De Zorggroep maakte een noodzakelijk veranderproces door en slaagde erin om de organisatie van projectmanagement-ondersteuning te professionaliseren op basis van 4 pijlers. Dat beschreven we in gastblog 1 en 2. Maar er viel nog een belangrijke stap te maken; er moest uniformiteit komen in de projectrapportages en de dashboards van alle zorgprojecten om grip te krijgen en de voortgang van het geheel van projecten inzichtelijk te krijgen.

Het belang van uniformiteit

“Elk project zou altijd een afgeleide moeten zijn van de strategie. De RvB en managementleden prioriteren de verschillende projecten op waarde. Alleen kan een laatste project altijd ineens belangrijker lijken dan anderen”, vertelt Thijs Baeten, manager PMO. Daarom is het belangrijk dat de toegevoegde waarde van elk project en de voortgang op een gelijksoortige manier beschreven wordt.

De oplossing

De projectrapportages moesten eenduidiger worden voor iedereen. Thijs vertelt: “In eerste instantie waren diverse sjablonen in MS Word en Excel ontwikkeld, zoals een voortgangsrapportage in Word. Later is dat voortgangsrapportage sjabloon vervangen doordat de Zorggroep gebruik is gaan maken van ProjectReports. In ProjectReports was de voortgangsrapportage eenvoudig aan te passen aan ons eigen model.” Linda vertelt dat de eenvoud van de zogenaamde stoplichtrapportage van grote toegevoegde waarde is, omdat iedereen in een oogopslag ziet waar extra focus op moet zijn.

“Nu ben ik in 20 minuten klaar met het opleveren van de rapportage voor de Regietafels. Er zit meer structuur in de projecten en onze projectleiders ervaren het als plezierig en waardevol om aan tussentijdse mijlpalen te werken”

Linda Op den Drink – Portfolio medewerker PMO

Positieve bijwerkingen

Het complete verandertraject, dat we in drie gastblogs beschreven hebben, werd door Linda ook begeleid met nieuwsbrieven binnen de hele organisatie. Daarnaast is Linda trots op de maandelijkse ‘verbindingsbijeenkomsten’ die zij organiseert voor projectleiders van verschillende afdelingen. In deze bijeenkomsten bespreken projectleiders hoe ze verbeteringen kunnen realiseren. Thijs benadrukt dat hij trots is op zijn hele team en dat iedereen, ondanks een moeizaam corona jaar, gegroeid is in zijn of haar rol. Thijs en Linda zien al duidelijk de verbetering van de projectresultaten ten opzichte van de startsituatie twee jaar geleden.

Concrete resultaten van het veranderproces

• Een groter percentage van de projecten die via PMO lopen slaagt.
• De projecten kunnen beter aan de strategie worden gekoppeld.
• Proces en sjablonen zijn afgestemd op de zorg.
• Door gebruik te maken van ProjectReports is de integraliteit verhoogd: standaardrapportages in een tool. Daardoor zijn de verschillende portfolio’s nu makkelijker en beter inzichtelijk.
• De governance, de wijze van besturen, is nog beter geborgd.
• Een betere besluitvorming, die genomen wordt op basis van uniforme rapportages.
• Veel meer structuur, ‘de blauwe kant’ is op orde.
• Mensen vervullen hun projectrollen beter.
• PMO is geen ‘mystery afdeling’ meer, maar een afdeling die iedere betrokkene bij een project vooruithelpt.

Dankwoord

Namens ProjectReports willen we Linda Op den Drink en Thijs Baeten hartelijk danken voor het delen van hun ervaringen met hun professionaliseringsproces binnen De Zorggroep. Ook hopen we dat hun ervaringen met de vier pijlers van verandering, beschreven in gastblog 2, anderen inspireert.

Heb je vragen over ProjectReports?

Project Management Offices die ook structuur willen ervaren in hun project- en portfoliorapportages staan we natuurlijk graag te woord.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]