Waarom doe ik dit ook al weer? “Omdat we het zo afgesproken hebben!”. Dit was nou niet het beste argument om mij als projectmanager te motiveren om iedere week een voortgangsrapportage op tijd in te leveren. En toch probeerde de goedwillende medewerker van het projectbureau/PMO mij zo te overtuigen.

Ik ben zo druk

Al die jaren projecten van begin tot eind brengen lijkt voor sommigen eentonig en stressvol en dat is het ook als je niet constant ontwikkelt en blijft ontwikkelen. Zo had ik het als projectmanager druk, wat zeg ik, vreselijk druk om mijn project op tijd over de finish te krijgen. Uiteraard werkte iedereen daar hard aan. Ook ik was, zoals de meeste mensen die iets managen, bijna al mijn tijd kwijt aan overleggen. Maar hoe druk ik het ook had met allerlei ‘overleggen’, bijpraten met mijn teamleden en de stakeholders goed aangehaakt houden hebben altijd voorop gestaan, maar schiet er ook o zo makkelijk toch bij in. Tijden lang sprintte ik van overleg naar overleg. Niet slim, maar één voordeel had dat wel, ik had alle info top-of-mind. Ze konden me alles vragen; ik had altijd een pasklaar antwoord.

Effe snel

Tijdens mijn eerste projectjes was dit wel mijn setting. Ik vond het zalig al die hectiek. Rennen, rennen. En ’s-avonds met een gevoel naar huis dat ik heel druk – en goed – bezig was geweest. Als ik dan ’s-avonds nog mijn mailachterstand van die dag wegwerkte kwam ik nog weleens een mailtje tegen van een PMO’er: “Remco, waar blijft je voortgangsrapportage? De deadline was vandaag 12.00uur”. Voor mijn gevoel was het nog maar een paar uur geleden dat ik mijn vorige voortgangsrapportage had verstuurd. En daar ging ik weer. Na die lange werkdag nog even snel die rapportage maken voordat ik naar mijn tennisafspraak ging. Maar waar had ik de rapportage van vorige week ook al weer? Oh ja, in Excel kijken bij ‘Open recente bestanden’ en daar was ie gelukkig nog te vinden. Effe openen en snel aanpassen. De status kleurtjes voor tijd, geld en kwaliteit waren nog allemaal OK, dat wil zeggen Groen. Alleen dat nieuwe issue nog opvoeren. Vier regels toelichting en gaan met die banaan. Naar de tennisbaan.

Herken je deze werkwijze? Hopelijk niet. Maar mocht je het wel herkennen, dan weet ik zeker dat je niet de enige bent. En dan herken je misschien ook de volgende situatie:

Wat je misdoet doe je zelf, nog een keer.

De volgende ochtend was ik net begonnen met mijn teamoverleg toen de PMO’er kwam binnenlopen. Waarom ik het oude sjabloon had gebruikt. En of ik binnen 30 minuten een nieuwe versie wilde maken met het goede sjabloon en met dit keer wél het onderdeel Financieel geactualiseerd. Ik had toch immers afgelopen week gewoon doorgewerkt met het team? Oftewel ik kon mijn vergadering afbreken en voor een tweede keer de rapportage voor dezelfde week opleveren.

Als ik hier nu op terugkijk zie ik dat er meerdere dingen misgingen. Dat varieerde van de opslag van documenten, overschrijven van vorige rapportages, teveel overleg in verhouding tot nadenken en plannen, en zo kan ik er nog wel een paar noemen waar ik in andere blogs nog op zal ingaan. Maar waar het me nu vooral om gaat is dat ik in de beginfase als projectmanager de meerwaarde van het schriftelijk rapporteren niet inzag.

Tijdens mijn derde project kwam bij het omslagpunt. Tijdens een koude herfstavond thuis, in alle rust, mijn partner was weg, maakte ik de voortgangsrapportage. Ik realiseerde me opeens dat we de komende week een gebruikersbijeenkomst moesten voorbereiden die door alle hectiek nog geen aandacht had gehad (ik hoefde alleen maar even een Powerpointje te maken had ik destijds geroepen). Na de eerste schrik nam ik meteen de tijd om de hele rapportage helemaal opnieuw door te nemen. Dat leidde tot een aanpassing van de issues en een nieuw risico. Het leidde zelfs tot de wijziging van de statuskleur voor de voortgang. Die kon ik niet langer groen houden. Hij werd kanariegeel.

Het werd me helder dat ik er zelf voordeel van had als ik mijn voortgangsrapportages niet meer in alle hectiek snel tussendoor maakte, maar mezelf er bewust even voor afzonderde en er echt aandacht aan gaf. Het hielp mij toen en het helpt me nog steeds om beter te begrijpen hoe mijn projecten er nu echt voor stonden en voor staan. Tussen al die vergaderingen en crash-acties waarbij heftige issues worden opgelost ervaar ik het maken van de voortgangsrapportage tegenwoordig als een moment van rust; heel waardevol. Het geeft wat afstand tot het project, de bekende helicopterview, en leidt regelmatig tot een frisse blik. Als credo gebruik ik sinds kort (vrij vertaald naar Tele2):

Niet omdat het moet, maar omdat ik het kan!