Weet je wat vooral het succes bepaalt of projecten slagen? Uit onderzoek* blijkt dat actief betrokken opdrachtgeverschap al jarenlang succesfactor nummer 1 is. Als portfoliomanager heb ik ook zelf ervaren dat de proactieve betrokkenheid van de opdrachtgever daarbij allesbepalend is. Toch kan dit voor opdrachtgevers uitdagend zijn en heeft de ene persoon het van nature meer in zich dan een ander. Daarom dit keer drie tips om als opdrachtgever je proactiviteit te verhogen:

Tip 1: Proactiviteit van start tot finish!

Tijdens een kick-off wordt er geklapt voor jou als opdrachtgever wanneer je het nut en doel van het project aankondigt en bij de oplevering ontvang je opnieuw applaus. Proactiviteit betekent dat je als opdrachtgever niet alleen bij de start en finish en in de vergaderingen van de stuurgroep participeert, maar dat je tijdens alle fasen van het project je betrokkenheid laat merken.

Tip 2: Gebruik je voelsprieten

Laatst sprak ik een directeur die vertelde dat zij als opdrachtgever tijd vrijmaakt voor ‘sociale controle’. Ze bedoelde dat ze als opdrachtgever haar oren en ogen openhoudt en ook haar gevoel gebruikt. In het verleden heb ik als portfoliomanager meermaals meegemaakt dat een project plotseling in de problemen kwam en dat iemand die aan dat project werkte mij vertelde dat hij allang wist dat de planning niet haalbaar was. Helaas wordt de haalbaarheid van planningen door projectmanagers en teamleden nog wel eens anders beleefd, dan wel gecommuniceerd. Gebruik je voelsprieten. Maak met enige regelmaat een praatje met mensen in en rond jouw project, of neem eens deel aan een overleg van het projectteam. Zelf noem ik het gemakshalve ‘monitoring by walking around.’ En gebruik de schriftelijke voortgangsrapportage vooral als leidraad in het voortgangsgesprek met de projectmanager.

Tip 3: Complimenteer!

Een goede opdrachtgever is iemand die de hiërarchie durft te laten vieren en welgemeende complimenten geeft. Als je vaker je gezicht bij het team laat zien (tip 2), dan kan je de mensen ook zelf complimenteren. Vergeet het niet, want het maakt het gezamenlijke werk echt veel leuker!

Wat leveren deze tips je op als opdrachtgever?

Proactiviteit daar moet je niet te veel over nadenken. Je moet het vooral doen en dan krijg je:

• een beter beeld van het project.
• meer begrip doordat je de verhalen hoort achter hetgeen gerapporteerd wordt.
• gemotiveerde medewerkers, doordat zij betrokkenheid ervaren.
• meer succesvolle projecten, omdat je eerder ziet waar je moet bijsturen.
• en …… toffe teams die plezierig met elkaar samenwerken!

Geen tijd voor proactiviteit?

Dat bestaat niet! Want ook als je veel projecten hebt gaat het vooral om het slim en efficiënt monitoren. Daar helpen we graag bij.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]

*Bron: Project Management Insitute 2018, Pulse of the profession, ‘Success in disruptive times’.