvragen voor projecten op een uniforme wijze aangeleverd worden, want alleen dan kan je vergelijken. Vervolgens bepaal je met welke methode je wilt prioriteren. In deze blog behandel ik twee simpele methoden. De volgende blog gaan we een wat meer geavanceerde methode gebruiken.

Twee methoden om projecten te prioriteren

Methode 1: MoSCoW

Een bekende methode om eisen en wensen (‘requirements’) binnen softwareontwikkeling te prioriteren is MoSCoW. Je kan deze methode ook inzetten om op een zeer eenvoudige manier projecten te prioriteren.

M: ‘Must have’. Projecten die moeten doorgaan, bijvoorbeeld AVG-wetgeving of een getekend contract.

S: ‘Should have’. Projecten die je zou moeten doen. Vergelijkbaar met een eis.

C: ‘Could have’. Projecten die je wil doen, mits haalbaar. Vergelijkbaar met een wens.

W:‘Won’t have’. Projecten die je nu niet kan doen, wellicht later.

Het is een eenvoudig toepasbare methode die als belangrijkste nadeel heeft dat niet duidelijk wordt waarom een project een bepaalde prioriteit krijgt. Uiteraard kan je de argumenten van de personen die scoren vragen, maar daarmee heb je nog steeds geen gestructureerde, gedragen, criteria met elkaar afgesproken. Iedereen kan zijn eigen argumenten (criteria) hanteren.

Methode 2: RICE

Ook de RICE methode wordt bij softwareontwikkeling gebruikt en is inzetbaar voor het prioriteren van projecten. RICE gaat, in tegenstelling tot MoSCoW, wél uit van vastgelegde criteria, in dit geval vier:

1. Reach: hoeveel mensen worden beïnvloed door het project in een bepaalde periode?
2. Impact: hoe groot is de impact op klanten (gebruikers)?
3. Confidence: Hoe zeker ben je van de gegevens die je bij Reach en Impact hebt gebruikt?
4. Effort/Ease: hoeveel inspanning moet er door mensen geleverd worden?

Gebruik bij voorkeur een makkelijke reeks waarden, bijvoorbeeld (0,25, 0,5, 1,0 en 2,0) voor Impact en Effort en bijvoorbeeld 25%, 50%, 75%, 100% voor Confidence.

Door Reach met Impact en Confidence te vermenigvuldigen en vervolgens te delen door Effort ontstaat de RICE score. Projecten met de hoogste score krijgen vervolgens prioriteit.

Deze methode is voor situaties waar duidelijk een groep klanten of gebruikers een hoofdrol speelt, goed bruikbaar en ook relatief simpel toe te passen. Naast het feit dat deze methode geen rekening houdt met de strategie van de organisatie ben ik persoonlijk ook minder gecharmeerd van prioriteringsmethoden zoals deze waarin de geschatte inspanning meeweegt: de plek van grote projecten op de lijst komt soms niet herkenbaar over omdat die projecten veel capaciteit vergen en daardoor veel lager op de lijst eindigen dan men op basis van toegevoegde waarde verwacht. Persoonlijk houd ik de maakbaarheid (effort) liever gescheiden van de prioritering. Daarbij komt nog eens dat soms de benodigde capaciteit achteraf dusdanig afwijkt van de oorspronkelijke inschatting dat men tot een andere prioritering zou zijn gekomen. Maar bepaal vooral wat bij jullie past.

Beide methoden hebben als groot voordeel dat je er snel mee aan de slag kan, waarbij MoSCow de meest laagdrempelige methode is. Volgende keer gaan we in op een meer geavanceerde methode, waarbij meerdere criteria die specifiek voor jouw organisatie van toepassing zijn worden gebruikt. Die methode zorgt ervoor dat je projecten zeker bijdragen aan de strategie en doelen die jouw organisatie nastreeft.

Ik hoop dat deze informatie je helpt om nog betere keuzes te maken. Wil je meer over prioriteren lezen, kijk dan op de pagina 'Hoe kan ik projecten prioriteren?'.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]