In de vorige blog gaf Eric Menger, een zeer ervaren consultant op het gebied van PMO's, zijn visie op het moderne PMO dat volgens hem vooral een serviceorganisatie met voldoende mandaat moet zijn. Op de vraag ‘Hoe bereik je dat?’ noemde hij 4 belangrijke stappen. Bovendien beargumenteerde hij wat het oplevert als het hoofd PMO verantwoordelijk wordt gemaakt voor het managen van de change organisatie.

Stap 1: Stel een PMO manager aan

“Het PMO hoeft niet gelijk een heel team te zijn. Begin met het aanstellen van een goed gekwalificeerde PMO-manager, minimaal op HBO werk- en denkniveau. Het moet iemand zijn die plezier heeft om mensen te ontzorgen en te ondersteunen en stevig in zijn/haar schoenen staat om mensen te motiveren. Bovendien is het hebben van een goed gevoel van cijfers en focus op datahygiëne een belangrijke pré”, aldus Eric.

Stap 2: Breng alle projecten in kaart

Breng alle lopende projecten en programma’s, in kaart. Daardoor kan de PMO-manager gelijk betrokken worden bij de besluitvorming over projecten. Bovendien is zo’n inventarisatie een uitstekende manier om de organisatie te leren kennen.

Stap 3: Toets alle projecten aan strategie en/of beleid

Dit heeft met opschoning te maken. Projecten die geen bijdrage leveren aan de strategie of het beleid kunnen geheel of gedeeltelijk gestopt worden. In veel gevallen moeten er keuzes gemaakt worden omdat er onvoldoende tijd en capaciteit beschikbaar is. Wil je meer weten over prioriteren? Lees dan deze blog.

Stap 4: Professionaliseer het projectmanagement proces

Daarin zit namelijk het antwoord op de vraag wat het PMO oplevert. Eric zegt daar het volgende over: “De waarde van het PMO is tweeledig; het gaat over de begrippen ‘efficiency’ en ‘effectiviteit’. Efficiency realiseer je door een uniforme manier van werken te ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van voortgangsrapportages, of het gebruik van slimme templates. Dat bespaart tijd, geld en geeft inzicht om zaken sneller te begrijpen. De effectiviteit wordt vergroot doordat de projectmanagers beter ondersteund worden en sneller kunnen ingrijpen, zodat projecten niet in tijd of geld uit de pas gaan lopen.”

We stelden Eric nog een vraag, namelijk: “Wat is de meest ideale vorm van het PMO?” Er volgde een interessant antwoord, dat ik graag in de volgende blog bespreek.

Wordt vervolgd...

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

Eric Menger is consultant Project Management, PMO en Agile bij Mojeo en schrijver van het boek  ‘Het Project Management Office als service afdeling’.