Iedereen heeft recht op zijn eigen probleem schreven we in onze vorige blog. Veel belangrijker echter is hoe je problemen, die soms zelfs kunnen leiden tot parlementaire enquêtes, kunt voorkomen. Wie Lean wil werken zal zijn of haar oren te luisteren moeten leggen op de werkvloer om te leren en fouten of verspillingen op tijd te elimineren.

Het is tijd voor de Gemba!

Binnen LEAN-management is er een term die vaak gebruikt wordt: “Go to the Gemba”. Het betekent in de Japanse taal dat je naar ‘de werkelijke locatie’ moet gaan. Het idee is dat je als manager, om verandering te kunnen realiseren, moet weten hoe de processen in de praktijk daadwerkelijk werken; en dat de beste manier daarvoor is om de werking met eigen ogen te observeren en de verhalen van de mensen van de werkvloer aan te horen. Voor jou als opdrachtgever van projecten betekent dat niet alleen de verhalen en beloften van een projectmanager lezen en aanhoren, maar ook eens praten met de leden van het projectteam die de producten maken; en eventueel met andere experts en gebruikers die rond het project een rol vervullen. Het is net even die extra stap zetten om niet alles wat je van de projectmanager ontvangt ook als de (enige) waarheid aan te nemen. Het doet mij persoonlijk ook denken aan het tv-programma “Undercover Boss”, waarbij een vermomde, onherkenbare CEO ondervindt wat er nu echt op de werkvloer speelt. Tijdens de Gemba walk kan je gelukkig jezelf blijven en de aandacht zal bovendien gewaardeerd worden.

Wat kan je zoal doen tijdens jouw ‘walking around’?

Je hoort vanuit de praktijk of de processen ook kloppen. Zo zijn veel Nederlanders blij met het corona vaccin, maar is er nogal wat discussie ontstaan over het feit dat de IT-systemen van de priklocaties, bij de GGD, nog niet onder controle zouden zijn. Weten de beslissers wat er op de werkvloer speelt? Begrijp je het nut van die extra stap? Als je eerder op onderzoek uitgaat dat wordt de verwachte output sneller opgeleverd. Daarom deze 5 tips:

1. Concentreer je tijdens de Gemba walk op feiten, niet op de beloften die op papier staan.
2. Laat je leiden door de collega’s die ergens verstand van hebben, zodat er een open cultuur ontstaat waarin verbetervoorstellen aandacht krijgen.
3. Stel veel ‘waarom’ vragen, dat helpt ook om onnuttige processen of handelingen te elimineren.
4. Ga altijd terug naar de interne of externe klant, degene voor wie het bedoeld is.
5. Zorg dat je zichtbaar blijft. Door regelmatig te luisteren en een rondje op de werkvloer te maken begrijpen medewerkers dat zij zelf verantwoordelijkheid kunnen nemen en met verbetervoorstellen kunnen komen.

Het verbindende effect van de Gemba walk

De Gemba walk betekent ook extra menselijke aandacht. Dat is precies wat ik voor 2021 iedereen toewens. Je kunt namelijk van alles in processen geregeld en vastgelegd hebben, maar uiteindelijk gaat het om het vinden van de juiste verbinding tussen management en werkvloer om samen prachtige resultaten te bereiken.

Een fijne jaarwisseling toegewenst en een gezond 2021 namens het hele team!

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]