Stop met nadenken over projecten voor 2021! Start eerst met strategische doelstellingen. Daarmee voorkom je namelijk dat er vanaf de start al projecten benoemd worden, of ertussen geduwd, die niet bijdragen aan de strategie van de organisatie. Hoe je dat doet? Vanuit de praktijk beschrijf ik vijf duidelijke stappen die elke organisatie, groot of klein, kan gebruiken.

Stap 1: Strategie sessie van directieleden

Wat moet de koers zijn volgens de verschillende directieleden? Laat ieder directielid als huiswerk eerst zijn of haar eigen doelstellingen voor 2021 opschrijven. Wat willen ze in 2021 bereiken? Breng vervolgens alle directieleden bij elkaar en bespreek de doelstellingen totdat er één gezamenlijke set doelstellingen op papier staat. Een set die ambitieus, maar realistisch is, die past bij de accenten voor 2021 en waar alle directieleden als één team achter staan. Waarschijnlijk zullen er wel twee of drie sessies nodig zijn om tot die set te komen. Het gaat erom dat er een duidelijke, gezamenlijke, koers is die aan de rest van de organisatie kan worden overgebracht.

Stap 2: Het bespreken en verduidelijken van de doelstellingen

Organiseer een bijeenkomst – in deze tijden waarschijnlijk online – waarin de directie ruim de tijd heeft om haar focus en strategische doelstellingen voor 2021 te presenteren en te bespreken. Nodig voor deze bijeenkomst de mensen uit die een rol hebben bij het samenstellen van het portfolio, of die belang bij het portfolio hebben. Denk daarbij bijvoorbeeld aan lijnmanagers, proceseigenaren, business analisten, informatiemanagers en IT-architecten. Zorg ervoor dat de doelen voor iedereen helder en duidelijk zijn. Hanteer bijvoorbeeld break-out sessies om vragen over een bepaald onderwerp te kunnen stellen. In deze stap gaat het nog steeds alleen om doelstellingen en de neuzen dezelfde kant op krijgen. Het gaat niet over projecten.

Stap 3: Prioriteren van ideeën op businesswaarde

Nadat de directie in stap 1 kenbaar heeft gemaakt wat zij gerealiseerd wil hebben is er een verdiepingsslag nodig. Aan de personen die bij stap 2 aanwezig waren wordt gevraagd om tussen stap 2 en 3 ideeën (ik noem ze vaak ‘veranderinitiatieven’) uit te werken die bijdragen aan het realiseren van de strategische doelstellingen. Daarbij werkt men samen, iedereen vanuit zijn of haar vakinhoudelijke kennis en expertise, de beste voorstellen uit en voorziet die van de business waarde die het idee oplevert. De groep komt opnieuw bijeen, met of zonder directieleden, en geprioriteerd in samenspraak alle ingebrachte ideeën op business-waarde. De rangschikking kan alleen op business waarde plaatsvinden, maar bijvoorbeeld ook door de een mix van business waarde en benodigde capaciteit en geld te hanteren voor de volgorde. Consensus is het toverwoord bij deze stap.

Stap 4: Check op haalbaarheid en maakbaarheid

Er kan van alles bedacht zijn, maar het moet wel technisch uitvoerbaar zijn. Daarom moet er een check plaatsvinden op de beschikbaarheid van de benodigde mensen en middelen. Zijn er interne medewerkers beschikbaar, of moeten externen worden ingehuurd? Daarnaast zal er een grove inschatting van de benodigde budgetten moeten plaatsvinden. Uiteindelijk zullen er altijd keuzes moeten worden gemaakt. Ik heb zelf geen organisatie ontdekt die voldoende mensen en middelen had om alle ideeën te realiseren. Moeilijke keuzes blijven dan ook noodzakelijk. De ideeën kunnen op verschillende manieren worden gerangschikt ten behoeve van de besluitvorming: welke ideeën vallen ‘boven de streep’?

Stap 5: Goedkeuring door de directie

Wat er moet gebeuren om de strategische doelstellingen te bereiken is geprioriteerd in stap 4. De directie krijgt doorgaans één of twee alternatieven met een advies voorgelegd en keurt het portfolio goed. Verstandige besluitvorming vergt eigenlijk minimaal twee besprekingen: een keer voorbespreken en de keer daarna daadwerkelijk besluiten (lees de white paper Betere beslissingen met BOB). Daarmee is het portfolio voor 2021 vastgesteld en kan het ‘echte’ werk beginnen: het voorbereiden van de projecten, toewijzen van projectmanagers ermee aan de slag.

De tijd tussen juli en september is de ideale periode om strategisch na te denken. Om na de vakantie bovenstaande stappen in twee tot vier maanden door te lopen. Veel succes met het realiseren van een professioneel portfolio.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]