“Yes, we gaan het doen!” Morgen schiet het project uit de startblokken, want de directie heeft goedkeuring gegeven. Blij en opgewekt verlaat je de vergaderruimte. Snel beginnen, de druk is namelijk groot en de eerste resultaten worden op korte termijn al verwacht. Maar is dit wel het moment om te juichen, of is het verstandiger om je juist nu zorgen te maken?

Te vroeg uit de startblokken…

Het komt helaas vaak voor dat projecten een valse start kennen. Het zijn die gevallen waarbij er onvoldoende naar alle randvoorwaarden is gekeken. Er is te weinig energie gestoken in een goede voorbereiding en plotseling blijken er wat ‘ongewenste konijnen’ uit de hoge hoed te springen die de weg naar succes blokkeren. Ik zal er een paar noemen:

• De gebruikers, die van het project moesten profiteren, waren van tevoren niet betrokken en bleken het nut en de noodzaak van het project niet in te zien.
• Dat superhandige softwarepakket dat je wilde implementeren bleek niet te voldoen aan de veiligheids- en privacy-eisen van de IT-specialisten van jouw organisatie.
• De nieuw te bouwen interactieve website, waar de klanten al hun gegevens zelf kunnen inzien en wijzigen, blijkt niet te realiseren te zijn omdat het netwerk dan te zwaar wordt belast.
• Een expert die cruciaal voor je project was bleek in de benodigde periode een sabbatical te houden.
• Het projectteam was compleet en stond te trappelen om te starten, maar toen bleek dat de aanschaf van het pakket boven de aanbestedingsgrens lag. Er moest eerst een Europese Aanbesteding van acht maanden worden doorlopen voordat het projectteam aan de slag kon gaan.
• In oktober zou het nieuwe HR-systeem live gaan, maar men wist niet dat in diezelfde maand een update werd uitgevoerd bij het rekencentrum en geen wijzigingen doorgevoerd konden worden.

Een verantwoorde voorbereiding

Je kan niet vroeg genoeg beginnen met een goede voorbereiding; informeer, controleer, interesseer en communiceer! Dat klinkt logisch, maar toch zijn er genoeg projecten die qua tijd en geld behoorlijk uit de pas lopen, of waar zelfs symbolisch aan een dood paard getrokken wordt. Dat een verantwoorde voorbereiding enorm kostenbesparend is wil ik verduidelijken met een fictief rekenvoorbeeld:

Rekenvoorbeeld

2 projectleden besteden 1 maand extra tijd aan de voorbereiding. Zij kosten gemakshalve € 7.500,- per man, oftewel een extra kostenpost van € 15.000,-. Stel dat je te maken hebt met een projectteam op volle sterkte van totaal zes mensen inclusief de projectmanager. Indien blijkt dat er in de voorbereiding iets wezenlijks over het hoofd gezien is, zoals bij de voorbeelden hierboven, kan een vertraging al snel 1 of 2 maanden extra vergen. Naast de vertraging die vaak niet meer in te halen is, zullen de kosten met zes mensen per maand € 45.000,- euro bedragen en dus al snel oplopen tot € 90.000 of € 135.000,- extra! Duidelijk verschil toch?

Maak zelf ook maar eens je eigen berekening wat een maand uitloop zou kosten voor het project dat je binnenkort uit de startblokken wil laten gaan.

Samenvattend

• Besteed meer tijd aan de voorbereiding van projecten: check de randvoorwaarden en waar mogelijk de aannames.
• Het hele projectteam langer laten werken is vele malen kostbaarder dan een paar collega’s in het voortraject.
• Zorg ervoor dat je precies weet wie met je mee kan rennen.
• Check of iedereen bereid is zijn of haar energie in het project te steken.

Schiet dan pas uit de startblokken! Reacties stel ik altijd op prijs.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]