De zomer breekt aan. Dat is een mooie periode voor reflectie, maar ook om alvast na te denken over het jaarplan van volgend jaar. Hoe eerder je namelijk opstart met de eerste ideeën en vragen gaat stellen, hoe beter het jaarplan wordt. Een goed plan maak je immers niet in een maand; dat moet doordacht worden samengesteld, waarbij verschillende stakeholders zijn gehoord en betrokken. Goed dus om vroeg eraan te beginnen. Deze tips helpen je daarbij.

Tip 1: Start zowel een top-down als een bottom-up proces

Waarom je het allebei moet doen? Dat valt eenvoudig uit te leggen. Alleen maar top-down betekent vaak dat er vergeten wordt wat de werkvloer echt nodig heeft. Met al die verschillende managementlagen is die behoefte aan de top vaak niet inzichtelijk. Maar wie alleen een bottom-up proces gebruikt zal ervaren dat er wel heel veel ideeën worden verzameld en loopt een aanzienlijk risico dat de onderlinge samenhang en de bijdrage aan de strategie ontbreekt. Het kunnen ideeën zijn die op zichzelf zeker interessant zijn, maar die niet passen bij de focus die de strategie vereist. En vrijwel geen enkele organisatie heeft voldoende ruimte om alle ideeën uit te voeren. Er moeten keuzes worden gemaakt.

Tip 2: Laat de werkvloer zoveel mogelijk inventariseren

Laat de werkvloer in de zomerperiode alvast hun belangrijkste verandervoorstellen verzamelen. Dat zijn in veel gevallen zowel projecten om klanten beter te bedienen, als projecten voor het verbeteren van de interne organisatie, bijvoorbeeld om beter met elkaar te kunnen samenwerken. Juist de zomerperiode is voor veel organisaties een uitgelezen periode om onderling in gesprek te gaan, veel vragen te stellen en samen te brainstormen.

Tip 3: Sluit vroegtijdig aan bij de strategie van het topmanagement

De koersbepaling van de organisatie, de doelen en de strategie om die doelen te realiseren, wordt bepaald door het topmanagement. Hoe eerder de strategische doelen bekend zijn, hoe beter daar tijdens de inventarisatie door de werkvloer ook rekening mee gehouden kan worden. Laat in ieder geval een groep experts vanuit de strategische doelen onderzoeken wat voor projecten noodzakelijk zijn om de in de strategie vermelde veranderingen te realiseren.

Tip 4: Breng de uitkomsten bij elkaar

De laatste stap is om als directie, daarbij geholpen door bijvoorbeeld een PMO of portfoliomanager, de uitkomsten bij elkaar te brengen en tot keuzes te komen. Zorg ervoor dat alle voorstellen op businesswaarde worden geprioriteerd. Van daaruit worden de portfolio-keuzes gemaakt. Hoe je dat doet bespreek ik in onze volgende blog.

Wie een handig hulpmiddel zoekt om zowel de strategische doelen als de projecten bij elkaar te brengen, te monitoren en te communiceren adviseer ik om eens naar onze OGSM module op de OGSM pagina te kijken.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]