Deze opmerkelijke titel vraagt hopelijk om door te lezen. Bij het rapporteren over voortgang van projecten signaleer ik iets dat eigenlijk niet voor zou mogen komen. Maar zo gek is het ook weer niet, omdat het een gevolg is van menselijk gedrag. Projectleiders zeggen doorgaans dat het kwam omdat ze te weinig tijd hadden. Maar vaak betreft het ‘onvoldoende aandacht’ is mijn ervaring. Weet je al wat het is?

Dubbel zien, maar niet van het lachen!

Zo zou je het kunnen noemen. Projectleiders rapporteren meestal met Word of Excel en gebruiken dan hun vorige rapportage als startpunt. En daarbij vergeten ze wel eens, meestal onbewust, gegevens te actualiseren. De opdrachtgever leest een rapportage met informatie die in een vorige rapportage al stond, maar heeft het vaak niet eens door. De informatie komt dus dubbel voor, bijvoorbeeld een tekst als “We hebben afgelopen maand het trainingsmateriaal afgerond”, of “We gaan komende maand de nieuwe software testen”. Een opdrachtgever heeft soms te veel projecten op zijn bordje liggen om de details van een specifiek project te kunnen onthouden. En wordt pas tijdens de vergadering van de stuurgroep duidelijk dat er de afgelopen periode geen voortgang is gemaakt. Herkenbaar? Je hebt het vast wel eens meegemaakt. Zonde van de tijd.

Hoe laat ik mijn opdrachtgever wel lachen?

Dat lijkt mij een betere vraag. Het antwoord is wat mij betreft simpel: laat in elke voortgangsrapportage zien wat er de vorige keer beloofd is: wat was de vorige status-kleur van een indicator, wat was de managementsamenvatting vorige keer? En wat als er niets veranderd is? Schrijf dat dan eerlijk op. Dan hoeft er ook niet onnodig tijd aan besteed te worden aan het bespreken van de voortgang, tenzij er juist een actie of besluit van de opdrachtgever nodig is om weer progressie te maken. Het is dezelfde reden waarom je een nulmeting doet: als je niet weet waar je vandaan komt kan je ook geen progressie meten.

Visualiseer de voortgang

Nog beter help je je opdrachtgever als je de kracht van visualisatie gebruikt door het opnemen van grafieken die het verloop van het project inzichtelijk maken. Visualisatie kan je op al je generieke- en specifieke projectindicatoren toepassen. Het verschil tussen die twee soorten indicatoren en een voorbeeld van visualisatie bespreek ik in een volgende blog.

Door je opdrachtgever te helpen met een betere rapportage hou je meer tijd over om samen te lachen. Zolang je maar voortgang boekt.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]