Vrijwel altijd hoor ik dat het directieteam of de portfolioboard besluit welke projecten volgend jaar gedaan zullen worden. Besluiten is goed, maar hoe staat het dan met het betrekken van de rest van de organisatie bij deze besluitvorming? Het is al een tijdje geleden dat het boek Wisdom of Crowds verscheen. Daar is uiteindelijk best veel commentaar op gekomen, maar zelf ben ik ervan overtuigd dat het betrekken van collega’s uit diverse onderdelen van de organisatie bij het maken van projectkeuzes meerwaarde oplevert.

Deze aanpak pas ik zelf in de praktijk toe:

Zorg voor een gelijk format van alle projecten

Een belangrijke eerste stap is dat alle projectvoorstellen, voorafgaand aan welk keuzemoment dan ook, in een gelijk format worden gegoten. Een uniform format is de enige manier om projecten onderling goed te kunnen vergelijken. Probeer dat format beknopt te houden; dat is nog wel eens een uitdaging, omdat iedere expertise wel iets in dat format wil opnemen met als argument dat ze anders te laat betrokken worden als die projecten uitgevoerd worden. Maar het tijdig betrekken van een expertise kan je ook op een andere manier regelen, bijvoorbeeld door daarvoor een stap op te nemen in het projectmanagement proces.

Stel een team stakeholders samen

De beste besluiten worden genomen als de directie of portfolioboard ook de mening van anderen bij de besluitvorming meeweegt. Daarom stel ik in het voortraject een groep stakeholders samen waarin een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van de organisatie deelneemt. Deze groep laat ik de business waarde van de projectvoorstellen scoren. Hoe je business waarde vaststelt verschilt per organisatie. Je kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen waarde voor de klant en waarde voor de organisatie.

Gebruik eenvoudige score modellen

Ik gebruik graag vijf sterren om de business waarde van projectvoorstellen te laten scoren. De scores blijven natuurlijk subjectief, maar het is wel handig om richtlijnen mee te geven die duidelijk maken wanneer een score 0, 1, 2, 3, 4 of 5 sterren zou moeten zijn. Anders kan er alsnog ruis ontstaan door afwijkende interpretaties. Hou die richtlijnen wel zo simpel mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan aantallen klanten of processen die door het project worden geraakt en de impact daarvan op bijvoorbeeld omzet of kosten. Een boeiend onderwerp dat zich er zeker voor leent om een aparte blog over te schrijven. Wie weet.

Maak gebruik van beschikbare digitale tools

Gelukkig is het tegenwoordig eenvoudig om collega’s bij keuzemomenten voor projecten ook digitaal te laten participeren. Dat kan met gebruikmaking van enquête-software en soms kan het ook met het intranet en portfoliomanagement-software. Zorg er voor dat de uitslagen altijd anoniem blijven, maar dat het wel mogelijk is om bij de scorings-resultaten eventuele verschillen tussen functies en managementniveaus te kunnen herkennen. Die verschillen kunnen interessante inzichten geven die de directie of portfolioboard weer kan meewegen bij de besluitvorming.

Mijn ervaring is dat mensen graag willen participeren en het interessant vinden om de juiste projectvoorstellen voor de organisatie te kiezen. Door een goede mix van mensen van verschillende afdelingen de projectvoorstellen tevoren te laten scoren vergroot je de kans dat het juiste portfolio wordt samengesteld.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen met het scoren van projectvoorstellen.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]