Het leek de laatste tijd wel op ‘eerst technologie en dan de mens’, want alles werd in gereedheid gebracht om met elkaar in contact te blijven en de voortgang in onze projecten te houden; iedereen moest online kunnen vergaderen en communiceren! En daar gingen we meestal zonder uitleg mee aan de slag. Een YouTube video’tje wilde nog wel eens helpen. PMO’ers en projectmanagers vergaderen meer online dan ooit tevoren. Ik ervaar als PMO’er veel voordelen, vooral de reistijd, maar ik mis ook wel wat.

Online is de concentratie minder

Natuurlijk verschilt dit per persoon, maar wellicht heb jij ook ervaren dat het uitdagender is om gedurende een online vergadering bij de les te blijven. Storende achtergrondgeluiden bijvoorbeeld, omdat niet iedereen zijn microfoon heeft uitgezet. En een collega die aandacht vraagt voor iets belangrijks in de rapportage ‘in kolom H, rij 20’ krijgt mogelijk online toch wat minder aandacht. Ook uitgebreide presentaties missen de energie, waardoor het regelmatig voorkomt dat deelnemers hun beeld en/of geluid uitzetten en er aan iets anders gaan werken. Niemand die het merkt, zolang de camera en het geluid uitstaan…. Helaas vergeten deelnemers dat regelmatig.

De non verbale communicatie tussen twee personen ontbreekt

Je kunt elkaar toch zien? Dat klopt. Ik zie nu zelf beter dan in een vergaderzaal de uitdrukkingen op gezichten van de deelnemers, als de groep maar zo klein blijft dat iedereen in beeld is. Voor mij ligt die grens nu bij 9 deelnemers. Wordt de groep groter dan mis ik van de andere deelnemers het beeld, en dus hoe ze reageren op de discussie of presentatie. Maar wat ik echt mis is de mogelijkheid om één persoon een seintje te geven, bijvoorbeeld dat die zijn microfoon uit moet zetten, of anderen de ruimte moet geven om iets te zeggen, of dat het tactisch niet slim is om op een bepaalde opmerking in te gaan. Soms is het beter om even je mond te houden. Doordat de non verbale communicatie tussen twee personen ontbreekt, of krampachtig is omdat anderen meekijken of chatberichten lezen, bestaat er een grotere kans op misverstanden. Wellicht dat hier nog technische oplossingen voor komen.

Het gemis van koffiemomenten

Er is volgens mij nog een andere uitdaging rondom online vergaderen. Als PMO’er hoor je vaak in de bekende ‘wandelgangen’, of in de koffiecorner interessante nieuwtjes over de voortgang van projecten. Informatie die je (nog) niet gekregen had van de projectmanager. Je hebt dus minder mogelijkheden om tussentijds te signaleren en in te grijpen.

Er zijn te veel deelnemers!

Op zich bevalt het mij wel goed dat we met z’n allen online vergaderen. Het is ook fijn om op die manier contact te houden met collega’s. Maar bij een te groot aantal deelnemers kan online verwarring ontstaan. Maak daarom tevoren duidelijk wat van iedere deelnemer zijn of haar rol is.

Natuurlijk ben ik benieuwd naar jouw ervaringen rondom online projectvergaderingen.

Meer structuur in de voortgang van projecten?

Mocht er enige herkenning zijn, dan kan het interessant zijn om in ‘het nieuwe normaal’ er voor te zorgen dat de voorigangsbesprekingen van projecten wat meer structuur krijgen. Dan worden Microsoft Teams, Google Hangouts om Zoom meetings nog leuker, korter en effectiever.

Remco Reitsma– ProjectReports – Tel: 06 – 53 24 77 43 – [email protected]