Als je goed kijkt zie je in ieder geval al tien mensen zitten aan deze tafel. Of er aan de rechterkant ook mensen zijn aangeschoven, dat kan ik niet beoordelen. Waarschijnlijk zitten er nog meer, want de tafel is rond. Bij diverse organisaties zie ik de neiging om mensen die een bepaalde expertise hebben die voor het project interessant is in de stuurgroep te laten deelnemen: bijvoorbeeld een hoofd architectuur, een hoofd informatiebeveiliging, CIO, et cetera.

Wat mij opvalt is dat stuurgroepen vaak te groot worden. Het nemen van besluiten wordt dan uitermate complex. Hoe je dat kunt voorkomen? Deze 3 praktische tips helpen je daarbij:

Tip 1: Let op wie er sturen mag

In een auto wil je ook dat er maar één persoon stuurt, alhoewel je je er soms maar wat graag mee wil bemoeien. Houd in een stuurgroep altijd de primaire taak in de gaten: beslissingen nemen! Dat betekent dat er in een stuurgroep alleen mensen aan tafel horen te zitten die mandaat hebben en knopen kunnen en mogen doorhakken die voor het project van belang zijn. Dat brengt mij gelijk bij de volgende tip:

Tip 2: Bewaak de onafhankelijkheid van de leden in de stuurgroep

De eenvoudigste manier om deze tip te verduidelijken is dat je moet voorkomen dat er leden in de stuurgroep zitten die symbolisch in hun eigen voet kunnen schieten. Zet bijvoorbeeld niet het hoofd informatiebeveiliging die onafhankelijk aan de directie moet adviseren of projecten veilige oplossingen opleveren in een stuurgroep van een project dat nieuwe software moet bouwen. En de manager IT zou ik niet in de stuurgroep plaatsen als het project als resultaat moet opleveren dat de IT afdeling geoutsourced gaat worden. Wedden dat je dan weerstand krijgt? Dat soort situaties komen helaas vaker voor dan je denkt. Bewaak dus de onafhankelijke rol van mensen en houdt oog voor het belang van de organisatie. Daardoor wordt de kans op slagen van het project vele malen groter.

Tip 3: “Gast aan tafel mag”, maar voorkom blijvend mee eten

Natuurlijk heb je wel eens een interne of externe expert nodig om een bepaald onderwerp nader toegelicht te krijgen of om een verdiepingsslag te kunnen maken. Waar het vaak misgaat is dat ze bij de volgende vergadering plotseling weer aanschuiven, terwijl hun bijdrage al geleverd is. Hoe meer mensen er ‘mee eten’, hoe minder er overblijft is wat ik dan denk. Volgens mij geldt dat ook voor de slagvaardigheid van projecten, ook daar blijft dan weinig van over. De bijeffecten van te veel gasten zijn in veel gevallen de zogenaamde ‘Poolse landdagen’ en langdurige beslissingstrajecten die tot vertraging van de projecten leiden.

Wat leveren deze drie tips jouw organisatie op?

• Kleinere stuurgroepen die veel besluitvaardiger zijn.
• Minder meningen van mensen die linksaf, rechtsaf, of misschien wel omhoog willen.
• Een betere besteding van kostbare uren, want die zijn schaars, zeker bij grote organisaties.

De kleinste stuurgroep

Die bestaat uit één opdrachtgever/executive. Eén senior-user die de gebruikersorganisatie vertegenwoordigt en één senior-supplier die de leverancier is van de mensen of andere zaken (software bijvoorbeeld) die iets voor je project moet leveren. De extra tip is om dat de komende tijd eens vaker na te streven.

Een keer doorpraten?

Ik schuif graag een keer aan. Bij jou aan tafel of ergens anders.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]