Bijna iedere directeur/manager heeft de neiging om aan zijn medewerkers of projectmanager te vragen hoeveel van het budget al is uitgegeven. Helaas staart menigeen zich daar blind op. Het is verstandiger om te vragen hoeveel geld (en tijd) er nog nodig is om het project af te maken. Want het gaat er immers om dat je aan het einde binnen het budget bent gebleven.
Concreet voorbeeldStel dat je te horen krijgt dat halverwege het project de helft van het budget is opgeslokt maar dat het werk pas voor 30 procent klaar is. En dat de moeilijkste en meest tijdrovende onderdelen nog moeten komen… Dat hoor je toch het liefst bijtijds, nietwaar?
Wat is jouw taak als directeur/manager?
Als directeur/manager speel je een cruciale rol. Stel bij elke rapportage de juiste vragen! Zoals:
• Wat moet er nog gebeuren?
• Zitten daar nog moeilijke en tijdrovende klussen tussen?
• Denk je dat je de planning gaat halen en zo niet, informeer mij dan over de nieuwe planning nadat je die met je team hebt opgesteld.
Het is overduidelijk: het werkt beter als je zo vroeg mogelijk de juiste info hebt. Waarom?
Hoe eerder je in het project een signaal krijgt dat er budgetproblemen dreigen, des te meer mogelijkheden heb je om bij te sturen. Bijvoorbeeld:
– Keuzes maken (welke onderdeel voeren we soberder uit of laten we vallen?)
– Geld ergens anders vrij maken
– Een ander project doorschuiven
– Extra mankracht of expertise regelen
Volgende keer: hoe je de onvermijdelijke regenbui na de ‘mooiweershow’ kunt omzeilen als directeur/manager. Oftewel: waarom ik zeker weet dat een cultuurverandering projecten goedkoper kunnen maken!
Reageren? Of wil je gewoon eens bijpraten?
Remco Reitsma
ProjectReports
Tel. 06 – 53 24 77 43