In mijn vorige blog heb ik beloofd om dieper in te gaan op hoe je als PMO’er de voortgang van projecten kunt analyseren. Uiteraard zijn er technieken als Functiepunten Analyse voor ICT-projecten en Earned Value Analyse, maar slechts weinig organisaties gebruiken dergelijke technieken. Gelukkig kun je als PMO ook met wat simpele ingrepen beter inzicht in de voortgang van projecten krijgen. Hieronder 3 tips die je snel zelf kan toepassen.

Tip 1: Kijk naar de uren in plaats van euro’s

Organisaties die starten met het monitoren van hun projecten leggen vaak de focus op de euro’s. Dat is redelijk makkelijk te doen, omdat de controllers daar toch al over rapporteren. In organisaties die veel projecten doen worden ook al snel uren verantwoord, vaak met gebruikmaking van het financiële systeem, maar het kan ook met een losse applicatie, waar er vele van zijn (bijvoorbeeld de Nederlandse tools Yoobi en Timechimp). Gebruik als PMO die uren-registratie. Zorg dat projecten een uren-begroting in hun projectplan vastleggen en monitor vervolgens de realisatie.

Tip 2: Kijk vooruit en niet achteruit

Het is logisch dat je eerst kijkt naar de uren die een project ‘verbrand’ heeft en wat er daarna resteert als je die verbrande uren in mindering brengt op de uren-begroting van het project. Maar dan weet je eigenlijk nog heel erg weinig. Om te weten of die uren goed zijn besteed moet je weten hoeveel er is opgeleverd door het project. Misschien vergden bepaalde producten veel meer werk en is het project veel minder ver dan je op basis van de verbrande uren zou verwachten.

Veel interessanter wordt het als je kijkt naar de producten die het project nog moet opleveren in combinatie met het aantal uren dat het project daarvoor nog nodig heeft. Als alle uren in het projectplan zijn toegerekend aan de verschillende producten heb je daarvoor een prachtig handvat: tel de uren van de nog niet afgeronde producten op en vergelijk dat met de nog beschikbare uren. Zorg dat projectmanagers iedere rapportageronde hun planning kritisch bekijken en zelf in hun voortgangsrapportage aangeven hoeveel uren zij nog nodig hebben; ze maken dus – naast een prognose in geld – ook een prognose in uren.

Tip 3: Bespreek de voortgang in samenhang met issues en risico’s

Mijn ervaring is dat een goed gesprek met de projectmanager over de - vaak maandelijkse - voortgangsrapportage om meerdere redenen nuttig is. Allereerst krijg je een breder beeld van de context en inhoud van het project, zoals politieke druk die op het project wordt uitgeoefend, of je hoort over ‘gedoe’ in het team of over een moeizame samenwerking met een ander team. Daarnaast kan je dat gesprek gebruiken om de uren-prognose te bespreken: Hoe actueel en gedegen is de onderbouwing van de nog benodigde uren voor de producten? Zijn er nog personele wisselingen in het projectteam op komst? Hoe staat het met de meest relevante issues? En hoe groot is de kans dat risico’s de nog op te leveren producten zullen hinderen? Hoe gaat het met dat andere project waarvan je afhankelijk bent? Is dat nieuwe beleid van de afdeling IT wel op tijd gereed? Je kunt dit zien als een 'challenge' van de prognose.

Diverse keren heb ik meegemaakt dat projectmanagers door een dergelijk gesprek tot nieuwe inzichten zijn gekomen. Daardoor konden zij op tijd bijsturen. En ja, een aangepaste voortgangsrapportage met een nieuwe prognose hoort daar dan bij. Die verbeterde versie kun je dan gebruiken voor de portfoliorapportage, waardoor ook deze een betrouwbaarder beeld van de vooruitzichten schetst. Tot de volgende verrassing zich voordoet, want ja, het blijft moeilijk om de toekomst te voorspellen.

Uiteraard kun je me altijd benaderen met vragen of advies. Ik ga er graag over in gesprek met je.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]