Projecten raken verhit, de temperatuur binnen stijgt. En nu?
Deze week wordt de 30 graden Celsius weer overschreden in grote delen van Nederland. De luchtdruk neem toe, we worden minder productief, maar we hebben ons er zo goed mogelijk op voorbereid. Wat heeft dat nu met projecten te maken zal je waarschijnlijk denken? Ik bedacht mij dat er wel lering valt te trekken in de manier waarop wij met deze tropische temperaturen omgaan. Lees maar.
De temperatuur stijgt naar grote hoogte
Als de buitentemperatuur stijgt dan nemen we direct passende maatregelen. Er worden randvoorwaarden geschapen om met de hitte om te kunnen gaan. Extra water wordt meegenomen in de auto, want je zou maar in de file komen te staan in een snikhete auto. Je bent goed voorbereid en je past bijvoorbeeld ook je kleding erop aan, omdat je van tevoren weet wat komen gaat. En wie buiten is smeert zich meestal uit voorzorg in met zonnebrand.
Maar als de ‘binnentemperatuur’ stijgt, vanwege een uit de hand gelopen project, dan is het lang niet in alle gevallen zo dat er goed nagedacht wordt over voorzorgsmaatregelen die helpen om de plotseling opkomende verhitting in projecten te beperken. Terwijl je als opdrachtgever ook nu snel moet handelen.Wat kan je dan doen om je ook hierop goed voor te bereiden? In projecten weet je immers van tevoren nooit wat er precies komen gaat.
3 tips om als opdrachtgever oververhitting in projecten te voorkomen
Tip 1: Kijk naar je eigen rol als opdrachtgever en neem direct verantwoordelijkheid
Het is immers jouw project dat in de problemen verkeerd. Als je niets doet en te lang problemen bij de projectmanager laat liggen, dan worden de problemen alleen maar groter. In de verzengende hitte kan jij niet lang zonder water, want dan beland je in het ziekenhuis. Het project heeft je hulp nu dringend nodig. Voorkom da je project in de ziekenboeg terecht komt. Neem dus direct je verantwoordelijkheid.
Tip 2: Vraag als opdrachtgever zo snel mogelijk wat de projectmanager nodig heeft
Als er oververhitting dreigt, vraag dan als eerste wat jij kunt doen om te helpen. Misschien is er snel een besluit nodig om een ernstig blokkerend knelpunt op te lossen, of kan je helpen door extra tijd en geld te geven. Zolang maar snel duidelijk wordt welke maatregelen nodig zijn om het project weer vlot te trekken.
Tip 3: Probeer er als opdrachtgever met je project eerst zelf uit te komen
Als projecten qua planning of budget uit de pas gaan lopen dan zie ik regelmatig dat er een onderzoek wordt opgestart. Vaak wordt hiervoor een externe organisatie ingezet. Mijn advies is om in ieder geval stil te staan bij de gevolgen hiervan voor het project. Het onderzoek kan namelijk tot extra oververhitting leiden, omdat er veel extra werk op het projectteam afkomt. Bijvoorbeeld het leveren van documenten en ook worden interviews afgenomen met leden van het team die het zweet al onder de oksels hebben staan. Onderzoek eerst zelf met het projectteam grondig wat er aan de hand is. Zolang je er zelf uit kunt komen zal er meer vaart in de oplevering van het project blijven zitten is mijn ervaring.
Voor de komende dagen…
Aan de buitentemperatuur valt niets te doen, aan de binnentemperatuur wel; zowel op het gebied van de temperatuur in het kantoor als op het gebied van de temperatuur in projecten.
Geniet van de zon!