Niet alleen bij de overheid lopen projecten uit of worden ze veel duurder dan verwacht… Hoe komt dat toch?

Projecten zijn vaak te groot!

Een paar praktijkvoorbeelden: een ICT-bedrijf probeert een nieuw softwaresysteem te ontwikkelen voor zowel het bedrijfsleven als de non-profitsector. Een jong accountantsbedrijf wil zo snel mogelijk van één naar vijf of vijftien vestigingen. Of, zoals bij de recente zeperd van de overheid: niet alleen 388 gemeentes moeten in de GBA veranderingen kunnen doorvoeren, maar ook alle 500 overheidsdiensten zouden toegang moeten hebben tot het bevolkingsregister. Tja, dan weet je al van tevoren dat het nooit goed gaat komen…

Steek de hand in eigen boezem

Herken je dit: het begint met een kleine wens – of het nu op automatiseringsgebied of een ander vlak is – en opeens is het wensenlijstje eindeloos lang geworden of ligt het ambitieniveau veel hoger. Wees eerlijk: ben jij als opdrachtgever zelf misschien degene die het hardst geroepen heeft ‘dit moet en dat moet zeker en dat mogen we ook niet vergeten’?

Geen 1+1+1 =3 maar 1+1+1= 9

Er is nog een andere factor die meespeelt. De toename van eisen en voorwaarden is vaak geen gewone optelsom: bijna altijd hangt het een met het ander samen. En dus wordt een project al snel ‘exponentieel ingewikkeld’. Vooral bij automatiseringsprojecten is dat de belangrijkste oorzaak van alle ellende. Of iets wat voor niet-ict’ers een simpel dingetje lijkt, blijkt heel lastig om in het systeem te bouwen.

Wat valt hiervan te leren?

1. Hou het project klein!

2. Werk in fases: eerst één vestiging en dan een jaar later de volgende. Of: eerst een simpel softwaresysteem en dan na enige tijd nog wat functionaliteiten toevoegen als in de praktijk blijkt dat er wat mist (meestal benutten gebruikers namelijk toch niet alle mogelijkheden). Veel grote organisaties werken tegenwoordig volgens deze zogeheten Agilemethode, maar ik kom er later in een andere blog nog eens met praktijkvoorbeelden op terug hoe je dat ook in het MKB kunt doen.

3. Hou de planning realistisch: vraag aan de specialist(en) binnen je organisatie of zij willen aangeven hoe lang ze ergens voor nodig hebben in plaats van dat jij de deadline oplegt.

Volgende keer: er is nog een tweede oorzaak en daar duik ik de volgende keer in. Met natuurlijk ook dan weer simpele tips om van elk project een succes te maken.

Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten?
Tel. 06 – 53 24 77 43

Remco Reitsma

ProjectReports