Ik ben me na zoveel jaren wel bewust geworden dat een van mijn minder sterke punten is dat ik van praten houd. Nu sta ik daar niet alleen in. Veel collega’s houden ook van praten. En ook opdrachtgevers vormen daar geen uitzondering op. Met een half uur op de klok willen we nog wel bij de les blijven, maar met een uur lijkt de wereld open te liggen. Voordat je er erg in hebt is het wekelijkse of tweewekelijkse overleg alweer voorbij en is er volop gesproken maar kom ik tot de conclusie dat wat aangeraakt moest worden niet aangeraakt is. Meer dan eens schoot de ‘Oh nee!! vergeten te vragen’-gedachte, direct nadat ik het kantoor van mijn opdrachtgever had verlaten in mijn hoofd. Dan hadden we een enorm issue uit den treure besproken, maar was ik bijvoorbeeld vergeten goedkeuring te vragen om een extra medewerker in te huren.

Voortgangsgesprekken en de ringweg om Parijs

In de loop der jaren is mij duidelijk geworden dat voortgangsgesprekken vanzelf wel ‘vol komen’. En zeker niet alleen met onzinnige dingen. Maar als je de naam van het ‘voortgangsgesprek’ eer aan wilt doen, zal het met de opdrachtgever toch minimaal over de voortgang van het project moeten hebben en niet verzanden in kleine irritaties of opgeblazen issues. Het gaat tenslotte over de voortgang, wat mij herinnert aan vroeger.
Voor de zomervakantie haalden mijn ouders bij de ANWB routekaarten. Grote witte kaarten met daarop alleen de hoofdwegen en geen nitty gritty details. Met een arceerstift werd aangekruist hoe we zouden rijden. Maar in de chaos en hectiek verdwaalden we steevast op de rondweg van Parijs, de beruchte Boulevard Périphérique, Na tien minuten ruzie werd dan resoluut gestopt op een parkeerplaats. De kaart werd erbij gepakt en er werd net zo lang stilgestaan tot we wisten waar we waren én waar we ook alweer naar toe wilden. De korte stop maakt het gezamenlijke doel weer duidelijk en zonder problemen werd daarna Parijs gepasseerd. Het leek dan wel of vanuit het nieuwe gedeelde doel de afstand korter was geworden…

Kijk ik dan weer naar de reis van een project dan zijn de voortgangsgesprekken voor het beantwoorden van een vraag: “Welke mijlpalen of producten zijn afgerond en wat gaan we de komende periode opleveren?”. Benoem de issues, maar bespreek niet alleen dat enorme issue en blijf focussen op de hoofdweg. Mensen hebben de neiging erg op de inhoud te zitten. Als projectmanager word je geacht het proces te managen en dan hebben we het over het voortbrengingsproces.

Rapport als routekaart

De voortgangsrapportage is voor mij een prachtig hulpmiddel om het gesprek met mijn opdrachtgever gestructureerd te laten verlopen. Het is mijn project ANWB routekaart maar dan wel met daarin alle aspecten, zoals tijd, kwaliteit, issues en risico’s vermeld. De meeste voortgangsrapportages bevatten de bekende stoplicht-kleuren waardoor de aandacht van de opdrachtgever automatisch al naar de aandacht behoevende geel of rood gekleurde items wordt geleid. Door het rapport als leidraad te gebruiken kan je zeer efficiënt je gesprek voeren zonder aspecten te vergeten.

Blijf uit de inhoud

De discussie of mijn vader nu door rood of oranje was gereden bij Parijs bracht ons niet terug op de hoofdweg maar was wel belangrijk om even aan te raken en in de stress van het verdwaald zijn de risico’s te blijven managen. Zelfs met de voortgangsrapportage op tafel is het nog niet altijd een eitje om gesprekken goed te laten verlopen. Opdrachtgevers hebben namelijk meestal zelf ook wel onderwerpen die ze willen bespreken. En het liefst natuurlijk als eerste. Probeer met hem of haar af te spreken dat je altijd eerst de voortgangsrapportage doorneemt en daarna de andere onderwerpen bespreekt. En probeer zoveel mogelijk uit de inhouds-discussies te blijven, daar zijn toch de experts in het projectteam voor?

Vraag jezelf tijdens het overleg met je opdrachtgever steeds af: gaat het gesprek over het voortbrengingsproces of over het productieproces .