Waarschijnlijk zijn de plannen voor 2018 al gemaakt. Directie en management hebben uitvoerig nagedacht en weten welke projecten ze in 2018 willen uitvoeren. Nauwkeurige selectie van de meest geschikte projectmanager voor een bepaald project is al praktijk, maar hoe staat het met het selecteren van de meest geschikte opdrachtgever?

Vorige maand werd ik me bij een van mijn klanten weer bewust van het verschil tussen geschikte en minder geschikte opdrachtgevers en van de dynamiek tussen opdrachtgevers en projectmanagers. Het succes van een project is mede afhankelijk van een goede opdrachtgever met passende competenties en voldoende beslissingsbevoegdheid, duidelijke communicatie en de wil om met de projectmanager iets voor elkaar te krijgen.

Opdrachtgever blijft eindverantwoordelijk

Na aanstelling van een projectmanager kan een opdrachtgever het “Zo, nu ben ik ervan af” gevoel krijgen. Die opdrachtgever vergeet dat hij de eindverantwoordelijkheid draagt. Selecteer dus iemand die zich betrokken voelt, van start tot finish.

De juiste competenties

Niet alleen de projectmanager, ook de opdrachtgever moet passen bij de opdracht. Heeft het project een forse IT-component, dan zal de opdrachtgever voldoende kennis en ervaring van IT moeten meebrengen om een goede gesprekspartner voor de projectmanager te zijn. Als een project te maken heeft met veel externe factoren en belanghebbenden zal dit veel vergen van de sensitiviteit en politieke vaardigheden van de opdrachtgever. Kijk dus goed welke competenties nodig zijn. ‘

Succesvolle projecten door gouden duo’s met daadkracht

De projectmanager zal vanuit zijn professie al snel resultaatgericht zijn en daadkracht tonen. In de praktijk kom ik regelmatig projectmanagers tegen die veel inhoudelijke kennis hebben, maar aan daadkracht wat te kort komen. Dat kan goed gaan als projectmanager en opdrachtgever zich daarvan bewust zijn en de opdrachtgever zelf daadkrachtig genoeg is en de projectmanager daarop coacht. Dat voorkomt dat beslissingen en escalaties steeds worden doorgeschoven en tot onnodige vertraging van het project leiden. Zorg bij elk project dat opdrachtgever en projectmanager een goed koppel vormen voor de specifieke opdracht. Voor complexe projecten is dit nog belangrijker, daar heb je een gouden duo nodig als basis voor succes.

Drie tips voor deze gouden duo’s:

Tip 1: Kies weloverwogen de opdrachtgever.
Selecteer de opdrachtgever op basis van inhoudelijke kennis en competenties die nodig zijn voor de voorliggende opdracht. Heeft de opdrachtgever ook voldoende mandaat om zijn rol goed in te vullen?

Tip 2: Check de menselijke match tussen opdrachtgever en projectmanager.
De opdrachtgever zal de projectmanager aannemen. Uiteraard wordt gekeken naar de ervaring en competenties van de projectmanager. Maar is er ook sprake van wederzijds begrip en het hebben van een klik? Dat is een voorwaarde om een hecht team te vormen.

Tip 3: Gebruik voortgangsrapportages.
Gebruik als opdrachtgever de voortgangsrapportage als leidraad voor het gesprek met de projectmanager. Zo voorkom je dat alleen gesproken wordt over één overheersend knelpunt en andere aspecten van het project (komende mijlpalen bijvoorbeeld) te weinig aandacht krijgen.

De organisatie waar ik me weer bewust werd van het belang van een geschikte opdrachtgever heeft, net als veel andere organisaties, besloten om te investeren in training en coaching van hun opdrachtgevers.

De inzet van ProjectReports is om de communicatie tussen opdrachtgevers en projectmanagers te faciliteren met goede rapportages en dashboards; om als opdrachtgever snel tot de kern door te dringen en waar nodig bij te kunnen sturen.

Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten?

Remco Reitsma
ProjectReports
Tel. 06 – 53 24 77 43