Kosten besparen. Voor veel organisaties is dat een actueel onderwerp. Daarom heb ik je de vorige keer geïnformeerd over de manier waarop je kunt besparen bij de aanschaf van software en schetste ik hoe je in 4 stappen komt tot een professioneel projectenportfolio. Dit keer maak ik een extra verdiepingsslag die voorkomt dat er onnodig geld uitgegeven wordt.

Voorkom doublures in verschillende projecten

Wat bedoel ik daarmee? Ik zal het je uitleggen. In stap vier van de vorige blog gaf ik aan dat je bij een nieuwe software aanvraag altijd eerst moet controleren of je niet software met vergelijkbare functionaliteit al in huis hebt. Maar in grote organisaties is dat niet altijd voldoende. Het gaat over het hebben van een helikopterview over de verschillende projecten die lopen. In de praktijk blijkt namelijk dat projecten vaak om gelijksoortige functionaliteiten vragen terwijl dat onderling niet bekend is. Er is te weinig overleg, bijvoorbeeld door de omvang van de organisatie.

Een eenvoudig voorbeeld is dat meerdere projecten een document management functie willen aanschaffen: een project is bijvoorbeeld bezig met de uitrol van Office 365 en wil SharePoint uitrollen, terwijl een ander project tegelijkertijd bezig is om eindelijk eens de document afhandeling voor een aantal cruciale systemen beter te regelen en op zoek is naar een geschikt Document Management Systeem. Zonder overleg is de kans groot dat er verschillende systemen aangekocht en geïmplementeerd worden die hetzelfde doel dienen. Zonde van de tijd en het geld! Ook zal het de onderlinge samenwerking in de organisatie complexer en uitdagender maken. Misschien herken je zelf ook een dergelijke situatie waarbij onbedoeld verschillende software-systemen voor hetzelfde doel zijn aangeschaft.

Groepeer en verdien meer!

Hoe voorkom je dergelijke doublures en onnodige uitgaven? De tip die ik heb is om projecten die een zelfde soort doel dienen te groeperen. Onderzoek of ze software willen aanschaffen en wat voor functionaliteit ze nodig hebben. Op die manier hang je een label aan een aantal projecten en kan je als PMO’er of portfoliomanager overzicht houden. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende groepen:

• Interne samenwerking verbeteren
• Completere klantinformatie
• Beter opslaan en vinden van documenten
• Innovatieprojecten
• Elke andere groep die van toepassing is binnen jouw branche

Als er ‘appels met appels’ vergelijkingen te maken zijn is het raadzaam om vertegenwoordigers van verschillende projecten bij elkaar te zetten en te onderzoeken of er samenhang bereikt kan worden. Check natuurlijk wel eerst of dergelijke software niet al aanwezig is in je organisatie. Indien dat laatste niet het geval is en de projecten gezamenlijk de markt op willen, dan levert het samen aanschaffen van hetzelfde systeem ongetwijfeld een extra besparing op.

Stop met dubbel betalen

Door te groeperen voorkom je dat er meerdere oplossingen worden gekozen en je dubbel betaalt voor hetzelfde probleem. Zo verklein je de kans dat bijvoorbeeld zowel Microsoft als Google technologie geïmplementeerd wordt door twee projecten die beide bezig zijn om de interne samenwerking te verbeteren. Zet als PMO of portfoliomanager de verschillende groepen in één tabel en laat een check uitvoeren tijdens het maken van de plannen voor 2021. Dan zal je ervaren dat je door het vinden van onderlinge samenhang veel kosten bespaart.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]