Recent werd ik gebeld door een jonge business analist die mij had gezien op een evenement waar ik over onze software sprak. Hij vertelde dat hij nog onervaren was op het gebied van portfoliomanagement, maar graag wilde leren. “Hoe ga jij om met al die verschillende mensen binnen jouw portfolio om projecten te laten slagen?”, was een van zijn vragen. Wat volgde was een erg leuk gesprek dat mij aan het denken zette over het omgaan met verschillen in ervaringen van mensen.

De vier leesfasen van Maslow

Ieder mens zit voor een bepaald onderwerp in een leerproces (Google er maar eens op). Volgens Maslow zijn er vier leerfasen te onderscheiden:

1)  Onbewust onbekwaam.

2)  Bewust onbekwaam.

3)  Bewust bekwaam.

4)  Onbewust bekwaam

De business analist was duidelijk fase 1 ontgroeit, hij was zich bewust dat hij onbekwaam was (fase 2) en wilde graag meer leren en doorgroeien naar fase 3. Bij het voorbereiden van een presentatie voor grote groepen mensen zijn we wel gewend om de doelgroep voor ogen te nemen en de presentatie daarop af te stemmen. Bij vergaderingen ervaar ik dat daar in het algemeen minder goed over is nagedacht. Terwijl daar m.i. voordeel te behalen is.

Hoe bewust zijn mensen zich van hun onbekwaamheid?

Mijn ervaring is dat mensen al snel over een onderwerp hun mening verkondigen zonder daar veel kennis van en ervaring mee te hebben. In de praatprogramma’s op TV zie je het dagelijks gebeuren. In mijn werksituatie als portfoliomanager vind ik het onderwerp ‘agile werken’ een goed voorbeeld. Zodra ‘agile werken’ in een organisatie begon te spelen had iedereen al snel zijn mening klaar zonder ooit een boek over het onderwerp gelezen te hebben, een cursus gevolgd te hebben, of in de praktijk ervaring met agile werken te hebben opgedaan. Een kwestie van onbewust onbekwaam. Helaas een veel voorkomend situatie. Het verschil in niveau van bekwaamheid kan een goede vergadering en goed besluit in de weg zitten.

Check de leerfase van je gesprekpartners

Dit is een manier om daar invulling aan te geven: bedenk voorafgaand aan de vergadering het specifieke doel dat je wilt bereiken. Bepaal vervolgens wat volgens jou het bekwaamheidsniveau van je gesprekpartners is: in welke van de vier fasen verkeren zij op het onderwerp dat je wilt bespreken?

Als je het niet weet, dan kan je er alsnog naar vragen.

Bereid gesprekpartners voor

Enkele dagen voorafgaand aan de vergadering kan je aan de deelnemers met minder ervaring alvast achtergrondinformatie toesturen om duidelijk te maken wat je binnenkort gaat bespreken. Hen voorafgaand aan de vergadering individueel bijpraten is natuurlijk een nog veel betere manier om je doel te bereiken. Het is een enorm winstpunt als een gesprekspartner zich in dat voorgesprek bewust wordt dat hij/zij onbekwaam is. Nog mooier is het als je de betreffende persoon op het specifieke onderwerp voldoende kennis kan bijbrengen om erover mee te praten. Een opdrachtgever bijvoorbeeld hoeft niet alles te begrijpen wat er allemaal bij ‘agile’ of ‘scrum’ komt kijken of hoe het ‘kritieke pad’ wordt vastgesteld, maar moet wel het nut en de voor- en nadelen kunnen doorgronden.

Tip: gebruik visuele middelen

Zelf maak ik vaak gebruik van één of een paar Powerpoint-slides met een visualisatie van de boodschap die ik wil overbrengen. Het kost wat extra tijd, maar vaak werkt zo’n visualisatie verhelderend, vooral als het gaat om complexe concepten. Mijn ervaring is dat het in veel gevallen langdurige discussies voorkomt.

De business analist die mij belde was bewust dat hij onbekwaam was op het gebied van portfoliomanagement en ik hoop dat ik hem in ons gesprek geholpen heb om een klein beetje bekwamer te worden in dit mooie vakgebied.

Voor vragen rondom portfoliomanagement mag ook jij altijd contact met mij opnemen.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]