Daadkracht is een goede eigenschap voor een directeur of manager. Maar ‘stopwatchbesluiters’ (oftewel: snelle beslissers) vergeten in hun enthousiasme ook weleens om de juiste mensen erbij te betrekken. Het nadeel daarvan is dat het kijken naar alternatieven en de consequenties van bepaalde beslissingen erbij inschiet. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben bij de uitvoering. Een bijkomend nadeel is dat je medewerkers zich niet gehoord voelen en dat daardoor ook het draagvlak voor je besluit afneemt. Met het risico dat je besluit niet zo goed wordt ingevuld als je zou willen.

Ben jij het overlegtype?

Een breed draagvlak creëer je inderdaad mede door het beroemde poldermodel. Echter, hoe meer mensen en afdelingen zich ermee bemoeien, hoe langer het gaat duren. De ‘Friese staartklok-methode’ is dus misschien ook niet helemaal de handigste manier…

Hoe moet het wel?

Allereerst: Bij een kleine beslissing hoef je natuurlijk niet iedereen te betrekken. Een nieuwe bureaustoel kopen is wat anders dan een nieuw kantoorpand laten bouwen. In dat laatste geval is het van belang om je beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op orde hebben. In mijn blog van 17 oktober heb ik uitgelegd waarom deze zogeheten BOB-methode zo efficiënt is. Maar wie heb je nodig voor die BOB-methode?

Belangrijkste tip!

Neem even tien minuten de tijd en schrijf op wie je nodig hebt om tot een goed besluit te komen. Voor de beeldvorming bijvoorbeeld een van je medewerkers van de werkvloer die straks ook bij de implementatie betrokken zal zijn. Om een oordeel te kunnen vormen kun je er bijvoorbeeld een teamleider of afdelingsmanager bij betrekken. En misschien is het verstandig om een externe partij een advies te laten uitbrengen. Het besluit neem je bijvoorbeeld met het hele Management Team, of misschien met maar één lid van het MT. De andere MT-leden moeten natuurlijk wel geïnformeerd worden. Beperk het lijstje tot wie écht nodig zijn en hou daar aan vast. Je zult zien dat het besluitvormingsproces een stuk makkelijker gaat.

Zo vermijd je een paar bekende valkuilen…

1. Hou het doel voor ogen en redeneer niet bij voorbaat al naar de oplossing toe die je zelf in gedachten hebt. Dan mis je waarschijnlijk belangrijke alternatieven die misschien goedkoper, efficiënter of beter zijn.
2. Vertrouw feiten meer dan intuïtie, gevoel of ervaring. Schakel hier desnoods een externe partij voor in.
3. Zwicht niet voor tijdsdruk en doe bij twijfel niets tot je zeker weet dat je de goede kant op gaat.
4. Nodig anderen nadrukkelijk uit om tijdens de vergadering waar het voorstel wordt besproken de rol van advocaat van de duivel te spelen. Sta open voor de mening van anderen. Roep je altijd al bij elk kritisch geluid dat iemand niet loyaal is (echt, ik heb het in de praktijk meegemaakt), dan durft niemand zijn mond meer open te doen. Dat kan desastreuze gevolgen hebben.

Volgende keer: Hoe komt het dat beslissingen verkeerd uitpakken? En wat doe je als het misgaat?

Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten?

Remco Reitsma
ProjectReports
Tel. 06 – 53 24 77 43