Recent had ik een inspirerend gesprek met John van Rouwendaal. Hij is voorzitter van stichting Projectmanagement in de Zorg. Mijn insteek was om vanuit zijn ervaringen eens wat meer te weten te komen over project portfoliomanagement in de zorg en te begrijpen waar het goed gaat, maar ook waar veelvoorkomende zorgen zijn. En toen viel het woord ‘zombieprojecten’…

Wat is een zombieproject?

“Door het grote aantal projecten in de zorg kan het voorkomen dat een manager mij vertelt dat een bepaald project allang niet meer bestaat, terwijl ik weet dat ze twee kamers verderop gewoon aan dat project werken”, vertelt John. Zombieprojecten kunnen leiden tot ongeplande kostenposten. We praten er samen over door en komen tot de conclusie dat zorgorganisaties geleidelijk aan bekwamer worden op het gebied van project portfoliomanagement, maar dat het binnen de zorg ingewikkeld is om projecten op elkaar af te stemmen en de juiste keuzes te maken. Hoe komt dat dan?

De zorg is traditioneel anders dan het bedrijfsleven

Er zijn twee belangrijke redenen waarom portfoliomanagement uitdagend is. Allereerst is het projectmanagement zelf al een aandachtsgebied. Bij veel commerciële organisaties is het gebruikelijk om tijd vrij te maken om projecten te kunnen uitvoeren. In de zorg is dat anders. Een project is vaak iets wat er extra bijkomt, omdat de zorgverlening zelf door moet gaan terwijl daar al onder grote tijdsdruk wordt gewerkt. Daarmee is het al een forse uitdaging om voldoende tijd voor projecten vrij te maken.

Daarnaast heeft John nog een andere interessante verklaring. Hij signaleert dat er bij zorgorganisaties vaker een kloof bestaat tussen het management en wat hij in deze context ‘de medici’ noemt. De beide beroepsgroepen kijken anders aan tegen bepaalde zaken, waaronder het belang van bepaalde projecten. Ze zijn anders opgeleid en met heel andere ‘problemen’ in hun dagelijkse werk bezig. Er is ook sprake van een formele en informele machtsstructuur. Sterker dan in veel commerciële organisatie.

Waar gaat de samenwerking en afstemming goed?

Gelukkig is er in de zorg sprake van een steeds groter wordend bewustzijn dat er in een gemeenschappelijke organisatie gewerkt wordt. Een belangrijke driver is de invoering geweest van het EPD of ECD, elektronisch patiëntendossier of cliëntendossier. Terwijl vroeger een project iets was van de afdeling IT, moest nu samengewerkt worden over alle geledingen. Ook privacy projecten zoals de AVG hebben bijgedragen aan het gevoel van een gemeenschappelijk belang.

Vijf manieren om zombieprojecten te voorkomen

Wat kun je nu praktisch doen om zombieprojecten te voorkomen? Dat was natuurlijk mijn laatste vraag en John gaf de volgende vijf tips:

1. Creëer transparantie. Maak een lijstje met daarop alle projecten, wie opdrachtgevers en projectleiders zijn en – als dat lukt - hoeveel tijd en geld deze projecten kosten. Zo’n overzicht levert regelmatig tot verrassingen bij het senior management. Daarnaast is het grote voordeel van zo’n lijst dat je mogelijke doublures van projecten ziet en kan ingrijpen.

2. Betrek de afdeling Financiën. Hoewel projecten structureel zouden moeten worden begroot gebeurt dan lang niet altijd bij zorginstellingen. Door de afdeling Financiën te betrekken bij het maken van een overzicht ontstaat er ‘one single truth’. Een portfoliomanager of PMO kan de lijst bijhouden met allerlei projectinformatie, maar de afdeling Financiën is verantwoordelijk voor inzicht in besteedde geld.

3. Zorg voor executive sponsors. Leg het totale portfolio voor aan het hoger management. Zorg dat er geen projecten lopen zonder dat een van hen de rol van sponsor op zich heeft genomen.

4. Prioriteer in belang van de organisatie. Bepaal gezamenlijk wat de belangrijkste projecten zijn, waarvoor kostbare zorgtijd vrijgemaakt moet worden. Kies díe projecten die voor de hele organisatie van belang zijn.

5. Gebruik de checklist “Project Portfolio Management.” Deze checklist heeft John gemaakt om bestuurders, directieleden en managers bewust te maken dat portfoliomanagement binnen de zorg steeds belangrijker wordt om grip te houden op veranderingen. Klik hier als je deze handige checklist wilt gebruiken.

John, bedankt voor het delen van jouw visie en handige checklist! En succes met Stichting Projectmanagement in de Zorg. Het volgende Projectmanagement in de Zorg congres zal plaatsvinden op 19 mei 2020.

Benieuwd hoe ProjectReports helpt met portfoliomanagement in de zorg?

Onze software helpt verschillende organisaties in de zorg om de voortgang van projecten op een transparante, duidelijke en efficiënte manier te monitoren. Wil je daar meer over weten, neem dan contact met mij op:

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]