Grappig plaatje zal je waarschijnlijk denken. Het staat symbool voor iets wat mij is opgevallen in de dagelijkse praktijk van softwaresystemen. Er worden nogal wat softwaresystemen aangeschaft die niet passen bij de volwassenheidsfase van de organisatie. Dan krijg je de situatie dat er gestruikeld wordt over een teveel aan technische functionaliteiten, terwijl medewerkers die functionaliteiten nog helemaal niet nodig hebben. Hoe voorkom je dat?

Iets graag willen hebben zit in onze natuur

Stel dat je aan twintig kinderen zou vragen wat ze graag willen hebben, dan krijg je naar alle waarschijnlijkheid twintig uiteenlopende antwoorden, vaak dure dingen. Zo gaat het met onrendabele IT investeringen regelmatig net zo. Met alle goede bedoelingen willen we zo veel mogelijk wensen van alle betrokkenen invullen. Dan loop je het risico dat er iets aangeschaft wordt waar nooit een gezonde ROI van te maken valt. Om dit te voorkomen zou je medewerkers kunnen vragen of ze de gewenste tooling ook zouden aanschaffen als het hun eigen geld zou zijn. Dan vallen er wellicht al zaken af. De kans bestaat dat je dan dichter komt bij datgene wat echt noodzakelijk is en wat echt toegevoegde waarde biedt aan een groter deel van de organisatie. Mijn eerste tip: Doe alleen investeringen als de waarde ervan kan worden aangetoond, niet omdat gebruikers iets graag willen hebben of omdat een leverancier zegt dat je het nodig hebt.

Kijk naar de volwassenheidsfase

Hoe belangrijk de volwassenheidsfase van de organisatie is wil ik eens verduidelijken met een voorbeeld. In de voor mij bekende wereld van portfoliomanagement en projecten kom ik organisaties tegen die voor tienduizenden euro’s, tonnen en soms zelfs meer, een projectmanagementsysteem hebben aangeschaft. Het systeem kan werkelijk alles, van scenario’s tot en met het managen op microniveau. Toch wordt in het overgrote deel van die organisaties slechts een zeer klein deel van de oplossing gebruikt. De verklaring? In veel gevallen zijn de medewerkers er nog niet aan toe. Er is bijvoorbeeld nog niet eens een rapportageproces gedefinieerd! Ik zie dat als het kopen van een Ferrari zonder een rijbewijs te hebben. De grote jas ziet er mooi uit, heeft het nodige gekost, maar je betaalt voor iets waar je nog lang niet aan toe bent om te gebruiken.

Vier tips voor ‘passende jassen’

• Als je in de organisaties veel mensen vraagt wat hun eisen en wensen zijn, krijg je ook veel verschillende antwoorden. Maak dan in ieder geval een keuze uit datgene wat aan een groot gedeelte van de organisatie ten goede komt. Dat keuzes maken altijd een uitdaging blijft schreef ik al eerder in mijn vorige blog.

• Denk vooraf goed na of je iets echt nodig hebt en het realistisch is dat de medewerkers die functionaliteit op overzichtelijke termijn gaan gebruiken.

• Zorg dat je eerst het eigen proces goed doorgrond hebt voordat over automatisering gesproken wordt. Bij voorkeur heb je het proces al werkend. Anders voelen medewerkers al snel dat ‘teveel’ wordt opgedrongen en krijgt het systeem ‘de schuld’.

• Schaf alleen functionaliteit aan die een doel dient en past bij het huidige volwassenheidsniveau van de processen.
  
  

Voor de volgende keer

In mijn volgende blog zal ik ingaan op het feit dat er tegenwoordig zoveel manieren zijn om veranderingen in een organisatie door te voeren (denk aan PRINCE2, Scrum, Kanban, Lean), dat het steeds belangrijker wordt om een maatpak na te streven. De blog zal gaan over de manier waarop je het realiseren van veranderingen kan professionaliseren: door te standaardiseren.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – E-mail: [email protected]