Als project management officer ben je meestal verantwoordelijk voor de bewaking van en rapportage over vele projecten; vaak heb je nog diverse andere taken, zoals faciliteren van het tijdschrijven en resource-planning, verzorgen van documentatie en het bewaken van samenhang tussen projecten. Kortom, je hebt een drukke agenda met afwisselende werkzaamheden. Als je de rapportages met projectsoftware hebt geautomatiseerd krijg je tijd beschikbaar. Wat doe je daar dan mee? Deze vijf tips helpen je daarbij.

Tip 1: Weet wat er speelt bij projectmanagers

Weten wat er speelt betekent zorgen voor meer contact en interactie met projectmanagers. Door deze tijd te investeren krijg je veel meer info dan in de rapportages staat. Help de projectmanagers; organiseer bijvoorbeeld een workshop om mogelijke risico’s te inventariseren. Vergeet niet naar individuele projectbehoeften van de projectmanagers te vragen. Doe het bij voorkeur met een vaste regelmaat, op een manier die voor alle betrokkenen werkbaar en acceptabel is.

Tip 2: Besteed meer tijd aan analyse en adviezen

Een goed advies kan je pas geven als je de voortgangsrapportages doorgrond en een goed beeld van de planning en risico’s hebt. Op die manier kun je ook met een helicopterview naar de beschikbare tijd, geld en capaciteit kijken. In een volgende blog zal ik daar dieper op ingaan. Ook met het in beeld brengen van afhankelijkheden tussen alle projecten (en andere ontwikkelingen) kun je de organisatie, waaronder de projectmanagers helpen.

Tip 3: Leg de opdrachtgevers in de watten

Een goede tijdsbesteding is het geven van (extra) aandacht aan de opdrachtgevers van projecten. Je kan voor hen bijvoorbeeld masterclasses organiseren waarin een deskundige uitleg geeft over zijn specialisme, bijvoorbeeld over de governance voor projecten, of (voor IT-projecten) over informatiebeveiliging, privacy of architectuur. Het versterkt de band met opdrachtgevers en zal de kwaliteit van de projecten doen toenemen.

Tip 4: Stel KPI’s op, meet en rapporteer daarover

Met duidelijke KPI’s die aansluiten bij de strategische doelstellingen kun je inzichtelijk maken of de projecten op koers liggen om de organisatie vooruit te helpen. Rapporteer bij voorkeur niet alleen in tabellen, maar gebruik ook grafieken. KPI’s en grafieken helpen directie en portfolioboard om snel te doorgronden hoe het portfolio ervoor staat. Het bieden van gemak voor je stakeholder maakt het werk als PMO’er nog aangenamer.

Tip 5: Werk aan je PMO verbeterplan

Net als een project wil je ook met het PMO een doel bereiken. Heb je al een plan opgesteld? Zet in een paar sheets de essentie neer en bespreek dat met je leidinggevende en andere stakeholders. Bespreek gedurende het jaar met je leidinggevende of je de tussentijdse professionaliseringsstappen hebt gemaakt. En sluiten ze nog aan bij de behoefte van de organisatie?

Ervaar je tijdsdruk?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op. De oplossing tegen tijdsdruk is een geautomatiseerde rapportage, zodat alle vijf tips nog beter uitvoerbaar zijn.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]