ProjectReports

2019: laat managers minder doen!

2019: laat managers minder doen!

Minder doen? Nu zal je eerste reactie waarschijnlijk zijn dat dat niet helemaal past bij onze “druk-druk-druk cultuur” met constante nadruk op verandering, beter willen presteren, het anders willen doen en vooral meer willen. Maar ter overdenking laat ik graag een tegengeluid horen in deze kerstperiode. Ik heb namelijk het gevoel dat focus op ‘minder’ wel eens tot ‘meer’ kan leiden.


De keerzijde van ‘meer’

Organisaties waar alles draait om ‘meer’ lopen een risico. Laat ik het gemakshalve maar ‘het risico van teveel’ noemen. Een voorbeeld dat dichtbij een voor mij bekende praktijksituatie staat: bij het maken van plannen voor het nieuwe jaar gaan managers van afdelingen of business units over het algemeen nogal voortvarend aan de slag. Niets is menselijker dan dat. Met veel enthousiasme worden diverse plannen gemaakt en projecten benoemd, maar het totaal van alle plannen blijkt te veel te zijn ten opzichte van het beschikbare budget. Daarna lukt het maar niet om met elkaar de juiste keuze voor de organisatie te maken: wat doen we niet? Niemand wil gezichtsverlies leiden en zijn of haar project doorschuiven in de tijd, laat staan helemaal opgeven. De keerzijde van ‘meer’ of ‘teveel’ is dat de kans op succes van al die projecten achteruit holt. De schaarse kennis en het schaarse geld worden versnipperd, er is gebrek aan focus en tijd om het werk goed te doen. Al lang is bekend dat hoe minder projecten in de pijplijn zitten, hoe succesvoller ze kunnen verlopen. Maar ja, waarom zou je nu juist jouw project "opgeven"?


Een bonus voor iemand die z’n project inlevert?

Het meest lastige besluit is dus: wat doen we niet? Hoe langer ik nadenk over deze vraag, hoe meer ik er ook aan twijfel of je als eigenaar of algemeen directeur wel kan verwachten dat iemand zijn project intrekt. Want je kunt iemand wel vertellen dat het inleveren van een project “in het belang is van de hele organisatie”, maar in het hoofd van de gemiddelde manager werkt dat niet. Het zal toch voelen als falen naar de leden van zijn eigen management team of medewerkers. Daarom zou ik bijna de suggestie willen doen om een ‘bonus’ (in welke vorm dan ook) te geven aan iedere manager die bereid is om een project in te leveren of op de reservebank te plaatsen. Bijna, want ik zie ook nog wel een andere optie.


Dit is hoe je projecten kunt schrappen

Wat we wél meer moeten doen? Vooral meer de tijd nemen. Als management team kan je wel constant willen veranderen, maar is het misschien zinvoller om eerst eens na te gaan of de mensen er wel klaar voor zijn, de middelen beschikbaar zijn en de overige randvoorwaarden zijn ingevuld. Door deze vragen met je managementteam te bespreken krijg je een beter beeld wat haalbaar is en kan je met z’n allen prioriteit geven aan datgene wat voor de business echt nodig is. Deze haalbaarheidstoets helpt om met z’n allen projecten te schrappen. Nog meer handige downloads vind je overigens hier.


Focus in 2019 op minder!

Dat is mijn persoonlijke tip. Veel mensen ervaren dagelijks grote werkdruk. Onze hersenen krijgen per dag tientallen prikkels meer te verwerken dan enkele jaren geleden. We weten soms niet meer wie we echt zijn omdat we constant aan het veranderen zijn. Daarom een oproep om te focussen om minder. De pipeline minder vol, waardoor er ruimte blijft om voortgang te houden in projecten die er echt toe doen. Het zal jezelf maar ook de organisatie meer opleveren.


Fijne feestdagen en een gezond 2019 namens het hele team van ProjectReports!

 


Interessant?

Meld je aan om 2x per maand waardevolle tips en tricks over projectmanagement te ontvangen


Aanmelden