“Ik ben hieraan begonnen, want iemand moest het doen en er was helaas geen andere collega beschikbaar”.

Een dergelijke uitspraak heb je misschien wel eens gehoord in je nabije omgeving. Ik hoorde hem vorig jaar. Zo’n uitspraak zorgt er in ieder geval niet voor dat collega’s gemotiveerd en met volle overtuiging voor deze opdrachtgever aan de slag gaan. Daarom heb ik hieronder een aantal kenmerken benoemd waaraan in mijn ogen een goede opdrachtgever hoort te voldoen.

Een goede opdrachtgever.

1. Is overtuigd van nut en noodzaak

Van belang is dat je overtuigd bent van het nut en de noodzaak van het project. Mensen voelen het haarfijn aan als deze overtuiging ontbreekt. Als je er niet in gelooft, accepteer de rol van opdrachtgever dan niet.

2. Investeert voldoende tijd

Realiseer je dat het jouw project is en niet het project van de projectmanager. Jij krijgt van de organisatie de beschikking over mensen en geld, die meestal schaars zijn. Dus investeer ook zelf al jouw tijd die nodig is om het project tot een succes te maken. Je lijnverantwoordelijkheden zijn ook belangrijk, maar hebben projecten doorgaans niet meer uitdagingen? Doe mee aan de kick-off (niet alleen 5 minuten het verhaal dumpen), ben beschikbaar, voer voortgangsgesprekken en toon regelmatig spontaan je interesse. En houdt dit vast tot en met de afronding van het project.

3. Kan goed luisteren en communiceren

Opdrachtgevers die goed kunnen luisteren zijn in staat om meer verdieping te zoeken en zaken daardoor beter te begrijpen en te doorgronden. Staat het project echt op groen, zoals de projectmanager rapporteert, of is er meer aan de hand? Goed communiceren betekent onder andere dat je als opdrachtgever in staat bent om constructieve en duidelijke feedback te geven, zowel op positieve als negatieve momenten.

4. Durft beslissingen te nemen.

Als opdrachtgever zal je gesteld worden voor dilemma’s. Ik hoor regelmatig projectmanagers klagen dat hun opdrachtgevers te lang aarzelen over een besluit. Ze vragen meer informatie of gaan het onderwerp eerst met anderen bespreken (‘rugdekking zoeken’). Met als gevolg een vertraging van weken. Hoeveel informatie en ruggespraak heb jij nodig voordat je een beslissing neemt?

5. Doet niet aan micromanagement

Professionele opdrachtgevers kijken projectmanager niet constant op de vingers. Het gaat om het houden van het overzicht in de voortgang van de opdracht en het geven van voldoende vrijheid.

6. Gaat voor het doel

Alle activiteiten moeten uiteindelijk bijdragen aan het realiseren van het doel van het project, bijvoorbeeld een nieuw product om de omzet te verhogen, of een slim ICT-systeem om het werk te vereenvoudigen. Je stuurt op het doel, het resultaat en de randvoorwaarden, maar niet op de uitvoering. En communiceer vol trots het behaalde resultaat van het team.

Wat zijn jouw ervaringen met goed opdrachtgeverschap?

Ik ben altijd benieuwd naar persoonlijke ervaringen rondom opdrachtgeverschap en alles wat te maken heeft met het professioneel uitvoeren van projecten. Ik hoor of lees ze graag.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]