Projectmanagers zijn van nature optimistisch en rapporteren graag alles ‘op groen’. Maar ook zij worden nu geconfronteerd met een verwarrende nieuwe werkelijkheid met bijkomende onzekerheden. Wat zijn de gevolgen van de maatregelen als gevolg van COVID-19 op projecten? Als portfoliomanager heb ik bij mijn opdrachtgever snel een inventarisatie gedaan. Het gaf de portfolioboard een eerste zicht op de impact van de corona maatregelen op de projecten. Omdat ook jouw organisatie te maken zal hebben met corona maatregelen is het goed om snel de impact te bepalen. Dat kan je door nu een aangepaste versie van het sjabloon gratis te downloaden.

Sjabloon voor impact van corona maatregelen op projecten

Dit handige hulpmiddel in Excel helpt je om snel met alle projectmanagers te bepalen wat de impact van het coronavirus is op het gebied van tijd, geld, scope/kwaliteit. Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden om weer grip op alle projecten te krijgen, want het downloaden start hier. Doe het, pas het sjabloon aan voor jouw situatie, gebruik het en deel het. En maak de noodzakelijke verdiepingsslagen!

Hoe werkt het?

Bepaal eerst het scenario dat de directie van jouw organisatie het meest waarschijnlijk acht, bijvoorbeeld dat alle internen en externen tot eind mei thuis moeten werken. Vermeld de namen van de lopende en te starten projecten, inclusief de bijbehorende projectmanagers en opdrachtgevers. Verzoek daarna de projectmanagers om in het sjabloon de impact van de corona maatregelen op hun projecten aan te geven. De mogelijke scores kunnen naar wens worden aangepast. Omdat fysieke bijeenkomsten van meer dan drie personen niet zijn toegestaan, is het een prima hulpmiddel om te communiceren met alle projectmanagers en opdrachtgevers. En de directie of portfolioboard kan het totaal van de projecten overzien en, indien nodig, centraal aanvullende maatregelen nemen.

Een herhaling en verdiepingsslag is nodig!

Wat anders is dan anders is dat er nu meer dan ooit een verdiepingsslag nodig is. Het sjabloon kun je gebruiken om een volgend scenario te verduidelijken en in te spelen op de actualiteit. Hoewel ik het een rotwoord vind, bepaal je in feite telkens op basis van de nieuwe informatie en afgekondigde maatregelen het ‘corona scenario’ voor jouw organisatie. Dus wat gebeurt er bijvoorbeeld als medewerkers niet twee maanden, maar zes maanden thuis moeten blijven? Of wanneer plotseling een bepaald percentage van de leden van het projectteam ziek wordt, of specifieke belangrijke teamleden wekenlang uitvallen?

Dat de impact van het Coronavirus groot is weten we allemaal, maar de afloop kennen we niet. Ik hoop dat dit sjabloon nuttig is om te bepalen welke projecten tijdelijk stopgezet moeten worden, vertraagd worden of misschien wel juist nu naar voren moeten worden gehaald.

Was het sjabloon nuttig?

Ik verneem het graag, al was het alleen maar omdat we altijd verbeteringen willen blijven nastreven en geloven in de kracht en vooral ook de veerkracht van mensen.

Succes toegewenst vanaf mijn thuiswerkplek!

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]