De vakantie is (bijna) voorbij, de plannen voor 2021 worden nu gemaakt. Alle veranderinitiatieven worden verzameld en projecten worden benoemd. Voor de dagelijkse werkzaamheden lijkt het noodzakelijk om te investeren in meerdere tools die de businessprocessen verbeteren. Als portfoliomanager zag ik meerdere keren een grote hoeveelheid aanvragen voor tools binnenkomen. Maar zijn die investeringen altijd noodzakelijk?

Achteraf blijkt vaak dat toegeven aan de behoefte “Ik moet een tool aanschaffen, anders kan ik mijn werk niet goed doen”, niet de juiste beslissing was en dat er geld over de balk is gesmeten doordat het verkeerde tool is aangeschaft, of doordat het project langer duurde dan verwacht omdat het proces niet helder was. Hieronder presenteren we een stappenplan, aangevuld met voorbeelden en onze visie op de aanschaf van projectrapportage tools, onze specialiteit.

Stap 1: Maak eerst het probleem helder

Als een manager in je organisatie bijvoorbeeld een nieuw CRM-systeem, een planningstool of administratief systeem zegt nodig te hebben, vraag dan eerst om voor iedereen heel helder te maken welk probleem daardoor dan wordt opgelost. Dat is de basisvraag. Het probleem moet de pijn beschrijven: wat gaat er fout (oorzaak) en wat (en hoe erg) zijn de gevolgen? Neem voor deze eerste stap genoeg tijd. Niet elk verondersteld probleem is een echt probleem voor de organisatie. En niet altijd biedt een tool de (juiste) oplossing.

Voorbeeld: klanten van ProjectReports hebben vaak deze problemen: “Doordat we portfoliorapportages handmatig maken door plakken en knippen van Excel bestanden kost het maken te veel tijd en bevatten de rapportages te vaak fouten.”

Stap 2: Zorg eerst voor een stabiel proces

Voordat je over de aanschaf van een tool gaat nadenken zal eerst het proces op orde moeten zijn. Dat betekent dat iedere betrokkene bij het proces zijn of haar rol moet kennen. Maar ook dient het proces stabiel en voor iedereen duidelijk te zijn. Een proces dat continue verandert wil je namelijk niet automatiseren. Door eerst het proces op orde te krijgen voorkom je dat een tool wordt aangeschaft dat al een paar maanden na implementatie niet het juiste blijkt te zijn of dat er onnodig extra geld besteed wordt aan een her-implementatie.

Voorbeeld: in eerdere blogs hebben we verwezen naar ons voorbeeld voor een rapportageproces voor projecten. Dit voorbeeldproces kan een start zijn voor een gedegen projectrapportage-proces voor jouw organisatie. Je kan dit document hier downloaden.

Stap 3: Bepaal en beperk je eisen en wensen

Als het proces goed loopt kan je ook vaststellen wat er echt nog aan IT-ondersteuning nodig is. De wensen en eisen, de benodigde informatiebehoefte kan je dan relatief simpel verzamelen om de volgende stap te zetten. Maak een overzicht en waak ervoor niet te veel in details te duiken. Beschrijf de hoofdlijnen en wat echt kritisch is. Het is goed als meerdere mensen uit de organisatie meedenken met alle eisen en wensen, maar het beperken van wensen en eisen is een must. Ga niet alles opschrijven wat je denkt de komende jaren te gaan gebruiken. Focus op hoe het proces er nu en de komende twee jaar uit zal zien. Tegen de tijd dat je je proces verder geprofessionaliseerd hebt ben je vaak verder in de tijd dan je gehoopt had; of ziet de toekomst er weer heel anders uit, zoals we gemerkt hebben de afgelopen tijd. Schaf daarom niet een tool voor de verre toekomst aan.

Voorbeeld: we merken bij ProjectReports vaak dat grote klanten komen met een lijst van wensen maar als onze experts met ze praten, dan is eenvoud in gebruik (bij zowel projectmanagers als PMO) en openheid naar andere pakketten toch wel een van de belangrijkste eisen.

Stap 4: Kijk naar samenhang met de al aanwezige tools

Na deze drie stappen kan de conclusie zijn dat er helemaal geen tool nodig is. Maar als het probleem helder is, het proces stabiel en de wensen en eisen in beeld zijn kan actie worden genomen. Maar voordat je start met een marktverkenning doe je er verstandig aan om eerst te onderzoeken of er niet al tools in huis zijn die de gewenste functionaliteit (kunnen) ondersteunen. Grotere IT-afdelingen hebben daarvoor IT-architecten in dienst. Als dergelijke tools niet in huis zijn kan je starten met een marktverkenning om snel een beeld te krijgen wat er op de markt te krijgen is. Na die inventarisatie is het goed om opnieuw te overwegen of het de gewenste route is. Zo ja, start dan het echte inkoop-proces.

Toch ook een waarschuwing: kijk niet alleen naar aanwezige tools. Wij merken bijvoorbeeld dat onze klanten soms ook projectmanagement tools aangeschaft hebben, maar dat deze vaak zo complex zijn, dat de organisatie hier niet aan toe is en/of hier niet mee wil werken. Onze visie: een tool moet simpel zijn in gebruik. Wil je iets speciaals, voor onze klanten bijvoorbeeld planning of uren registratie, dan zijn daar geweldige tools die vaak gekoppeld kunnen worden. Zo krijg je een best of breed oplossing.

Ook tijd en geld besparen op tooling?

Een tool aanschaffen is een proces op zich dat de meeste organisaties niet continue doen. De consequenties als dit fout gaat kunnen groot zijn door de noodzaak van her-implementatie, verkeerde tool selectie etc. De hierboven genoemde stappen kunnen je veel tijd en geld besparen. Neem gerust met ons contact op om hier eens vrijblijvend over door te praten.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]