Zijn alle projecten nog te overzien of is het aantal projecten de laatste tijd boven je hoofd gegroeid? Heb je nog het gevoel 'in control' te zijn?

Als organisaties groter worden komt er bijna altijd een moment dat directieleden en managers ervaren dat ze grip en controle verliezen. Met als belangrijkste oorzaken: een overvloed aan projecten, verschillende werkwijzen en teveel manieren van rapporteren. Als je dit overkomt, check dan deze vijf nuttige tips waarmee je projectmanagement in jouw organisatie professionaliseert:

Tip 1: Minder is meer – bepaal allereerst wat de definitie van een project is

We hebben de neiging alles een project te noemen. Wat zijn bij jullie de criteria om een opdracht ook echt als een project te willen besturen? Een flinke stapel klussen kan zonder de overhead van een projectmanager, projectdocumenten en stuurgroep succesvol worden uitgevoerd. Het moet gaan om een bijzondere opdracht, doorgaans met een strategische component. Als een collega denkt een project gedefinieerd te hebben, maar geen waarde toevoegt aan de strategische doelstellingen, dan zouden er eigenlijk al alarmbellen af moeten gaan. We schreven er al eerder over in deze blog.

Tip 2: Kies één projectmanagement methode

Het werkt een stuk effectiever als de verschillende projecten dezelfde werkwijze volgen. Kies daarom een bewezen projectmanagement methodiek, bijvoorbeeld PRINCE2, Projectmatig Werken of Projectmatig Creëren. Zo’n methodiek schept duidelijkheid en zorgt al voor een belangrijke standaardisatie, waardoor ook het samenwerken een stuk makkelijker wordt.

Tip 3: Bepaal de competenties van een projectleider

Echt waar, lang niet iedereen, ook niet alle managers, zijn geschikt om projectleider te zijn. Naast het talent om planmatig te werken, goed te communiceren en altijd voor het resultaat te gaan moet een projectleider ook iemand zijn die stevig in zijn of haar schoenen staat. Bijvoorbeeld om tegen opdrachtgevers te durven zeggen als wensen of eisen niet haalbaar zijn.

Tip 4: Rapporteer in één format

Als je alle projecten in één format rapporteert dan kan je aggregeren en is er sneller totaaloverzicht. Bovendien leest één format voor opdrachtgevers ook een stuk makkelijker . Via deze link kan je een rapportagesjabloon (MS Excel) downloaden die je kan aanpassen voor gebruik binnen je eigen organisatie. Op deze pagina zie je ook verschillende tips voor het maken van die rapportages. 

Tip 5: Realiseer je dat professionaliseren tijd kost

Deze laatste tip had ook kunnen heten: durf te leren. Zorg ervoor dat opdrachtgevers, projectleiders en andere collega’s een training krijgen en begeleid worden tijdens hun eerste projecten. Gun jezelf en de organisatie de tijd om een verdiepingsslag te maken. Hoe dan? Door zelf kennis tot je te nemen en andere collega’s aan te moedigen. Ik deel graag mijn eigen projectmanagement ervaringen, bijvoorbeeld in webinars. Daarnaast blijf je constant op de hoogte door deze twee wekelijkse Tips & Tricks. Ben je nog niet geabonneerd? Schrijf je dan nu in via Tips & Tricks. 

Veel succes met het professionaliseren van je eigen projectmanagement!

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]