Elke manager met een goed idee wil dat zijn of haar voorstel topprioriteit krijgt. Maar hoe prioriteer je als eindverantwoordelijke de projecten? Voor je het weet word je overspoeld met een groot aantal projecten dat niet meer te overzien is en daardoor ook niet meer te managen.

Dat uit zich vaak in conflicten over de inzet van medewerkers met schaarse kennis. Een ander negatief effect van teveel projecten tegelijk is het multi-tasken waardoor het rendement van de mensen daalt, met als gevolg langere doorlooptijd van de projecten of meer fouten.

Elke manager met een goed idee wil dat zijn of haar voorstel topprioriteit krijgt. Maar hoe prioriteer je als eindverantwoordelijke de projecten?

Pas op voor ‘alles-voor-elkaar-krijgers’

In het verleden ben ik in diverse organisatie zogenaamde ‘alles-voor-elkaar-krijgers’ tegengekomen: managers die hun ideeën intern heel goed kunnen verkopen. Een mooi voorbeeld daarvan was marketingmanager Robert. Met zijn charme en altijd voorzien van een big smile wist hij al zijn projectvoorstellen goedgekeurd te krijgen. Terwijl de manager binnendienst achterbleef met het verbeteren van zijn afdeling. Focus (of ‘onbalans’) aanbrengen gedurende een korte periode is wel te billijken, maar moet niet te lang duren. Als directeur wil je dat alle onderdelen van je organisatie zich doorontwikkelen. Daarom dit stappenplan om bij “Mijn project moet eerst” situaties ook een objectieve selectie te maken:

Stap 1: Definieer vooraf de beoordelingscriteria

Om te voorkomen dat tijdens de bespreking van projectvoorstellen iedere inbrenger zijn eigen argumenten aandraagt is het verstandig om voorafgaand aan die bespreking het eerst samen eens te worden over de beoordelingscriteria. Op basis van welke criteria ga je projecten beoordelen? Enthousiasme en een goed gevoel zijn niet genoeg. En alleen op basis van kosten en omzet oordelen is te eenzijdig.

De organisatiedoelstellingen voor komend jaar vormen een belangrijk handvat voor de beoordelingscriteria. Willen jullie dat jaar bijvoorbeeld vooral internationaal groeien, kostenreductie, of versnelling van klantprocessen? Stel met het directieteam een lijstje criteria op. Sommige organisaties geven de criteria nog een wegingsfactor mee, bijvoorbeeld: internationaal groeien factor 4, kostenreductie factor 1 en klantprocessen factor 2.

Stap 2: Werk ieder voorstel op 1 A-4 uit

Zorg ervoor dat alle projectvoorstellen worden uitgewerkt. Wat is er bijvoorbeeld nodig voor de nieuwe marketingcampagne, de nieuwe vestiging, of de doorontwikkeling van de software? Bij voorkeur in een bepaald formaat waarbij zaken zoals kosten, baten en bijdrage aan het strategische doelen zijn opgenomen. Breng daarnaast de benodigde inspanning in beeld: hoeveel tijd, geld en mensen zijn nodig. Probeer het voorstel te beperken tot 1 A-4 tje.

Stap 3: Prioriteer de juiste projecten

Het directieteam kan op basis van de ingediende A-4 tjes de projectvoorstellen beoordelen en prioriteren. Het wordt door deze stappen een stuk eenvoudiger om een objectieve(re) keuze te maken. Het lijstje met geprioriteerde projecten is nu voor de hele organisatie een helder ijkpunt voor het maken van keuzes. De gewenste prioriteit is vastgesteld. Er is echter een ‘maar’. Het wensenlijstje bevat meestal meer projecten dan er uitgevoerd kunnen worden. De maakbaarheid moet nog beoordeeld worden. Daar zal ik in mijn volgende blog op ingaan. Dan zal ik ook ingaan op de Wet van Little.

Objectief de juiste projectkeuzes maken zal altijd wel een uitdaging blijven. Toch ben ik ervan overtuigd dat deze stappen helpen om misschien net dat ene goede idee eruit te pikken dat mogelijk over het hoofd zou worden gezien, maar topprioriteit verdient.

Reacties stel ik altijd op prijs. Zelf overzicht houden van alle zorgvuldig gekozen projecten? Klik hier

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel. 06 – 53 24 77 43 – [email protected].