Er zijn 4 manieren om jezelf symbolisch in tweeën te delen en de juiste dingen te doen.” Daar ben ik inmiddels wel achter en deze praktijkervaring deel ik graag met je. Het heeft te maken met prioriteiten stellen, maar dan wel op een manier die werkt en acceptabel is voor jezelf en de personen die je tevreden moet houden. Dat was een behoorlijke uitdaging waar ik gelukkig een oplossing voor vond.

Wie en wat geef je de meeste aandacht?

Misschien herken je zelf ook dat gevoel dat er tijdens je werk (te)veel op je afkomt. Veel verschillende projecten, meerdere opdrachtgevers, klanten die vragen stellen, klanten die issues hebben en managementleden die van jou resultaten willen zien. Als je, net als ik, graag overal ‘ja’ op zegt, dan ontstaat er vanzelf een valkuil; je komt tijd tekort. “Ik kan mij niet in tweeën delen” was wat ik altijd dacht. En dat klopt ook wel. Dus besloot ik dat tijd indelen anders, effectiever en productiever moest. In mijn eigen tijd ging ik op zoek en vond:

Het kwadrant van Covey!

Ik had er weleens van gehoord, maar ik gebruikte ‘m niet. Nu wel en met succes. Dit is hoe het werkt: Je maakt enerzijds de keuze uit ‘belangrijk’ of ‘niet belangrijk’ en anderzijds de keuze uit ‘dringend’ en ‘niet dringend’. Als je het niet als theorie gebruikt maar echt toepast dan houd je ineens tijd over en doe je de juiste dingen want:

• Wat niet dringend en niet belangrijk is, kan je dumpen of weggeven.
• Wat niet belangrijk maar wel dringend is kan je anderen laten doen.
  
  

Dan ben je al twee van de vier mogelijkheden kwijt. En dat is 50%! Hetzelfde als jezelf in tweeën delen. Wat je zelf doet is:

• Datgene wat belangrijk en dringend is, dat doe je direct en
• Wat belangrijk is, maar niet dringend. Dat kan je even parkeren.
  
  

Covey toepassen geeft resultaten

Inmiddels heb ik een totaallijst van al mijn activiteiten en issues waar ik een extra kolom aan toe heb gevoegd waarin de keuze K1, K2, K3 of K4 gemaakt wordt. Het is de indeling op kwadrant niveau. En het werkt! Want het allerbelangrijkste is dat ik de feedback van klanten krijg dat issues veel sneller zijn opgelost, we complimenten krijgen over de snelheid waarop we iets aanpakken en de klantentevredenheid omhoog is geschoten.

Maar het toepassen van Covey levert nog meer op; je analyseert en kijkt er beter door. Zo worden veel opdrachtgevers ondergesneeuwd door het oplossen van allerlei issues, terwijl mogelijke risico’s veel belangrijker kunnen zijn. Het dwingt je om goed te kijken of de businesscase (belangrijk, maar niet dringend) er nog wel is. Dat betekent dat je geen issues binnen een project of opdracht gaat oplossen als het oorspronkelijke doel al achterhaald is. Het heeft mij geleerd om scherp te blijven en dagelijks met die dingen bezig te zijn die een doel dienen.

Eens verder praten?

Ik hoop dat het toepassen van het kwadrant van Covey je net zoveel gaat opleveren als bij mij. Als ik je daarbij kan helpen, of als er vragen over zijn, neem dan gewoon even contact met mij op.

Harut Galstian – ProjectReports