Het zit gewoon in het gedrag van mensen. Mensen houden niet van standaarden die hen worden opgelegd. En ja, inderdaad, ook projectmanagers zijn maar gewone mensen die niet altijd houden van een opgelegd sjabloon voor het maken van voortgangsrapportages. Zo’n sjabloon willen ze nog wel eens naar eigen inzicht aanpassen, wat bij PMO’ers leidt tot extra werk: een macro voor het samenvoegen van rapportages gaat de mist in; en soms heb je lange discussies met de projectmanager over nut- en noodzaak van de verandering. En oh ja, bijna vergeten … vergeetachtigheid is ook zo’n menselijke eigenschap die je onnodig extra werk kan opleveren.

Het gevolg van verbouwde sjablonen

Als PMO’er maak je niet voor niets zo’n sjabloon voor voortgangsrapportages. Aan projectmanagers stuur je, als het goed is, een breed toepasbaar sjabloon. Het bevat alle aspecten van een project waarover jouw organisatie gerapporteerd wil krijgen. Meestal wordt zo’n sjabloon in Microsoft Excel of in Microsoft Word gemaakt. En dat is heel praktisch, maar vaak ook het begin van de problemen. Projectmanagers verwijderen bijvoorbeeld onderdelen die volgens hen niet van toepassing zijn voor hun project. Of projectmanagers voegen extra rijen of kolommen toe om specifieke details toe te lichten. Wat je als PMO terugkrijgt zijn diverse variaties op ‘de standaard’. Voor jou als PMO’er kan het ‘zoek de verschillen’ beginnen. Het is niet handig als je vanaf verschillende formats een totaaloverzicht over alle projecten moet creëren.

Sorry, het wordt nog erger: vergeten de info aan te passen

Het gaat helaas niet alleen om het verbouwen van sjablonen. De gerapporteerde informatie van projectmanagers moet wel compleet, betrouwbaar en actueel zijn. Zelf heb ik als PMO’er regelmatig ervaren dat projectmanagers velden vergeten in te vullen, of oude informatie in rapportages laten staan. De nieuwe rapportage maken ze namelijk door het oude Excel of Word bestand aan te passen. En dan is een foutje snel gemaakt. Als het goed is valt het je als PMO op en denk je ‘Heb ik dat niet eerder gelezen?’En dat kan je dan vervolgens weer uit gaan zoeken.

Voorkom het zoeken naar de verschillen

PMO’ers zijn geen politiemensen die constant ‘doe dat nu niet’ moeten verkondigen. Ook geen brandweerlui die interne branden moeten blussen en steeds opnieuw aan preventie moeten doen. Succesvol portfoliorapportages maken kan alleen als de voortgangsrapportages van projectmanagers goed vergelijkbaar zijn, compleet, betrouwbaar en actueel.

Een professioneel projectmanagement systeem zorgt voor waardevolle standaardisering om grip op alle projecten te behouden. Het sjabloon blijft zoals het ontworpen is en je komt geen oude info meer tegen, terwijl de projectmanagers erop worden gewezen als ze onderdelen vergeten in te vullen.

Duidelijkheid creëren?

Klik hier voor aanvullende informatie over onze rapportage oplossing, neem contact met mij op, of plan een online demonstratie, waarin we je in slechts 20 minuten laten zien dat waardevolle en duidelijke sjablonen nooit verbouwd hoeven te worden.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]