Als directeur is het een uitdaging om grip te krijgen op al de verschillende projecten in je organisatie. Grip houden begint met het krijgen van goed inzicht in de status van de projecten. Maar hoe doe je dat? Vanaf nu kan je gebruik maken van ons 5-stappenplan waarin we laten zien hoe je structureel en goed zicht op de voortgang van de projecten krijgt. Met tips, een handige procedure en een handig sjabloon, gewoon in Excel. We hebben dit met veel plezier ontwikkeld en zijn er ook trots op. Maar laten we eerst eens kijken wat de uitdaging is.

We doen veel op onze ‘eigen wijze’

Als een projectmanager wordt gevraagd de voortgang van zijn project te rapporteren zal die al snel een voorbeeld uit zijn eigen praktijk tevoorschijn halen. De ene projectmanager gebruikt Excel, een andere gebruikt Word en weer een andere Powerpoint. Er zijn projectmanagers die de voortgang op één A4-tje rapporteren, maar laatst kwam ik een (maandelijkse) voortgangsrapportage van maar liefst 17 pagina’s tegen! Voor jou als directeur of opdrachtgever een grote uitdaging om snel tot de kern door te dringen. Helemaal als projectmanagers de stoplichtkleuren Rood-Geel-Groen ook nog eens verschillend hanteren. Bijkomend nadeel van deze praktijk is dat projecten onderling slecht te vergelijken zijn. Als je als directeur een overzichtsrapportage van de verschillende projecten wilt hebben wordt het voor de ongelukkige die die rapportage moet maken een ongekende uitzoekklus. Die bovendien veel tijd kost en een grote kans op verkeerde interpretaties tot gevolg heeft. Deze ongemakken worden voorkomen door standaardisering en het maken van duidelijke afspraken.

Het vijf stappenplan

Dit was de gedachte: laten we onze ervaringen over projectrapportage die we de afgelopen jaren in de praktijk hebben ontwikkeld met onze klanten delen. Dit heeft geresulteerd in de pagina: “Voortgangsrapportages - hoe maak je ze?” Met trots lanceren we de antwoorden op deze vraag via deze link. We zijn verder gegaan dan alleen het antwoord op die vraag. Zo vind je op die pagina niet alleen tips en een sjabloon, maar ook het 5-stappenplan die je als organisatie kan doorlopen om het proces te standaardiseren. Dit zijn de vijf stappen:

1. Maak duidelijke afspraken over rapporteren (met een voorbeeld procedure);
2. Ontwerp een voortgangsrapportage sjabloon;
3. Rapporteer de voortgang van lopende projecten;
4. Controleer en bespreek de rapportages;
5. Maak een portfoliorapportage.

Zin in grip?

Zeker wanneer je als directeur meerdere projecten hebt lopen zijn structuur en standaardisatie voorwaarden om goed grip te krijgen en om projecten onderling te kunnen vergelijken. Natuurlijk ben ik erg benieuwd of ons 5-stappenplan over voortgangsrapportages jou geholpen heeft om deze gewenste grip te krijgen. Ik nodig je dan ook van harte uit om contact op te nemen.

Remco Reitsma – ProjectReports – Tel: 06 -53 24 77 43