Hoort u ze ook? Zelfs met een minder scherp gehoor en veel omgevingslawaai kan je ze horen, overal en steeds vaker, de lokroep van projectleiders. Elke organisatie kent projecten en met projecten ontstaat behoefte aan projectleiders. De een wordt als vrijwilliger aangewezen, de ander heeft er doelbewust via studie voor gekozen projecten in goede banen te leiden als professie.
Of het nu een websitebouwer is die praat over projecten, wegenbouwers, consultants, HR-managers, secretaresses, allemaal ‘doen’ ze projecten.
Een projectleider in de bouw verstaat heel iets anders onder een project dan een afdelingshoofd.
Vergelijken we projecten onderling dan zien we grote verschillen. De websitebouwer die in zijn eentje in WordPress in drie dagen tijd een website bouwt; de wegenbouwers die met honderden collega’s in een tijdsbestek van vier jaar een snelweg verleggen, de consultant die met een klein team experts een analyse doet en een rapport oplevert, de HR-manager die met het directieteam samen een reorganisatie aanstuurt en de secretaresse die een bedrijfsfeest organiseert. Allemaal belangrijke projecten voor degene die de verantwoordelijkheid draagt. Met als verschil het aantal betrokken mensen, de hoeveelheid geld, de doorlooptijd en omvang en soort risico’s. Eén ding hebben al die verschillende soorten projecten wel gemeen: er moet werk verzet worden. Er zijn acties nodig die op specifieke momenten afgerond moeten zijn om het project tot een succes te maken. De uitdaging voor jou als projectleider is om goed zicht te houden op de status van al die acties. Sterker nog, het is je hoofdtaak.
Van lokroep naar…
Het succes van projecten wordt dus vanuit ‘te verzetten werk’ bepaald. Logisch dat we met iedereen die meewerkt regelmatig bij elkaar komen en de voortgang bespreken. De lokroep van de projectleider haalt het team bij elkaar zodat we samen zichtbaar kunnen maken wat de status van de acties is.
Naarmate projecten groter en complexer zijn wordt het lastiger in een overleg alle acties te bespreken. Hoe meer mensen in een project werken hoe groter de uitdaging om goed zicht op de status van al dat werk te houden. Dat kan je dan eenvoudig niet meer uit het hoofd of in een schriftje doen. Alles draait dan om afspraken en een werkwijze die door alle leden van het projectteam wordt omarmd en gebruikt. Dat heb ik als junior wel geleerd.
De les van de gearchiveerde boterham
Jaren geleden, als junior projectmanager, had ik de schone taak door het verticaal stapelarchief van mijn collega te spitten zodat de directie tijdens zijn vakantie wist waar we nu eigenlijk stonden met een belangrijk project. De stapels papier waren normaal een no-go zone, maar nu moest het. De super senior projectmanager, met aanzien van iedereen in de organisatie, kon altijd direct de status vertellen en feilloos iets vinden. Maar nu was hij op een welverdiende vakantie van vier weken en ik was de pineut. In vier weken ben ik senior geworden. Het doorspitten van het verticaal stapelarchief, van vloer tot plafond en van muur tot muur heeft mij slapeloze nachten en tien jaar van mijn leven gekost, want de directie eiste antwoorden. Eén ding heb ik geleerd: wat logisch is voor de één hoeft niet te werken voor de ander. Het chronologisch doorstapelen van papier werkte niet, zeker niet als daar af en toe in alle hectiek ook de boterhammen met pindakaas en leverworst tussen zijn blijven slingeren. Ik wist in ieder geval dat op woensdag 5 maart 1995 een boterham met pindakaas de lunch was. Maar alle gekheid op een stokje: het op een uniforme en door iedereen onderschreven – en gehanteerde (!) – manier registreren van de status van acties is een no-brainer en is essentieel!!
Uniform op je eigen of een uniforme manier
Op zich is er niets mis met Excel, maar je wil niet weten hoe creatief mensen in Excel kunnen zijn. Het registreren van de status van acties voor kleine projecten kan op zich prima in een Excel lijst. Maar het nadeel daarvan is dat niet iedereen er tegelijk in kan werken. En bij het rondsturen met de vraag om de acties bij te werken ontstaan al snel tal van verschillende versies van het bestand. Dan ben je als projectleider de pineut en kost het weer extra tijd om dat overzicht samen te stellen. Zo’n Excellijst werkt ook lastig als je afhankelijkheden tussen verschillende acties wilt bewaken. Ieder project kent namelijk afhankelijkheden; projecten zonder afhankelijkheden bestaan niet.
Samenwerken in plaats van samen werken
Om goed de voortgang van je project bij te houden zal je dus al snel expert in Excel moeten worden, of grijpen naar andere tools. Je zal met je projectteam moeten kunnen samenwerken in een voor iedereen gelijke omgeving in plaats van dat je samenwerkt met een tool waar ieder teamlid alsnog zijn eigen draai aan kan geven. Werken vanuit één versie maakt al een wereld van verschil. De Control en de C en de V-toetsen zijn bij mij in de loop der jaren zo goed als versleten door het knippen en plakken vanuit de verschillende spreadsheets die ik van mijn teamleden ontving.
Oh ja, er is nog een andere functie van de lokroep van de projectleider. Op het moment dat iedereen in je team de techniek vóór zich kan laten werken, in plaats van dat ze mét techniek werken, kan er tijd besteed worden aan die andere kant waarvoor de lokroep het team samenbrengt: de inhoud, in plaats van discussies over de status van de acties
Naast de fysieke lokroep elkaar over de inhoud te ontmoeten wordt de lokroep van de projectleider over de status steeds vaker door software geroepen. Teamleden krijgen per e-mail of ander medium een signaal (vaak ‘notificatie’ genoemd). En als een status is bijgewerkt of een actie is afgerond klinkt het signaal door. Geen gejaag en geroep meer, maar het monitoren van voortgang geholpen door techniek zodat je op ieder moment weet waar jouw aandacht nodig is en je ook de opdrachtgever steeds van de actuele status van het project kan voorzien.